„Ich habe solange ein Motivationsproblem, bis ich ein Zeitproblem habe.“

Übersicht

I. Projektziele definieren

• Projektziele sind terminier- und messbar

II. Beginn am Ende, Terminierung rückwärts

• Aufgaben so sortieren, dass die Vorgängeraufgaben einen Strang bis zum Beginn ergeben; durch die Sichtbarkeit des Zeitaufwands wird eine Terminierung möglich
• Jetzt sichtbar: Abhängigkeiten, Machbarkeit, Abläufe, Termine und kritische Abläufe, mögliche zusätzliche Zeitressourcen für z. B. Pausen und Urlaub
• Jetzt planbar: Starttermin, Pufferzeiten und zusätzliche Ressourcen

III. Projekt kontrollieren

• Zeitpunkte festlegen, an denen eine Kontrolle erfolgt → Meilensteine
• Zeitpunkte so wählen, dass auch Ergebnisse sichtbar sind
• Konsequenzen ziehen

Zeitmanagement als Projektmanagement

Da es sich bei einer Abschlussarbeit meist um eine aufwendigere und nicht routinemäßige Aufgabe handelt, lässt sie sich auch als Projekt betrachten.

„Ein Projekt ist nach DIN 69901 ein Vorhaben, bei dem innerhalb einer definierten Zeitspanne ein definiertes Ziel erreicht werden soll, und das sich dadurch auszeichnet, dass es im Wesentlichen ein einmaliges Vorhaben ist.“ (Quelle: DIN 69901)

Für Abschlussarbeiten bieten sich verschiedene Ansätze des Projektmanagements zur Steuerung an. Zentraler Bezugspunkt bei Projekten ist das Erreichen eines oder mehrerer terminierbarer und messbarer Ziele. In unserem Fall etwa die Abgabe einer sehr guten Abschlussarbeit zu einem bestimmten (vorgegebenen) Datum. Das Datum der Abgabe richtet sich meist nach der entsprechenden Prüfungs- und Studienordnung. Die Qualität der Arbeit wird in Gutachten bestimmt, kann also als messbar gelten.

Zunächst muss das Projektziel formuliert werden. Dabei kommt es auf Genauigkeit an, denn nur genaue Daten lassen sich stichhaltig überprüfen, ohne dass man sich etwas vormachen kann. Meist ergeben sich aus den Vorgaben der Uni die Zeitbudgets für den Schreibprozess. Das bedeutet, ab einem bestimmten Stichtag (Anmeldung der Arbeit oder schriftliche Themenzuweisung durch das Prüfungsamt) steht eine bestimmte Zeitspanne zur Verfügung, um die Arbeit abzuschließen und einzureichen. Kennt man das Zeitbudget und damit den spätesten Abgabetermin, kann man mit der Planung beginnen.

Vom Abgabetermin ausgehend planen wir die Arbeit rückwärts. Zu berücksichtigen sind dabei mögliche vorgegebene Zwischentermine wie z. B. Anmeldung der Arbeit, Abgabe des Exposés oder Termine von Kolloquien. Um einen sinnvollen Zeitplan zu entwerfen, müssen zuerst alle Aufgaben erfasst werden, die mit der Arbeit in Zusammenhang stehen. Dazu gehört selbstverständlich die Literaturrecherche, das Lesen, das Schreiben der einzelnen Kapitel, teils langwierige Korrekturschleifen sowie Textlayout, Druck und Auswahl von Papier und Bindung.

Nachdem man die Aufgaben in einer Art Brainstorming gesammelt hat, bietet es sich an, die dabei entstandene Liste einmal von einer erfahrenen Person prüfen zu lassen. Danach können die Aufgaben sortiert werden.  Wie im folgenden Beispiel (für den letzten Schritt einer wissenschaftlichen Arbeit) beginnen wir dabei von hinten:

Ausschnitt einer möglichen Zeitplanung

Mittel und Wege

Für eine solche Terminplanung eignen sich Karteikarten, da man sie ohne größere Umstände sortieren kann. Nun können im Zeitplan bereits feststehende Termine und Fristen eingearbeitet werden. Dabei zeigt sich, ob es realistisch ist, die Arbeit im vorgegebenen Zeitraum abzuschließen und zum festgelegten Abgabedatum einzureichen. Mit den aufgeklebten Einzelelementen entsteht ein Projektplan – zur mahnenden Übersicht für die Arbeitszimmerwand. Natürlich gibt es für derlei Planungen auch Software, z. B. Microsoft Project und OpenProject. Ob sich die Planung mittels Software lohnt, hängt davon ab, wie umfangreich und komplex ein Projekt ist. Für ein komplexes Promotionsprojekt, welches über mehrere Jahre geht, kann sich der Einsatz von Planungssoftware lohnen. Aber egal ob Software oder Papier: Im nächsten Schritt müssen Zeitbudgets für die einzelnen Aufgaben vergeben werden.

Zeitbudgets

Die Zeit ist bei Projekten eine der wichtigsten Ressourcen und bei Abschlussarbeiten mit Sicherheit das knappste Gut. Auch wenn sich noch nicht genau abschätzen lässt, wie lange man für einzelne Aufgaben brauchen wird, muss bei der Planung eine Dauer festgelegt werden. Denn nur so kann der Arbeitsprozess mit dem Zeitplan abgeglichen werden. Wenn für das Schreiben eines Kapitels z. B. drei Wochen veranschlagt wurden und ein Termin für den Abschluss des Kapitels feststeht, dann zeigt sich, ob dieser Termin bestand hat. Nur so kann die eigene Arbeitsweise angepasst und bei Problemen der Zieltermin eingehalten werden.

Bei der Vergabe von Zeitbudgets sollten auch Pufferzeiten eingeplant werden. Niemand kann acht Stunden am Tag durchgehend konzentriert schreiben; und wenn Kommilitonen dies behaupten, flunkern sie. Außerdem verlaufen die wenigsten Arbeitstage störungsfrei. Vorsichtige Projektplaner vergeben deswegen bis zu 50% der geplanten benötigten Zeit als Pufferzeit. Bei einem geplanten Zeitbudget von 3 Wochen für das Schreiben eines Kapitels wären das 1,5 Wochen Pufferzeit. Bei einer Arbeitswoche mit 5 Arbeitstagen sind also 7,5 Tage Puffer eingeplant. Eine derart vorsichtige Planung ist besonders bei schwer einzuschätzenden Tätigkeiten sinnvoll. Während sich der Druck der Arbeit relativ gut abschätzen lässt, kann etwa die Literaturrecherche sehr viel mehr oder weniger Zeit in Anspruch nehmen als vorausgesehen.

Da sich in der Projektplanung Aufgaben aufeinander beziehen (nachfolgende Aufgaben sind von vorhergehenden abhängig), geraten Zeitpläne aus den Fugen, wenn einzelne Aufgaben die Zeitbudgets anderer Aufgaben fressen. Es ist also wichtig, den Überblick zu behalten. Dies geht am besten, wenn bereits in der Planung festgelegte Termine mit der Wirklichkeit abgeglichen werden. Hierfür bieten sich Zeitpunkte an, zu denen große/wichtige Aufgaben, z. B. ein Kapitel, abgeschlossen wurden. In der Projektplanung heißen solche Zeitpunkte auch Meilensteine.

Sollte sich bei der Kontrolle des Zeitplans herausstellen, dass geplante Abläufe deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen, ist es wichtig, Konsequenzen zu ziehen. Diese können von der Änderung der Arbeitsweise über das Weglassen anderer Tätigkeiten bis hin zur Beantragung einer Fristverlängerung reichen. Im Fall, dass zu großzügig geplant wurde, springt vielleicht der eine oder andere freie Tag oder gar ein kleiner Urlaub dabei heraus …

Links:

• Vom Zeitbesitzer zum Zeitnutzer. Wege zum befriedigenden Umgang mit dem Faktor Zeit (FES)
• Projektmanagement. Verfahren und Instrumente für erfolgreiche Projektarbeit in … (FES)
• Der Zeitmanagement-Werkzeugkoffer (FES)
• OpenProject: GPL (open source) kostenfreie Software zum Projektmanagement