Zeitmanagement
Im Studium wechseln sich intensivere mit weniger intensiven Leistungsphasen ab. Gerade in Phasen wie der Prüfungszeit oder zur Abschlussarbeit, wenn es besonders viel zu tun gibt, ist es daher sinnvoll, die eigenen zeitlichen Ressourcen zu kennen und bewusst einzusetzen. Dabei kann ein Zeit- oder Arbeitsplan helfen.
Arbeitspläne
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, das Studium oder bestimmte Phasen des Studiums zu planen. So kann man einen Semesterplan anlegen, um anstehende Prüfungen und damit verbundene Leistungsanforderungen und Aufgaben zu überblicken. Ergänzend dazu (aber auch losgelöst davon) kann ein Wochenplan die wöchentlichen Routinen, Frei- und Arbeitszeiten sowie andere Verpflichtungen erfassen. So kann die komplette Woche leicht überblickt und die Planung nach den situativen Bedürfnissen und Arbeitsphasen angepasst werden. Daneben kann ein Tagesplan dafür sorgen, dass Ordnung in die vielen kleinen Aufgaben kommt, die sich manchmal ganz ungewollt ansammeln. Für ein größeres Schreibprojekt wie eine Bachelorarbeit bietet sich ein eigener Zeit- und Arbeitsplan an.
Ein Schreibprojekt planen
1. Aufgaben sammeln
Wichtig ist, zunächst alle Arbeitsschritte zu kennen, die zu einem Schreibprojekt gehören. Will man also die eigene Bachelorarbeit planen, sollte man zunächst alle Aufgaben sammeln.
Beispiel
Literaturrecherche
Anmeldung der Arbeit
BetreuerIn suchen
Korrekturschleifen
Schreiben der Kapitel
InterviewpartnerInnen finden
Interviews führen
Arbeit drucken …
Diese Liste kann von einer erfahrenen Person geprüft werden. So ist sichergestellt, dass kein zeitintensiver Arbeitsschritt fehlt. Danach werden die Aufgaben sortiert.
2. Zeitbudgets festlegen
Auch wenn sich noch nicht genau abschätzen lässt, wie lange man für einzelne Aufgaben brauchen wird, muss bei der Planung eine Dauer festgelegt werden. Denn nur so kann man den Arbeitsprozess mit dem Zeitplan abgleichen und die eigene Arbeitsweise anpassen. Wenn zum Beispiel für das Schreiben eines Hauptkapitels drei Wochen veranschlagt wurden und ein Termin für den Abschluss des Kapitels feststeht, zeigt sich, ob dieser Termin bestand hat.
Bei der Vergabe von Zeitbudgets sollten Pufferzeiten eingeplant werden. Die wenigsten Arbeitstage verlaufen störungsfrei, man kann krank werden oder die Waschmaschine läuft aus. Vorsichtige ProjektplanerInnen vergeben deswegen bis zu 50 Prozent der geplanten benötigten Zeit als Pufferzeit. Wenn nicht ganz so viel Zeit zur Verfügung steht, sollte dennoch mit mindestens einem Drittel Pufferzeit geplant werden.
Beispiel
Tatsächlich geschätzter Aufwand für eine Aufgabe: 3 Wochen
zusätzliche Pufferzeit: 1,5 Wochen
Bei einer Arbeitswoche mit 5 Arbeitstagen sind also 7,5 Tage Puffer eingeplant.
Eine derart vorsichtige Planung ist besonders bei schwer einzuschätzenden Tätigkeiten sinnvoll. Während sich die Zeit im Copyshop zum Drucken und Binden der Arbeit relativ gut abschätzen lässt, kann etwa die Literaturrecherche sehr viel mehr oder weniger Zeit in Anspruch nehmen als vorausgesehen.
In den Zeitplan gehören auch Termine für den Nebenjob, die Hochzeit eines Freundes oder andere private Verpflichtungen. Nur dann kann der Plan den Zeitraum für die Abschlussarbeit realistisch abbilden.
3. Rückwärts planen
Ein guter Zeitplan orientiert sich an der Deadline für die wissenschaftliche Arbeit. Wenn der Abgabetermin bekannt ist, kann man von dort aus rückwärts die einzelnen Arbeitsschritte planen.
Beispiel
14.8. Abgabe (1 Tag)
13.8. Druck und Bindung im Copyshop (1 Tag)
10. bis 12.8. Letzte Korrekturen einarbeiten und Layout prüfen … (2 Tage)
Die Aufgaben sollten so sortiert sein, dass die Vorgängeraufgaben einen Strang bis zum Beginn ergeben. Erst wenn der Zeitaufwand inklusive Pufferzeit pro Arbeitsschritt sichtbar ist, wird eine Terminierung möglich. In dieser Terminierung wird nun deutlich, welche Arbeitsschritte voneinander abhängig sind, was man vielleicht weglassen muss oder an eine andere Person outsourcen sollte. Vielleicht zeigen sich jetzt auch zusätzliche Zeitressourcen.
4. Meilensteine festlegen
Vorgegebene Zwischentermine sind wichtige Orientierungspunkte im Plan: Die Anmeldung der Arbeit, die Abgabe des LINKExposés, eine Vorstellung im Kolloquium oder ein Termin bei der betreuenden Person. Zu diesen Zeitpunkten sollten bestimmte Arbeitsschritte abgeschlossen sein. Sie fungieren als Meilensteine für die Planung.
5. Zeitplan kontrollieren
Zeitpläne sind dynamische Gebilde, die immer wieder geprüft und angepasst werden müssen. Es ist nicht sinnvoll, am Anfang einen komplexen Plan zu erstellen, der dann in der Schublade verschwindet. Aufgaben können mehr oder weniger Zeit als gedacht in Anspruch genommen haben, Pufferzeiten wurden vielleicht nicht gebraucht oder es sind neue Arbeitsschritte hinzugekommen, die man vorher nicht bedacht hat. Nur bei regelmäßiger Anpassung des Zeitplans an den eigenen Arbeitsprozess kann ein solcher Plan funktionieren.
Sollte sich bei der Kontrolle des Zeitplans herausstellen, dass geplante Abläufe deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen, ist es wichtig, Konsequenzen zu ziehen: Entweder muss man die eigene Arbeitsweise ändern, etwas weglassen oder auslagern. Im Ernstfall sollte man eine Fristverlängerung beantragen. Hat man zu großzügig geplant, springt vielleicht der eine oder andere freie Tag heraus.
Hilfsmittel
Womit man einen Zeitplan erstellt, hängt ein wenig von der eigenen Arbeitsweise und von individuellen Vorlieben ab. Wichtig ist, dass man mit der Darstellungsform gut klarkommt.
Karteikarten sind eine Variante: Man schreibt einen Arbeitsschritt mit Zeitbudget auf eine Karte und kann die Karten anschließend einfach sortieren. Dabei zeigt sich, ob es realistisch ist, die Arbeit im vorgegebenen Zeitraum abzuschließen. Wichtig ist, die Karten nicht fest irgendwo aufzukleben, sondern immer die Möglichkeit zu lassen, dass man neu sortieren kann. Auch eine Excel-Tabelle oder ein klassischer Kalender mit PostIts sind denkbar.
Eine andere Option ist der Einsatz von spezieller Software. Es gibt viele Apps für das Planen von Projekten, einfache Taskmanager oder umfangreiche Projektierungssoftware, mit denen man die einzelnen Arbeitsschritte, Zeitbudgets und Abhängigkeiten erfassen kann. Die Uni Leipzig hat konkret für Schreibprojekte, aber auch für die Planung von Prüfungsphasen und die Zusammenarbeit mit anderen Studierenden die LINKStudierapp entwickelt.
Aufgabenbeschreibung
Im Folgenden gehen wir Zeitplanungen rückwärts durch. Sie können eine Einschätzung vornehmen, wie lange die einzelnen Schritte vermutlich dauern. Im Lösungsvorschlag werden unsere Angaben begründet. Am Ende wird zusammengerechnet.
Zeitplanung Abschlussarbeit
Abgabe der fertigen Arbeit
2 Tage
Vielleicht hat das Prüfungsamt zu. Planen Sie lieber einen oder zwei Tage extra.
Druck und Bindung
7 Tage
Einfach zum Copyshop und drucken ist die Wunschvorstellung. Es gibt mehrere Problemquellen:
1. Ist das Dokument sauber druckbar?
2. Fallen beim Durchscrollen doch noch Fehler auf?
3. Wie lange braucht der Copyshop für Druck und Bindung? Achtung: Express kostet extra! Eine Absprache mit einem Copyshop (zu Papier, Bindung, Terminen und Dauer) im Vorfeld ist sehr ratsam.
4. Liegen Feiertage und Wochenenden dazwischen?
Layout und Satz
7 Tage
Wenn die Arbeit nach etwas aussehen soll, bedeutet das recht viel Arbeit. Überschriften, Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen, Abschnitte, Absätze, Zeilenabstände, Trennungen, Abbildungen, Inhalts-, Literatur- und Abbildungsverzeichnis; all das will angepasst und gestaltet sein. Bei jedem Layout tauchen mehr Probleme auf als vermutet.
Einarbeiten der Schlusskorrektur
14 Tage
Je nach Kompetenz der Lesenden sind Korrekturen unterschiedlich dienlich und verständlich. Wenn mehrere Leute den Text gelesen haben, können sich Korrekturen auch widersprechen. Andere Anmerkungen können ganze Fässer öffnen und viele Nacharbeiten bereithalten. Zwei Wochen ist sicherlich eher ein Minimum.
Korrektorat, Schlusskorrektur (professionell oder als Freundschaftsdienst)
14 Tage
Wahrscheinlich dauert das Lesen der Arbeit nicht so lange. Ein professionelles Korrektorat hat jedoch auch andere Termine, genauso wie Freunde und Bekannte, die den Text korrigieren sollen. Es muss also auch in den Zeitplan der anderen passen, was durchaus einige Tage kosten kann.
Letzter inhaltlicher Feinschliff (ggf. Lektorat)
14 Tage
Je nach Schreibtyp kann die finale inhaltlich Überarbeitung unterschiedlich lang ausfallen. Ein professionelles Lektorat wird sich mindestens zwei Wochen Zeit einräumen, um die Arbeit zu durchkämmen (auch weil andere Termine die Arbeit verzögern oder verschieben können).
Zusammengerechnet kommen wir auf fast zwei Monate nur für die Phase, nachdem der Rohtext geschrieben wurde. Zugegeben, das ist großzügig aber nicht unrealistisch.
Nennen Sie nun sinnvolle inhaltliche Punkte, an denen Meilensteine gesetzt werden können.
Kapitelende, Ende der Recherchen, Kolloquien, Absprachen mit den Betreuern der Arbeit
Die Planung der Meilensteine sollte nicht zu kleinteilig sein, sondern abgeschlossene Sinneinheiten umfassen. Ansonsten planen Sie nur und schreiben nicht.
Arbeitsorganisation
Ist gut geplant tatsächlich halb geschafft? Woher lässt sich ausreichend Motivation fürs Schreiben schöpfen und warum ist die Studierapp so nützlich?