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Zeitmanagement

Ich habe solange ein Motivationsproblem, bis ich ein Zeitproblem habe.

Übersicht

I. Projektziele definieren

  • Projektziele sind terminier- und messbar

II. Beginn am Ende, Terminierung rückwärts

  • Aufgaben so sortieren, dass die Vorgängeraufgaben einen Strang bis zum Beginn ergeben; durch die Sichtbarkeit des Zeitaufwands wird eine Terminierung möglich
  • Jetzt sichtbar: Abhängigkeiten, Machbarkeit, Abläufe, Termine und kritische Abläufe, mögliche zusätzliche Zeitressourcen für z. B. Pausen und Urlaub
  • Jetzt planbar: Starttermin, Pufferzeiten und zusätzliche Ressourcen

III. Projekt kontrollieren

  • Zeitpunkte festlegen, an denen eine Kontrolle erfolgt → Meilensteine
  • Zeitpunkte so wählen, dass auch Ergebnisse sichtbar sind
  • Konsequenzen ziehen

 

Zeitmanagement als Projektmanagement

Da es sich bei einer Abschlussarbeit meist um eine aufwendigere und nicht routinemäßige Aufgabe handelt, lässt sie sich auch als Projekt betrachten.

„Ein Projekt ist nach DIN 69901 ein Vorhaben, bei dem innerhalb einer definierten Zeitspanne ein definiertes Ziel erreicht werden soll, und das sich dadurch auszeichnet, dass es im Wesentlichen ein einmaliges Vorhaben ist.“ (Quelle: DIN 69901)

Für Abschlussarbeiten bieten sich verschiedene Ansätze des Projektmanagements zur Steuerung an. Zentraler Bezugspunkt bei Projekten ist das Erreichen eines oder mehrerer terminierbarer und messbarer Ziele. In unserem Fall etwa die Abgabe einer sehr guten Abschlussarbeit zu einem bestimmten (vorgegebenen) Datum. Das Datum der Abgabe richtet sich meist nach der entsprechenden Prüfungs- und Studienordnung. Die Qualität der Arbeit wird in Gutachten bestimmt, kann also als messbar gelten.

Zunächst muss das Projektziel formuliert werden. Dabei kommt es auf Genauigkeit an, denn nur genaue Daten lassen sich stichhaltig überprüfen, ohne dass man sich etwas vormachen kann. Meist ergeben sich aus den Vorgaben der Uni die Zeitbudgets für den Schreibprozess. Das bedeutet, ab einem bestimmten Stichtag (Anmeldung der Arbeit oder schriftliche Themenzuweisung durch das Prüfungsamt) steht eine bestimmte Zeitspanne zur Verfügung, um die Arbeit abzuschließen und einzureichen. Kennt man das Zeitbudget und damit den spätesten Abgabetermin, kann man mit der Planung beginnen.

Vom Abgabetermin ausgehend planen wir die Arbeit rückwärts. Zu berücksichtigen sind dabei mögliche vorgegebene Zwischentermine wie z. B. Anmeldung der Arbeit, Abgabe des Exposés oder Termine von Kolloquien. Um einen sinnvollen Zeitplan zu entwerfen, müssen zuerst alle Aufgaben erfasst werden, die mit der Arbeit in Zusammenhang stehen. Dazu gehört selbstverständlich die Literaturrecherche, das Lesen, das Schreiben der einzelnen Kapitel, teils langwierige Korrekturschleifen sowie Textlayout, Druck und Auswahl von Papier und Bindung.

Nachdem man die Aufgaben in einer Art Brainstorming gesammelt hat, bietet es sich an, die dabei entstandene Liste einmal von einer erfahrenen Person prüfen zu lassen. Danach können die Aufgaben sortiert werden.  Wie im folgenden Beispiel (für den letzten Schritt einer wissenschaftlichen Arbeit) beginnen wir dabei von hinten:


Ausschnitt einer möglichen Zeitplanung

Mittel und Wege

Für eine solche Terminplanung eignen sich Karteikarten, da man sie ohne größere Umstände sortieren kann. Nun können im Zeitplan bereits feststehende Termine und Fristen eingearbeitet werden. Dabei zeigt sich, ob es realistisch ist, die Arbeit im vorgegebenen Zeitraum abzuschließen und zum festgelegten Abgabedatum einzureichen. Mit den aufgeklebten Einzelelementen entsteht ein Projektplan – zur mahnenden Übersicht für die Arbeitszimmerwand. Natürlich gibt es für derlei Planungen auch Software, z. B. Microsoft Project und OpenProject. Ob sich die Planung mittels Software lohnt, hängt davon ab, wie umfangreich und komplex ein Projekt ist. Für ein komplexes Promotionsprojekt, welches über mehrere Jahre geht, kann sich der Einsatz von Planungssoftware lohnen. Aber egal ob Software oder Papier: Im nächsten Schritt müssen Zeitbudgets für die einzelnen Aufgaben vergeben werden.

 

Zeitbudgets

Die Zeit ist bei Projekten eine der wichtigsten Ressourcen und bei Abschlussarbeiten mit Sicherheit das knappste Gut. Auch wenn sich noch nicht genau abschätzen lässt, wie lange man für einzelne Aufgaben brauchen wird, muss bei der Planung eine Dauer festgelegt werden. Denn nur so kann der Arbeitsprozess mit dem Zeitplan abgeglichen werden. Wenn für das Schreiben eines Kapitels z. B. drei Wochen veranschlagt wurden und ein Termin für den Abschluss des Kapitels feststeht, dann zeigt sich, ob dieser Termin bestand hat. Nur so kann die eigene Arbeitsweise angepasst und bei Problemen der Zieltermin eingehalten werden.

Bei der Vergabe von Zeitbudgets sollten auch Pufferzeiten eingeplant werden. Niemand kann acht Stunden am Tag durchgehend konzentriert schreiben; und wenn Kommilitonen dies behaupten, flunkern sie. Außerdem verlaufen die wenigsten Arbeitstage störungsfrei. Vorsichtige Projektplaner vergeben deswegen bis zu 50% der geplanten benötigten Zeit als Pufferzeit. Bei einem geplanten Zeitbudget von 3 Wochen für das Schreiben eines Kapitels wären das 1,5 Wochen Pufferzeit. Bei einer Arbeitswoche mit 5 Arbeitstagen sind also 7,5 Tage Puffer eingeplant. Eine derart vorsichtige Planung ist besonders bei schwer einzuschätzenden Tätigkeiten sinnvoll. Während sich der Druck der Arbeit relativ gut abschätzen lässt, kann etwa die Literaturrecherche sehr viel mehr oder weniger Zeit in Anspruch nehmen als vorausgesehen.

Da sich in der Projektplanung Aufgaben aufeinander beziehen (nachfolgende Aufgaben sind von vorhergehenden abhängig), geraten Zeitpläne aus den Fugen, wenn einzelne Aufgaben die Zeitbudgets anderer Aufgaben fressen. Es ist also wichtig, den Überblick zu behalten. Dies geht am besten, wenn bereits in der Planung festgelegte Termine mit der Wirklichkeit abgeglichen werden. Hierfür bieten sich Zeitpunkte an, zu denen große/wichtige Aufgaben, z. B. ein Kapitel, abgeschlossen wurden. In der Projektplanung heißen solche Zeitpunkte auch Meilensteine.

Sollte sich bei der Kontrolle des Zeitplans herausstellen, dass geplante Abläufe deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen, ist es wichtig, Konsequenzen zu ziehen. Diese können von der Änderung der Arbeitsweise über das Weglassen anderer Tätigkeiten bis hin zur Beantragung einer Fristverlängerung reichen. Im Fall, dass zu großzügig geplant wurde, springt vielleicht der eine oder andere freie Tag oder gar ein kleiner Urlaub dabei heraus …

 

Links:

Aufgabenbeschreibung

Im Folgenden gehen wir Zeitplanungen rückwärts durch. Sie können eine Einschätzung vornehmen, wie lange die einzelnen Schritte vermutlich dauern. Im Lösungsvorschlag werden unsere Angaben begründet. Am Ende wird zusammengerechnet.

Zeitplanung Abschlussarbeit

Abgabe der fertigen Arbeit

Ihre Lösung

Lösungsvorschlag

2 Tage

Erläuterung

Vielleicht hat das Prüfungsamt zu. Planen Sie lieber einen oder zwei Tage extra.

Druck und Bindung

Ihre Lösung

Lösungsvorschlag

7 Tage

Erläuterung

Einfach zum Copyshop und drucken ist die Wunschvorstellung. Es gibt mehrere Problemquellen:
1. Ist das Dokument sauber druckbar?
2. Fallen beim Durchscrollen doch noch Fehler auf?
3. Wie lange braucht der Copyshop für Druck und Bindung? <strong>Achtung</strong>: Express kostet extra! Eine Absprache mit einem Copyshop (zu Papier, Bindung, Terminen und Dauer) im Vorfeld ist sehr ratsam.
4. Liegen Feiertage und Wochenenden dazwischen?

Layout und Satz

Ihre Lösung

Lösungsvorschlag

7 Tage

Erläuterung

Wenn die Arbeit nach etwas aussehen soll, bedeutet das recht viel Arbeit. Überschriften, Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen, Abschnitte, Absätze, Zeilenabstände, Trennungen, Abbildungen, Inhalts-, Literatur- und Abbildungsverzeichnis; all das will angepasst und gestaltet sein. Bei jedem Layout tauchen mehr Probleme auf als vermutet.

Einarbeiten der Schlusskorrektur

Ihre Lösung

Lösungsvorschlag

14 Tage

Erläuterung

Je nach Kompetenz der Lesenden sind Korrekturen unterschiedlich dienlich und verständlich. Wenn mehrere Leute den Text gelesen haben, können sich Korrekturen auch widersprechen. Andere Anmerkungen können ganze Fässer öffnen und viele Nacharbeiten bereithalten. Zwei Wochen ist sicherlich eher ein Minimum.

Korrektorat, Schlusskorrektur (professionell oder als Freundschaftsdienst)

Ihre Lösung

Lösungsvorschlag

14 Tage

Erläuterung

Wahrscheinlich dauert das Lesen der Arbeit nicht so lange. Ein professionelles Korrektorat hat jedoch auch andere Termine, genauso wie Freunde und Bekannte, die den Text korrigieren sollen. Es muss also auch in den Zeitplan der anderen passen, was durchaus einige Tage kosten kann.

Letzter inhaltlicher Feinschliff (ggf. Lektorat)

Ihre Lösung

Lösungsvorschlag

14 Tage

Erläuterung

Je nach Schreibtyp kann die finale inhaltlich Überarbeitung unterschiedlich lang ausfallen. Ein professionelles Lektorat wird sich mindestens zwei Wochen Zeit einräumen, um die Arbeit zu durchkämmen (auch weil andere Termine die Arbeit verzögern oder verschieben können).

Zusammengerechnet kommen wir auf fast zwei Monate nur für die Phase, nachdem der Rohtext geschrieben wurde. Zugegeben, das ist großzügig aber nicht unrealistisch.

Nennen Sie nun sinnvolle inhaltliche Punkte, an denen Meilensteine gesetzt werden können.

Ihre Lösung

Lösungsvorschlag

Kapitelende, Ende der Recherchen, Kolloquien, Absprachen mit den Betreuern der Arbeit

Erläuterung

Die Planung der Meilensteine sollte nicht zu kleinteilig sein, sondern abgeschlossene Sinneinheiten umfassen. Ansonsten planen Sie nur und schreiben nicht.

Schreibprozess
Schreiben scheint einfach: Hinsetzen und lostippen. Genauer betrachtet gibt es jedoch einige Hürden, die auf dem Weg zu einem guten Text übersprungen werden wollen.