Der Rat der Evangelischen Kirche in Deutschland hat die folgende Richtlinie gemäß Art. 9 Buchstabe f der Grundordnung erlassen:

Die Bibliothek hat teil an der Erfüllung des kirchlichen Auftrags. Sie ist eine öffentliche Einrichtung und dient der Forschung und Lehre. Sie vermittelt Informationen und unterstützt die kirchliche Öffentlichkeitsarbeit. Hauptgebiete sind die Theologie, kirchliches Recht und Landeskunde <Fußnote> .

<Fußnote:> § 1 ist an die Gegebenheiten und Bestände der jeweiligen Bibliothek anzupassen

Zur Benutzung der Bibliothek sind alle Personen nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen zugelassen. Mit der Benutzung der Bibliothek werden diese Bestimmungen anerkannt <Fußnote 2> .

<Fußnote 1:> Für Präsenzbibliotheken der kirchlichen Dienststellen und Ausbildungsstätten sowie für Fach – und Institutsbibliotheken können einschränkende Bestimmungen erforderlich sein.

<Fußnote 2:> Satz 2 kann entfallen, wenn ein öffentlich-rechtliches Nutzungsverhältnis begründet wird.

(1) Der Zulassung bedarf, wer

1. Medien der Bibliothek innerhalb und außerhalb ihrer Räume benutzen will,

2. die Vermittlung von Medien anderer Bibliotheken wünscht.

(2) Die Benutzenden haben sich auf Verlangen auszuweisen <Fußnote> . Bei Studierenden ist neben dem derzeitigen Wohnsitz die Heimatadresse anzugeben.

(3) Zugelassene Benutzer und Benutzerinnen erhalten einen Benutzerausweis, der bei jeder Entleihung vorzulegen ist. Die Bibliothek kann die Zulassung mit Bedingungen und Auflagen versehen.

(4) Die Bibliothek ist berechtigt, für interne Zwecke die im Zulassungsantrag und in den Entleihformularen enthaltenen personenbezogenen Daten eines Benutzers oder einer Benutzerin in konventioneller und automatisierter Form zu speichern. Das Einverständnis der betroffenen Person hierzu ist Voraussetzung für die Zulassung.

<Fußnote:> Besonderheiten sind bei minderjährigen Benutzern zu beachten.

(1) Die Benutzung der Bibliothek ist gebührenfrei.

(2) Für die Inanspruchnahme von Dienstleistungen und Serviceangeboten, der Anfertigung von Reproduktionen und für amtliche Bestätigungen können Gebühren erhoben werden. Das Nähere und die Höhe des jeweils geltenden Gebührensatzes wird vom Träger der Bibliothek festgelegt und durch Aushang bekannt gegeben.

(3) Aufwendungen der Bibliothek für Sonderleistungen (Wertversicherungen, Eilsendungen u. Ä.) sind von den Benutzenden zu erstatten. Ausgenommen von dieser Verpflichtung sind empfangende Bibliotheken im Leihverkehr, soweit Gegenseitigkeit gewährleistet ist.

Die Öffnungszeiten der Bibliothek werden durch Aushang oder durch Veröffentlichung in geeigneten Publikationsorganen bekannt gegeben.

(1) Die Benutzenden sind verpflichtet, den Bestimmungen der Benutzungsordnung und den Anordnungen des Bibliothekspersonals nachzukommen. Sie sind verpflichtet, den Inhalt von Mappen, Taschen und ähnlichen Behältnissen auf Anforderung beim Verlassen der Bibliotheksräume vorzuzeigen. Sie haften für Schäden und Nachteile, die der Bibliothek aus einer Zuwiderhandlung gegen diese Pflichten entstehen.

(2) Die Benutzenden haben das Bibliotheksgut und alle Einrichtungsgegenstände sorgfältig zu behandeln. Insbesondere sind Eintragungen, Unterstreichungen, Durchpausen und sonstige Veränderungen am Bibliotheksgut untersagt. Sind Schäden an historischen Beständen durch Kopieren zu befürchten, ist die Fertigung von Fotokopien nicht gestattet. Den Katalogen dürfen keine Zettel entnommen werden; Änderungen innerhalb der Ordnung und Korrekturen sind untersagt.

(3) Die Benutzenden haben den Zustand des ihnen ausgehändigten Bibliotheksgutes beim Empfang zu prüfen und etwa vorhandene Schäden unverzüglich anzuzeigen. Anderenfalls wird angenommen, dass sie das Bibliotheksgut in einwandfreiem Zustand erhalten haben.

(4) Für Schäden an und Verlust von Bibliotheksgut haften die Benutzenden; sie haben in angemessener Frist vollwertigen Ersatz zu leisten.

(5) Entliehenes Bibliotheksgut darf nicht an Dritte weitergegeben werden.

(6) Der Benutzerausweis ist nicht übertragbar. Sein Verlust ist der Bibliothek unverzüglich zu melden. Änderungen des Namens oder der Anschrift sind der Bibliothek unverzüglich mitzuteilen. Die zugelassenen Benutzer und Benutzerinnen haften der Bibliothek für Schäden, die ihr durch missbräuchliche Verwendung des Benutzerausweises durch Dritte entstehen.

(7) Die Benutzenden haben dafür zu sorgen, dass auch im Falle ihrer persönlichen Verhinderung entliehenes Bibliotheksgut fristgerecht zurückgegeben wird.

(8) Personen, in deren Wohnungen ansteckende Krankheiten auftreten, dürfen die Bibliothek in der Zeit der Ansteckungsgefahr nicht benutzen.

(9) In den nicht als Kommunikationsbereiche ausgewiesenen Räumen der Bibliothek ist Ruhe zu bewahren. Rauchen, Essen und Trinken ist nicht gestattet. Tiere dürfen nicht mitgebracht werden.

(10) Mäntel und ähnliche Bekleidungsstücke, Taschen, Mappen usw. sowie Schirme und andere größere Gegenstände sind in dafür vorgesehene Schränke <Fußnote> einzuschließen.

<Fußnote:> Ist auf die Örtlichen Gegebenheiten abzustellen.

Die Bibliothek haftet nicht für Schäden, die bei der Benutzung entstehen; sie haftet insbesondere nicht für abhanden gekommenes Geld und Wertsachen.

(1) In der Bibliothek vorhandene Medien können in der Regel zur Benutzung außerhalb der Bibliothek entliehen werden. Ausgenommen hiervon sind insbesondere

1. Drucke von besonderem Wert oder Alter sowie Drucke in schlechtem Erhaltungszustand,

2. Tafelwerke, Karten, Großformate und Zeitungsbände,

3. maschinenschriftliche Veröffentlichungen,

4. Mikroformen,

5. Loseblattausgaben, Loseblattsammlungen und Lieferungswerke,

6. Bestände des Lesesaals und sonstiger Handbibliotheken,

7. als Präsenzbestand gekennzeichnete Medien.

Diese Medien dürfen nur in den dafür vorgesehenen Räumen der Bibliothek benutzt werden. Ausnahmen in besonderen Fällen bedürfen der Genehmigung.

(2) Zeitschriften werden nur für die hausinterne Benutzung kurzfristig ausgeliehen.

(3) Die Bibliothek kann die Anzahl der einem Benutzer oder einer Benutzerin gleichzeitig überlassenen Medien beschränken.

(4) Häufig verlangte Medien und von der Bibliothek zusammengestellte Apparate können vorübergehend von der Ausleihe ausgenommen werden. Sie stehen solange im Lesesaal zur allgemeinen Benutzung bereit.

(5) Die Bibliothek kann die Benutzung aus wichtigem Grund beschränken oder untersagen.

(1) Wer Medien entleihen oder im Lesesaal benutzen will, hat einen Bestellschein auszufüllen. Die Bibliothek hält Bestellformulare bereit.

(2) Im Rahmen der automatisierten Ausleihe bedienen sich die Benutzenden der hierfür vorgesehenen technischen Einrichtungen. Ist die automatische Verbuchung nicht möglich, so ist für jedes Medium, bei mehrbändigen Werken für jeden Band, ein vorgedruckter Bestellschein vollständig mit genauen bibliographischen Angaben auszufüllen und eigenhändig zu unterschreiben. Soweit sich die Signaturen in einem Publikumskatalog feststellen lassen, sind die Bestellungen von den Benutzenden selbst zu signieren. Unvollständig, unrichtig oder unleserlich ausgefüllte Bestellscheine kann die Bibliothek unerledigt zurückgeben.

(3) Medien in Freihandaufstellungen sind frei zugänglich und werden in der Regel von den Benutzenden selbst herausgesucht. Für die Entleihung gilt § 8.

(4) Auswärtige Benutzer und Benutzerinnen können schriftliche Bestellungen aufgeben. Fernmündliche Bestellungen werden nur dann ausgeführt, wenn präzise bibliographische Angaben vorliegen.

(1) Benutzer und Benutzerinnen sollen in der Regel unter Vorlage des Benutzerausweises die Medien persönlich in Empfang nehmen. Die Bibliothek ist nicht verpflichtet, jedem, der den Benutzerausweis eines anderen vorlegt, Medien auszuhändigen.

(2) Im Rahmen der automatisierten Ausleihe ist beim Bestellvorgang mit dem Eingeben oder dem automatischen Einlesen der Benutzernummer und der Eingabe der Signatur oder entsprechender Verbuchungsdaten der oder die Inhabende des Benutzerausweises als Benutzer oder Benutzerin belastet.

(3) Der Bestellschein wird mit der Datierung und Gegenzeichnung des Bibliothekspersonals oder des Bestellers oder der Bestellerin zum Leihschein.

(4) Bei der Rückgabe des Mediums wird durch Löschen des Verleihvermerks in der Datei bzw. durch Aushändigung oder Vernichtung des Leihscheines der Benutzer oder die Benutzerin entlastet.

(5) Über Medien, die innerhalb einer Woche nicht abgeholt werden, verfügt die Bibliothek anderweitig oder stellt sie in die Bestände zurück.

(1) Die Bibliothek verschickt Medien auf dem Postwege nur auf ausdrücklichen Wunsch und auf Kosten auswärtiger Personen. Die Bibliothek ist nicht zum Versand verpflichtet. Der Versand kann an Auflagen und Bedingungen geknüpft werden.

(2) Die Kosten der Rücksendung trägt die auswärtige Person. Sie hat die Medien sorgfältig verpackt unter den gleichen Versandbedingungen, unter denen sie die Sendung erhielt, auf ihre Gefahr der Bibliothek wieder zuzuleiten.

(1) Die Leihfrist beträgt in der Regel vier Wochen. Unter bestimmten Bedingungen und für bestimmte Medien kann die Bibliothek eine kürzere Leihfrist festsetzen.

(2) Die Bibliothek kann das entliehene Medium auch vor Ablauf der Leihfrist zurückfordern, wenn dienstliche Gründe die Rückforderung notwendig machen.

(3) Die Leihfrist kann verlängert werden, sofern das Medium nicht von anderer Seite benötigt wird und die Benutzenden ihren Verpflichtungen der Bibliothek gegenüber nachgekommen sind. Im Falle von Vorbestellungen durch Dritte kann das Medium vor Ablauf der verlängerten Leihfrist zurückgefordert werden.

(4) Die Leihfrist wird nur für die Dauer von jeweils vier Wochen verlängert. Bei einer dritten Verlängerung ist die Vorlage des Mediums erforderlich.

(1) Ist die Leihfrist überschritten, so wird schriftlich an die Rückgabe gemahnt. Für jede Mahnung wird eine Gebühr pro Tag und Medieneinheit erhoben.

(2) Aufforderungen zur Rückgabe gelten auch dann als zugegangen, wenn sie an die letzte von dem Benutzer oder der Benutzerin mitgeteilte Anschrift abgesandt wurden und als unzustellbar zurückkommen.

(3) Solange die Benutzenden der Aufforderung zur Rückgabe nicht nachkommen oder geschuldete Gebühren nicht entrichten, werden an sie keine weiteren Medien ausgegeben.

(4) Nach erfolgloser dritter Mahnung kann die Bibliothek die Rücknahme ablehnen und auf Kosten des Benutzers oder der Benutzerin Ersatz beschaffen.

(1) Ausgeliehene Medien können für andere Benutzer und Benutzerinnen vorgemerkt werden, wobei die Bibliothek die Zahl der Vormerkungen beschränken und vorübergehend ihre Annahme ganz einstellen kann.

(2) Die Bibliothek erteilt keine Auskunft darüber, wer Medien entliehen oder eine Vormerkung beantragt hat.

Vermittlung im innerkirchlichen, deutschen und internationalen Leihverkehr <Fußnote>

(1) Die Bibliothek vermittelt Medien im innerkirchlichen Leihverkehr auf Antrag und Kosten der Benutzer oder Benutzerinnen. Es gelten die Bestimmungen für den innerkirchlichen Leihverkehr.

(2) Am deutschen und internationalen Leihverkehr nimmt die Bibliothek teil; es gelten die betreffenden Bestimmungen. Anfallende Kosten tragen die bestellenden Benutzer oder Benutzerinnen.

(3) Dokumentlieferdienste können über die Bibliothek gegen die festgesetzten Gebühren in Anspruch genommen werden.

<Fußnote:> Diese Vorschrift ist an die Gegebenheiten der jeweiligen Bibliothek anzupassen.

(1) Der Benutzer oder die Benutzerin können die Internet-Arbeitsplätze gegen gesonderte Anmeldung benutzen.

(2) Die Bibliothek übernimmt keinerlei Haftung für möglichen Missbrauch persönlicher Daten des Benutzers oder der Benutzerin im Internet.

(3) Beim Kopieren oder Ausdrucken von Texten, Bildern, Software usw. ist das Urheberrecht zu beachten.

(4) Die Bibliothek übernimmt keinerlei Verantwortung für die Inhalte und die Verfügbarkeit von Angeboten Dritter im Internet.

(5) Es ist untersagt, Nachrichten, Beiträge oder sonstige Daten zu versenden, deren Inhalt rechtswidrig, beleidigend, gegen die guten Sitten verstoßend ist oder kommerzielle Werbung darstellt.

(6) Auf den Rechnern der Bibliothek darf mitgebrachte oder aus dem Internet heruntergeladene Software weder installiert noch ausgeführt werden. Manipulationen an den Rechnern, insbesondere Veränderungen der Konfiguration, des Betriebssystems oder der Anwendungssoftware, sind untersagt.

(7) Dokumente und Dateien, die kostenlos im Internet zur Verfügung gestellt werden, dürfen ausschließlich auf spezielle, nur von der Bibliothek verkauften Disketten geladen werden. Diese Disketten sind nur für einmalige Downloads von den Internet-/Multimedia-PCs der Bibliothek verwendbar. Sie können nicht mehrfach genutzt werden. Das Kopieren von Dokumenten oder Daten auf mitgebrachte Disketten ist nicht erlaubt.

(8) Der Benutzer oder die Benutzerin haftet für jeglichen durch Verstoß gegen die vorstehenden Bestimmungen entstehenden Schaden; bei juristischen Personen und Personenvereinigungen haften diese selbst. Außerdem können sie von der weiteren Nutzung der Rechner ausgeschlossen werden.

(1) Die Bibliothek erteilt aufgrund ihrer Kataloge und Bestände schriftlich und mündlich Auskunft, soweit es ihre dienstlichen und personellen Möglichkeiten gestattet.

(2) Die Anfertigung von Literaturverzeichnissen ist nicht Aufgabe der Bibliothek. Anträge auf bibliographische und wissenschaftliche Ermittlungen und Auskünfte aus Bibliotheksbeständen können nur im Rahmen der personellen und sachlichen Möglichkeiten bearbeitet werden, wenn ein wissenschaftliches oder kirchliches Interesse dargelegt wird.

(1) Benutzer und Benutzerinnen können in der Regel Reproduktionen und Kopien mit den in der Bibliothek vorhandenen Geräten selbst fertigen. Die Benutzung sonstiger technischer Geräte bedarf der Genehmigung. Benutzer und Benutzerinnen haben die Bestimmung des Urheberrechts zu beachten.

(2) Andere Reproduktionen aus Beständen der Bibliothek oder aus vermittelten Medien anderer Bibliotheken können auf Antrag in Ausnahmefällen von der Bibliothek gefertigt werden, soweit die Möglichkeiten der Bibliothek und der Zustand der Vorlage dies zulassen.

(3) Wird das Urheberrecht eines Dritten durch die Fertigung von Reproduktionen verletzt, so haftet die Bibliothek nicht, wenn sie für die Benutzenden tätig geworden ist.

Diese Benutzungsordnung findet auf

1. Ausstellung von Bibliotheksgut sowie die Entleihung dazu und

2. Editionen und Faksimilierungen sowie die Herstellung von Reproduktionen zu gewerblichen Zwecken und die Herstellung von Reprintvorlagen

keine Anwendung.

In diesen und sonstigen Fällen, die nicht der Benutzungsordnung unterliegen, ist jeweils eine besondere Vereinbarung mit der Bibliothek erforderlich.

Verstößt eine Person schwerwiegend oder wiederholt gegen die Benutzungsordnung oder ist sonst durch den Eintritt besonderer Umstände die Fortsetzung eines Benutzungsverhältnisses unzumutbar geworden, so kann die Person vorübergehend oder dauernd, teilweise oder ganz von der Benutzung der Bibliothek ausgeschlossen werden. Alle Verpflichtungen aus dem Benutzungsverhältnis der Person bleiben nach dem Ausschluss bestehen.

(1) Diese Richtlinie tritt am 15. Dezember 1999 in Kraft.

(2) Gleichzeitig tritt die Richtlinie der Evangelischen Kirche in Deutschland gemäß Art. 9 Buchstabe f der Grundordnung betreffend Ordnung für die Benutzung kirchlicher Bibliotheken (Benutzungsordnung) vom 15. April 1965 (ABl. EKD S. 233) außer Kraft.

-~-

Ergänzung des Runderlasses Nr. 60

Bestandteile von Pfarrbüchereien und sonstigen Bücherbeständen (alte Bibeln und Gesangsbücher, alte Kirchenstatistiken usw.) sowie alte Akten dürfen ohne Kenntnis des Landeskirchenamtes weder vernichtet noch an Antiquariate oder Altwarenhändler abgegeben werden.

Bücher der vorgenannten Art werden u. U. für die Bibel- und Gesangbuchsammlungen des Landeskirchenamts oder für die zum weitaus größten Teile verbrannte landeskirchliche Bibliothek benötigt. Derartige Bücher sind dem Landeskirchenamt entweder zur Ergänzung seiner Bücherei oder zu Austauschzwecken zu übersenden.

Vor Vernichtung von Akten oder Büchern ist an das Archiv des Landeskirchenamtes eine Liste der Akten oder Bücher zu übersenden, die beseitigt werden sollen. Die Entschließung über Erhaltung, Abgabe oder Vernichtung von Akten oder Büchern trifft das Landeskirchenamt.

-~-

In den letzten Jahren ist ein verstärktes allgemeines Interesse an antiquarischen Büchern, insbesondere auch an solchen mit repräsentativem Äußeren (Einbände mit Metallschließen, Goldschnitt usw.) zu beobachten. Verkaufsangebote in der Presse nennen zum Teil unangemessen hohe Preise. Es besteht Anlass zu der Sorge, dass die verstärkte Nachfrage zu unbedachter Abgabe auch solcher Bücher aus den Beständen der kirchlichen Bibliotheken und Archive ermuntert, die unersetzbare kirchenhistorische, kulturelle, ästhetische und nicht zuletzt auch materielle Werte darstellen.

Es wird daher nachdrücklich vor jeder Abgabe älterer Bücher gewarnt. Nach wie vor ist die Verordnung über die Abgabe von Bestandteilen kirchlicher Büchereien und Archive vom 9.Februar 1946 (Amtsblatt 1949 Seite A 35) in Geltung, nach der die Abgabe von Büchern der Genehmigung durch das Landeskirchenamt bedarf. Besteht die Absicht, Bücher abzugeben, empfiehlt es sich, die Beratung durch den Archivpfleger zu suchen. Bücher, die abgegeben werden sollen, sind mit den wesentlichen bibliographischen Angaben in einer Liste zu erfassen, die an das Landeskirchenamt einzureichen ist.

Die Archivpfleger sind angewiesen worden, bei Archivprüfungen und bei Übergaben der Pfarramtsverwaltung ihr Augenmerk verstärkt auf die Bestände an Büchern, die vor dem Jahre 1900 erschienen sind, zu legen.

Auf die Pflicht, für alle Bestände an Büchern ein aussagekräftiges Verzeichnis zu führen, wird auch an dieser Stelle nochmals hingewiesen (vgl. § 18 der Verordnung über das Archivwesen vom 29. November 1973 - Amtsblatt 1974 Seite A 1 und § 17 Absatz 6 Buchstabe a der Kassen- und Rechnungsordnung vom 19. Juni 1979 - Amtsblatt Seite A 49).

-~-

Bei fast allen Kirchgemeinden gehören alte, bisweilen sehr alte Bücher (nicht nur Kirchenbücher) zum Bestand. Wie man sie sachgemäß aufbewahrt und pflegt, um sie kommenden Generationen in möglichst gutem Zustand zu erhalten, behandelt dieser Werkbericht.

Eine Restauratorin hat ihn geschrieben.

Da uns für die Bebilderung keine Fotos von ausgesprochenen Negativbeispielen vorlagen, zeigen wir Bücher und Buchteile gut bis sehr gut erhaltener Exemplare. Mir erscheint besonders wichtig, voranzustellen, dass hier lediglich vorbeugende Maßnahmen angeführt werden, die der Nicht-Fachmann bei der Aufbewahrung alter Bücher und Archivalien beachten sollte, um mit diesem Wissen zur Erhaltung von Kunstwerken dieser Art beizutragen. Es wäre falsch, allgemein gültige Rezepte zu verfassen, da die Behandlung jeglicher Schäden am Objekt die alleinige Aufgabe eines Restaurators ist. Vielleicht können unter intensiver Beachtung bzw. Kontrolle der folgenden Aspekte Schäden vermieden und damit Restaurierungsarbeiten umgangen werden.

Einer dieser bedeutsamsten Aspekte ist das Klima, welchem daher besondere Beachtung geschenkt werden sollte. Saubere, gut belüftete und trockene Räume mit wenig schwankender relativer Luftfeuchtigkeit um 50 % und Temperaturen zwischen 16 und 20° C sind der geeignete Aufbewahrungsort für Bücher. Bei hölzernen Buchdeckeln sollte darauf geachtet werden, dass die Luftfeuchtigkeit nicht mehr als ± 50 % schwankt, da es bei zu feuchter Luft unter anderem zu Schimmelbildung, bei zu trockener durch Schwinden des Holzes zu Rissen, Deformierung von Überzügen und Auflagen kommen kann.

Ein weiterer Punkt ist der Schutz vor Verschmutzungen, bzw. Schmutz allgemein durch dichtschließende Schränke, eventuell sogar durch Blechschränke, um eine Sicherung auch im Falle eines Brandes zu gewährleisten. Die Bücher sollten in den Schränken entweder senkrecht stehen oder waagrecht liegen (betrifft besonders schwere Bücher - starke Eigenbelastung), nicht schräg stehen, da sich infolge ihrer in dieser Zeit häufigen Größe und Stärke der Buchblock durch übermäßige Belastung verziehen kann. Es empfiehlt sich nicht, großformatige und kleinerer Bücher nebeneinander zu stellen, da sich große Bände werfen können, wenn keine gleichmäßige Abstützung erfolgt ist.Bei starkem Zusammenpressen der Bücher in Regalen treten oft Abreibungen und ähnliche Schäden beim häufigen Entnehmen und Einordnen auf. Pergamenteinbände müssen unter Druck zusammengehalten werden, da sie sonst sperren oder schnabeln, was man früher schon durch so genannte Schließen vermeiden wollte. Lichteinfall jeder Art zerstört das Papier. Deshalb langes Liegenlassen im aufgeschlagenen Zustand unterbinden. Wie bereits angeführt, wären Blechschränke optimal, zumindest ist auf mäßigen Lichteinfall in Regalen o. Ä.. zu achten. Zum Schluss möchte ich noch auf die im Grunde bekannte Tatsache hinweisen, dass jedes Buch unter Berücksichtigung seines Alters bzw. seines Zustandes vor einer unnötig häufigen Beanspruchung bewahrt werden sollte.

-~-

2459/194

Die ledergebundenen Bibeln, Agenden und Gesangbücher sind wie alle Ledersachen vor der Hitze und vor Wärme zu schützen. Schon eine Wärme von 30 Grad schadet allem Leder.

Ebenso sind ledergebundene Bücher wie alles Lederzeug vor starker Trockenheit zu schützen. Die Einbände biegen sich bei Trockenheit nach außen. Um den Schaden auszugleichen, genügt es, die Bücher etwa 2 Tage lang feucht zu legen.

Verschmutzte Ledereinbände lassen sich mit Azeton oder auch Alkohol reinigen. Dabei sind aber Goldschnitt und Goldschrift zu schützen. Doch schadet ein verbrauchtes Aussehen den Lederbänden nichts.

Die Buchbinderei Walter Kabitzsch, 701 Leipzig, Scherlstraße 15, die unsere Agenden und Gesangbücher bindet, hat die Veröffentlichung folgenden Hinweises empfohlen:

Alle Leder- und Pergamentarten sind hygroskopisch, also außerordentlich empfindlich gegen trockene Wärme (Dampfheizung, Ofen). Bei einer Raumwärme von 22 Grad Celsius muss die Luftfeuchtigkeit mindestens 60 Prozent betragen; je wärmer der Raum ist, umso höher muss die Luftfeuchtigkeit sein. Echte Lederbände wollen sich im beschwerten Zustand etwa einen Monat lang der Raumwärme und Raumfeuchtigkeit anpassen, bevor man sie nach der Benützung unbeschwert liegen lassen kann. Wenn sich ein echter Lederband durch falsche Behandlung verzieht, setzt man ihn sofort größerer Feuchtigkeit aus, damit er sich wieder in die normale Lage zurückziehen kann.

Instandsetzungen sollten nur vom Fachmann ausgeführt werden. Die Behandlung des Leders mit fettfreien Cremesorten ist falsch.

-~-

3371/241

Aus gegebener Veranlassung teilen wir nach Rücksprache im Staatsarchiv Dresden Folgendes mit:

Die Luftfeuchtigkeit in Archivräumen soll 65 % betragen. Bei über 75 % und unter 50 % sind die Akten gefährdet. Sehr zu empfehlen ist daher die Anbringung eines Luftfeuchtigkeitsmessers in Archivräumen.

-~-

3300/43

Bei der Erfüllung der kirchlichen Aufgaben entsteht in den Amtsstellen der Landeskirche Dokumentationsgut, in dem die Wortverkündigung, die seelsorgerliche Tätigkeit, die geistlichen Handlungen, die diakonische Arbeit und die Verwaltung des notwendigen äußeren Aufwandes ihren bleibenden Niederschlag finden. Die sorgsame Behandlung und Bewahrung dieses Dokumentationsgutes ist ein Bestandteil der kirchlichen Ordnung. Zu ihrer Aufrechterhaltung verordnet das Evangelisch-Lutherische Landeskirchenamt Sachsens Folgendes:

Das in der laufenden Verwaltung und Geschäftsführung nicht mehr benötigte Dokumentationsgut ist, sofern seine dauernde Aufbewahrung geboten ist, in ein kirchliches Archiv aufzunehmen und wird von diesem Zeitpunkt an als Archivgut bezeichnet und behandelt.

Archivgut ist das gesamte Dokumentationsgut (Schriftgut, Abbildungen, Pläne, Karten, handschriftliche Noten, Tonträger), das wegen seiner praktischen, rechtlichen, kirchengeschichtlichen und allgemeinwissenschaftlichen Bedeutung dauernd aufzubewahren ist.

Das kirchliche Archivgut ist dazu bestimmt,

- der laufenden Verwaltung und Geschäftsführung die Kenntnis älterer, bis in die Gegenwart nachwirkender Verhältnisse zu ermöglichen und den Nachweis über kirchliche Rechte und kirchliches Eigentum zu führen;

- die kirchlichen Amtshandlungen an den Gemeindegliedern urkundlich nachzuweisen;

- die gesamte Tätigkeit und Wirksamkeit der Kirche auf allen Ebenen zu dokumentieren;

- für die inner- und außerkirchliche wissenschaftliche Forschung, insbesondere auf den Gebieten der Kirchen- und Schulgeschichte, der Orts- und Landesgeschichte und der Personen- und Familiengeschichte, zur Verfügung zu stehen.

Das gesamte Archivgut im Bereiche der Landeskirche bildet den einheitlichen Landeskirchlichen Archivfonds. Seine Bestandteile dürfen ohne schriftliche Genehmigung des Landeskirchenamtes nicht verkauft, verschenkt, vertauscht oder auf andere Weise veräußert werden.

Der Landeskirchliche Archivfonds wird nach den vom Landeskirchenamt bestimmten Grundsätzen verwaltet.

Für die Gliederung des Landeskirchlichen Archivfonds gilt im Grundsatz das Provenienzprinzip, demzufolge sämtliches Archivgut in den kirchlichen Behördenarchiven aufbewahrt wird, die bei den Amtsstellen aller Ebenen im Anschluss an die Registraturen zu errichten und zu unterhalten sind.

(1) Es bestehen folgende Archive:

- bei den Kirchgemeinden die Kirchgemeindearchive (Pfarrarchive), bei den Kirchgemeindeverbänden die Archive der Kirchgemeindeverbände (einschließlich Kirchenbuchämter),

- bei den Superintendenturen die Ephoralarchive für das Archivgut der Superintendenturen und der Kirchenbezirke als Selbstverwaltungskörper,

- bei den Kirchenamtsratsstellen die Archive der Kirchenamtsratsstellen und der zu ihrem Bereiche gehörenden Bezirkskirchenämter,

- beim Landeskirchenamt das Landeskirchenarchiv für das Archivgut der Landessynode, des Landesbischofs, der Kirchenleitung und des Landeskirchenamtes, gleichzeitig mit den Aufgaben eines Landeskirchlichen Zentralarchivs.

(2) Alle andern der Landeskirche angehörenden oder ihr angeschlossenen kirchlichen Ämter, Einrichtungen, Werke, Vereine und selbstständigen Vereinigungen haben ebenfalls Archive zu unterhalten.

Werden kirchliche Ämter, Einrichtungen, Werke, Vereine oder selbstständige Vereinigungen aufgelöst, so sind ihre Archive als geschlossene Bestände zu erhalten und an dasjenige kirchliche Archiv zur dauernden Aufbewahrung abzugeben, das hierfür am besten geeignet ist und vom Landeskirchenamt hierfür bestimmt wird.

Zuständig für die ordnungsgemäße Einrichtung und Unterhaltung des Archivs ist die juristische Person oder kirchliche Einrichtung, bei der das Archiv besteht (Archivbildner). Verantwortlich hierfür ist der Leiter des Archivbildners. Ein Archivbildner kann seine Arbeit geschlossen an das Archiv einer höheren Ebene zur dauernden Aufbewahrung übergeben. Zur Aufnahme solcher Archive ist in erster Linie das Landeskirchenarchiv bestimmt, das auch alle herrenlosen Archivbestände und die Archive aufgelöster kirchlicher Amtsstellen und Einrichtungen von allgemeiner Bedeutung aus dem gesamten Bereiche der Landeskirche zu übernehmen hat.

Die Archivbildner legen im Einvernehmen mit dem Landeskirchenamt fest, ob ein Archiv hauptamtlich, nebenamtlich oder ehrenamtlich zu verwalten ist.

Bei Gefährdung oder Vernachlässigung von Archivgut kann das Landeskirchenamt in Zusammenarbeit mit dem zuständigen Bezirkskirchenamt über den Verbleib der betreffenden Bestände anderweite Verfügung treffen, den Archivbildner zur Durchführung der notwendigen Maßnahmen anhalten oder diese Maßnahmen selbst einleiten und auf Kosten des Archivbildners durchführen.

Zur Anleitung und Kontrolle der örtlichen Archive beruft das Landeskirchenamt Archivpfleger. Die Archivpfleger werden haupt-, neben- oder ehrenamtlich angestellt, vom Landeskirchenamt fachlich angeleitet und üben ihre Tätigkeit in Zusammenarbeit mit den Bezirkskirchenämtern aus.

(1) Die Archivpfleger haben die Aufgabe, unter Wahrung des Amtsgeheimnisses

- die nach § 9 dieser Verordnung für die Archive Verantwortlichen, die Verwalter der Archive und die Mitglieder der Bezirkskirchenämter auf dem Gebiete des Archiv-, Registratur- und Bibliothekswesens zu beraten,

- die in ihrem Zuständigkeitsbereiche liegenden kirchlichen Archive in fachlicher Hinsicht zu betreuen, Archivprüfungen vorzunehmen und die Archivbildner bei der Einhaltung der Bestimmungen über das kirchliche Archivwesen zu unterstützen,

- bei Visitationen von Kirchgemeinden im Rahmen ihrer fachlichen Zuständigkeit mitzuwirken,

- beim Ausscheiden des für ein Archiv verantwortlichen Leiters infolge Emeritierung, Amtswechsels, Beurlaubung, Versetzung in den Wartestand oder aus anderen Gründen auf die ordnungsgemäße Übergabe des Archivs, der Registratur und der Bücherei an den Nachfolger oder Hauptvertreter zu achten und dabei mitzuwirken,

- im Rahmen ihrer Möglichkeiten an der Ordnung und Verzeichnung kirchlicher Archive beratend teilzunehmen.

(2) Soweit Archivpfleger Archive ordnen oder bei der Ordnungsarbeit mitwirken, ist dies vom Archivbildner durch Erstattung der Reise- und Verpflegungskosten und ein angemessenes Stundenhonorar für die tatsächlich geleistete Arbeit zu vergüten.

Den mit einem vom Landeskirchenamt ausgestellten Ausweise versehenen Archivpflegern ist der Zutritt zu den kirchlichen Archiven, Registraturen und Bibliotheken ihres Zuständigkeitsbereiches jederzeit zu gestatten und jede das Archiv betreffende Auskunft zu erteilen.

Die Archivpfleger sind gehalten, auch die laufenden Registraturen und die Altregistraturen, die Kirchenbibliotheken, insbesondere die Altbestände an Büchern, die Kunstgegenstände, das Siegelwesen und, im Einvernehmen mit den kirchlichen Baupflegern, die historischen Bauwerke im kirchlichen Besitz in ihre Fürsorge einzubeziehen.

Die Archivpfleger leiten ihre Berichte auf dem Dienstwege über das Bezirkskirchenamt dem Landeskirchenamt zu. Von den auf Grund ihrer Vorschläge ergehenden Verfügungen und Verordnungen, von den Berichten der Kirchenvorstände und von allen sonstigen zur Verwaltung der Archive getroffenen Maßnahmen sind sie in Kenntnis zu setzen. Ebenso sind sie über einen bevorstehenden oder kurzfristig eingetretenen Amtswechsel, eine Vakanz oder eine geplante Visitation rechtzeitig zu unterrichten.

(1) Die Archivbildner sind verpflichtet, für die Erhaltung, Pflege und Ordnung ihres Archivgutes zu sorgen. Dazu gehört in erster Linie die Unterbringung des Archivgutes in geeigneten Räumen, die gegen Feuersgefahr, Feuchtigkeit und Diebstahl geschützt sein müssen und zu keinen anderen als dienstlichen Zwecken verwendet werden dürfen.

(2) Ein geplanter Wechsel des Archivraumes ist dem Archivpfleger und dem zuständigen Bezirkskirchenamt rechtzeitig anzuzeigen. Der Wechsel des Archivraumes bedarf der Genehmigung des Bezirkskirchenamtes.

Das Archivgut, gegebenenfalls auch der im Archivraum aufbewahrte Bestand an Büchern, ist in einem Bestandsnachweis (Findbuch, Katalog, Kartei) zu verzeichnen, der auf dem Laufenden zu halten ist und das Auffinden der einzelnen Stücke gewährleisten muss. Das Gleiche gilt für die Kirchenbibliotheken.

Für die innere Ordnung eines Archivs ist das Provenienzprinzip maßgeblich. Demzufolge ist aus dem Archivgut, das in einer Amtsstelle, einer Einrichtung, einem Werk, einem Verein oder einer selbstständigen Vereinigung entstanden ist, ein in sich geschlossener Bestand zu bilden, der in einem eigenen Verzeichnis nachzuweisen ist und mit anderen Beständen nicht vermengt werden darf.

Die Archivbildner haben in Zusammenarbeit mit den Archivpflegern dafür zu sorgen, dass beschädigte Archivalien in einer ihrem historischen Wert angemessenen Weise fachmännisch restauriert und dass in ihrer Erhaltung gefährdete Archivalien konserviert werden.

(1) Diejenigen Teile des Registraturgutes, die nicht zur Erfüllung der in § 3 dieser Verordnung genannten Bestimmungen geeignet sind, sind zu vernichten, wenn sie im laufenden Geschäftsbetriebe der Amtsstelle nicht mehr benötigt werden. Es darf nur solches Registraturgut vernichtet werden, das vom Landeskirchenamt auf schriftlichen Antrag freigegeben worden ist.

(2) In eigener Verantwortung der Amtsstellen können die Rechnungsbelege gem. § 20 Absatz 11 und 12 der Kassen- und Rechnungsordnung vom 21. November 1961 (Amtsblatt Seite A 72 unter II Nr. 29) vernichtet werden. Die Verordnungen über die Makulierung von Rechnungsbelegen vom 28. November 1969 (Amtsblatt Seite A 102 unter II Nr. 40) und über die dauernde Aufbewahrung von Rechnungsbelegen, Kirchschullehne betreffend, vom 6. September 1971 (Amtsblatt Seite A 67 unter II Nr. 25) sind weiterhin zu beachten.

Die Vernichtung von Registraturgut hat so zu erfolgen, dass eine missbräuchliche Weiterverwendung ausgeschlossen ist und das Amtsgeheimnis gewahrt bleibt. Insbesondere darf kassiertes Registratur- und Archivgut nicht in den Altstoffhandel einfließen.

Im Rahmen ihrer Möglichkeiten stehen die kirchlichen Archive für die öffentliche Benutzung im wissenschaftlichen und privaten Interesse offen. Von den Leitern der kirchlichen Archive können auch schriftliche Auskünfte erteilt werden.

Für die öffentliche Benutzung kirchlicher Archive gilt im Einzelnen die dieser Verordnung als Anlage 1 beigefügte Benutzungsordnung.

(1) Der Archivbildner kann, gegebenenfalls unter Mitwirkung des Archivpflegers und nach Beratung durch das Landeskirchenamt, die mechanische Herstellung von Kopien (Fotokopien, Xerokopien) aus seinem Archivgut gestatten, wenn dies ohne Verletzung des Amtsgeheimnisses und ohne Gefährdung oder Beeinträchtigung der Archivalien möglich ist.

(2) Die Positiv- und Negativkopien gehen in das Eigentum des Auftraggebers über. Die Urheberrechte, vor allem das Recht zur Veröffentlichung und zur kommerziellen Nutzung verbleiben dem Archivbildner.

Für den bei der Benutzung und bei schriftlichen Auskünften entstehenden Aufwand werden Gebühren erhoben, deren Höhe sich nach der als Anlage 2 dieser Verordnung beigefügten Gebührenordnung richtet.

Diese Verordnung tritt am 1. Januar 1974 in Kraft. Von diesem Zeitpunkt an sind nicht mehr anzuwenden:

A)die im Gesetzblatt der Deutschen Evangelischen Kirche, Jahrgang 1938 Seite 1, veröffentlichte Benutzungsordnung für Pfarrarchive und Kirchenbuchämter vom 28. Dezember 1937 und die ebenda, Jahrgang 1939 Seite 49, veröffentlichte Benutzungsordnung für Kirchenarchive vom 4. März 1939

B)sowie folgende im Amtsblatt der Evangelisch-Lutherischen Landeskirche Sachsens veröffentlichten Bekanntmachungen:

a) Mitteilung vom 30. Juli 1949 betr. Sicherung kirchlichen Schriftgutes gegen Verluste (Amtsblatt Seite A 23 unter III Nr. 23),

b) Mitteilung vom 15. November 1949 betr. Richtlinien für die Archivpflege (Amtsblatt Seite A 53 unter III Nr. 59) und

c) Mitteilung vom 17. Dezember 1958 betr. Landeskirchliche Archivpflege (Amtsblatt Seite A 82 unter III Nr. 65).

Dresden, den 29. November 1973

(Ordnung für die Benutzung kirchlicher Archive)

Diese Ordnung gilt für alle kirchlichen Stellen, die Archivalien verwalten.

(1) Die öffentliche Benutzung kirchlicher Archivalien kann genehmigt werden, wenn ein berechtigtes Interesse in rechtlicher, wissenschaftlicher oder familiengeschichtlicher Hinsicht glaubhaft gemacht wird. Die Genehmigung bezieht sich auf die Archivalien selbst, nicht auf Findbücher, Findkarteien und andere Hilfsmittel zu ihrer Erschließung.

(2) Archivalien können von der Benutzung ausgenommen werden, wenn Rücksicht geboten ist auf die Wahrung kirchlicher Belange, auf das Interesse lebender Personen und auf den Ordnungszustand der Archivalien oder wenn eine missbräuchliche Benutzung zu befürchten ist.

(3) Archivalien, die einen Sperrvermerk tragen, sind grundsätzlich von der Benutzung ausgeschlossen. In besonderen Fällen kann mit Zustimmung des Landeskirchenamtes eine Ausnahmegenehmigung erteilt werden.

(4) Die Benutzungsgenehmigung wird vom Leiter des Archivs bzw. vom Leiter derjenigen Stelle erteilt, deren Archivalien benutzt werden sollen.

(1) Der Antrag auf Benutzung von Archivalien muss Angaben zur Person des Benutzers und gegebenenfalls seines Auftraggebers, zum Forschungsgegenstand und -zweck und über die Art der Auswertung enthalten.

(2) Mit dem Antrag verpflichtet sich der Antragsteller, als Benutzer die Benutzungsordnung einzuhalten.

(3) Ändert sich der Forschungsgegenstand im Laufe der Benutzung, so ist ein neuer Antrag zu stellen.

(4) Für den Antrag soll das dieser Benutzungsordnung beiliegende Muster verwendet werden.

(1) Entspricht der Antrag auf Benutzung nicht dieser Benutzungsordnung, so ist der Antragsteller aufzufordern, ihn entsprechend zu ergänzen. Ist der Antragsteller der Person nach nicht bekannt, so hat er seinen Personalausweis vorzulegen. Wenn der Antragsteller die Ergänzung des Antrages oder die Vorlage des Personalausweises verweigert, gilt der Antrag als nicht gestellt.

(2) Dem Antrag auf Benutzung kann nicht stattgegeben werden, wenn

a) der Antragsteller nicht vertrauenswürdig ist oder nicht über die zur Archivbenutzung notwendigen Kenntnisse verfügt,

b) die gewünschten Archivalien gesperrt sind und eine Ausnahmegenehmigung nicht vorliegt,

c) das Archiv oder die gewünschten Archivalien wegen ihres Ordnungs- und Erhaltungszustandes nicht benutzbar sind,

d) für die Benutzung am Ort kein geeigneter Raum vorhanden oder keine ständige Aufsicht gewährleistet ist und ein anderes kirchliches Archiv die gewünschten Archivalien nicht in seinen Benutzerraum zur Einsichtnahme übernehmen kann.

(3) Der Antrag auf Benutzung kann abgelehnt werden, wenn hinreichend Quellenveröffentlichungen oder Filme, Reproduktionen, Abschriften oder Auszüge aus den Archivalien über den betreffenden Forschungsgegenstand zur Verfügung stehen.

(4) Bei Zweifeln ist die Entscheidung des Landeskirchenamtes einzuholen.

(5) Wird dem Antrag auf Benutzung entsprochen, so sind auf dem Antragsformular alle dem Benutzer vorgelegten Archivalien mit ihrer Signatur zu vermerken. Das Antragsformular ist nach Abschluss der Benutzung zu den Akten zu nehmen.

(1) Der Benutzer hat nach Veröffentlichung seiner Arbeit dem Archiv ein Belegstück kostenlos zu überlassen, wenn sie im Wesentlichen auf Benutzung der ihm zur Verfügung gestellten Archivalien beruht. Andernfalls ist dem Archiv das Erscheinen der Arbeit unter Angabe von Titel, Verlag und Erscheinungsjahr anzuzeigen.

(2) Als Veröffentlichung gelten auch Privatdrucke und Vervielfältigungen.

(1) Die Archivalien werden dem Benutzer in dem dazu bestimmten Raume zu der festgelegten oder vereinbarten Zeit unter dauernder Aufsicht zur Benutzung vorgelegt.

(2) Eine größere Anzahl von Archivalien kann gleichzeitig nur in besonders begründeten Fällen vorgelegt werden.

(3) Vor Empfang der Archivalien hat der Benutzer Mantel, Mappen, Taschen oder ähnliche Gegenstände an einem dafür vorgesehenen Platz abzulegen.

(4) Während der Benutzung ist es nicht gestattet, zu essen, zu trinken oder zu rauchen. Der Benutzer hat auf andere Anwesende Rücksicht zu nehmen.

Der Benutzer hat die Archivalien sorgfältig zu behandeln und vor allem darauf zu achten, dass sie nicht beschädigt oder beschmutzt werden. Es ist verboten, irgendwelche Veränderungen in den Archivalien durch Zusätze, Bemerkungen, Streichungen, Unterstreichungen oder Radieren vorzunehmen. Einzelne Blätter oder Teile von ihnen, Umschläge, Siegel, Stempel oder Briefmarken dürfen nicht ausgeschnitten oder abgelöst werden. Die Reihenfolge der Blätter darf nicht verändert werden. Es ist nicht zulässig, Blätter oder Blattecken umzuknicken, Büroklammern oder Ähnliches anzubringen oder die Finger beim Umblättern anzufeuchten.

Stellt ein Benutzer Schäden, Unstimmigkeiten oder unrichtig eingefügte Schriftstücke fest, so hat er dies dem Aufsichtsführenden mitzuteilen.

Reproduktionen aus den Archivalien darf der Benutzer nur mit Genehmigung selbst herstellen. Die Genehmigung wird vom Leiter des Archivs bzw. vom Leiter derjenigen Stelle erteilt, um deren Archivalien es sich handelt.

(1) In besonderen Fällen können Archivalien auf schriftlichen Antrag an ein anderes kirchliches oder an ein öffentliches Archiv oder an eine wissenschaftliche Bibliothek versandt und dort zur Benutzung bereitgestellt werden, wenn die Entgegennahme, die Betreuung und die Rücksendung gewährleistet sind.

(2) Der Antrag muss den Voraussetzungen der §§ 2 und 3 dieser Benutzungsordnung entsprechen und bedarf der Genehmigung des Landeskirchenamtes.

(3) Der Versand von Archivalien ist auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken. Er ist abzulehnen, wenn dem Antragsteller die Benutzung am Ort zugemutet werden kann.

(4) Der Antrag auf Versand von Archivalien ist dem Landeskirchenamt mit einer Stellungnahme des versendenden Archivs und der Erklärung über Entgegennahme, Betreuung und Rücksendung der Archivalien seitens des empfangenden Archivs vorzulegen. Der Versand darf erst erfolgen, wenn er schriftlich auf dem Antragsformular genehmigt ist.

(5) Der Sendung ist eine Empfangsbescheinigung beizulegen, die die Archivsignatur und die Blattzahl der Archivalien sowie die Bitte an die empfangende Stelle zur umgehenden Rücksendung der Empfangsbescheinigung enthalten muss.

(6) Die Archivalien sind bei dem Versand ihrem Wert entsprechend zu versichern.

(7) Bei Rückgabe der Archivalien sind Zustand und Vollzähligkeit zu überprüfen. Werden Mängel festgestellt, so ist dem Landeskirchenamt sofort unter Vorlage der Empfangsbestätigung zu berichten. Andernfalls ist die Empfangsbestätigung dem Archiv, an welches die Archivalien versandt waren, umgehend zurückzusenden.

(8) Die Frist zur Benutzung versandter Archivalien beträgt sechs Wochen. Sie kann auf Antrag verlängert werden.

(9) Vom Versand sind alle Archivalien ausgenommen, die einen besonderen Wert haben oder eine Zusammenfassung von Informationen über eine größere Anzahl von Personen oder Ereignissen enthalten (z.B. Kirchenbücher, Protokollbücher, Pfarrchroniken, Lagerbücher, laufend geführte Rechnungsbücher, Generalakten) oder deren Erhaltungszustand eine Versendung nicht gestattet.

(10) Die Überlassung von Archivalien an Privatpersonen zur Benutzung außerhalb eines Archivraumes ist in jedem Fall unzulässig.

(1) Die Gebühren für die Benutzung der Archivalien richten sich nach der jeweils geltenden Gebührenordnung.

(2) Auslagen der Archive, die durch den Antrag auf Benutzung oder Versand von Archivalien entstanden sind, hat der Benutzer zu erstatten.

Verstößt der Benutzer gegen die Benutzungsordnung, so kann er sofort von der Benutzung ausgeschlossen werden. Er haftet für alle von ihm verursachten Schäden.

Die Anforderungen von Archivalien zu dienstlichem Gebrauch durch übergeordnete kirchliche Amtsstellen und durch das Landeskirchenarchiv sowie die Überprüfung der Archivalien durch Beauftragte des Landeskirchenarchivs stellen keine Benutzung im Sinne dieser Ordnung dar.

................................................................................ ........................

Vor- und Zunamen des Antragstellers Ort und Datum

(in Block- oder Maschinenschrift)

Beruf:......................................................................

Wohnung:................................................................

................................................................................

PA-Nr.....................................................................

An das

Archiv...................................................................... Ich beantrage die Vorlage von Archivalien

................................................................................. über das Thema

.....................................................................

Vom Antragsteller nicht auszufüllen:

Genehmigt - nicht genehmigt.................................... Zweck der Benutzung:

Bemerkungen:........................................................... .......................................................................

Art der beabsichtigten Auswertung:

........................................................................

Die Forschung erfolgt in eigener Sache -

im Auftrag von ................................................

Ich verpflichte mich zur gewissenhaften Einhaltung der mir vorgelegten Benutzungsordnung. Ich erkläre mich bereit, dem Archiv nach Veröffentlichung meiner Arbeit entweder ein Belegstück kostenlos zu überlassen oder das Erscheinen der Arbeit gemäß § 5 der geltenden Benutzungsordnung anzuzeigen. Die Pflicht zur Leistung von Gebühren gemäß der geltenden Gebührenordnung erkenne ich an.

................................................................................

Unterschrift

(1) Für die Benutzung kirchlicher Archive und Kirchenbuchämter werden folgende Gebühren erhoben:

a) die Benutzungsgebühr,

b) die Bearbeitungsgebühr,

c) die Ausfertigungsgebühr,

d) die Beglaubigungsgebühr,

(2) Die Benutzer haben die den kirchlichen Stellen entstehenden Unkosten und Auslagen zu erstatten. Die Portokosten gehen zu Lasten der Antragsteller.

Für die private Benutzung von Archivalien einschließlich der Kirchenbücher oder der davon angefertigten Filme wird die Benutzungsgebühr erhoben.

(1) Bearbeitungsgebühren sind zu erheben:

a) für schriftliche Auskünfte aus Archivalien, wobei die Höhe der Gebühr nach der aufgewandten Zeit und der Schwierigkeit der Arbeit zu bemessen ist;

b) für Abschriften von Archivalien und für Vervielfältigungen von Zeichnungen, Plänen, Karten und dergl. sowie für Übersetzungen;

c) für Auskunftsersuchen, die wegen fehlender Quellen oder fehlender Angaben in den Quellen inhaltlich nicht beantwortet werden können, insbesondere bei ergebnislosen Nachforschungen in Kirchenbüchern.

(2) Erfordern Kirchenbuchbescheinigungen oder Abschriften von Kirchenbucheintragungen ein längeres Suchen, so wird neben der Ausfertigungsgebühr die Bearbeitungsgebühr erhoben. Das Gleiche gilt, wenn für die Ausstellung von Abschriften der Kirchenbucheintragungen wegen der Schwierigkeit des Textes längere Zeit benötigt wird.

Für Kirchenbuchbescheinigungen und für Abschriften von Kirchenbucheintragungen wird die Ausfertigungsgebühr erhoben. Dies gilt auch für fotomechanisch erstellte Wiedergaben von Kirchenbucheintragungen.

(1) Für die Beglaubigung der Abschriften von Archivalien und Kirchenbucheintragungen, die der Benutzer vorlegt, wird die Beglaubigungsgebühr erhoben.

(2) Erfordert das Vergleichen der Abschrift oder Ablichtung mit der Vorlage wegen des Umfangs oder aus anderen Gründen längere Zeit, so wird neben der Beglaubigungsgebühr die Bearbeitungsgebühr erhoben

(1) Von der Erhebung der Gebühren sind ausgenommen:

a) die nach einer Amtshandlung den Beteiligten auszuhändigenden ersten Tauf-, Trau-, Konfirmations- und Bestattungsscheine;

b) die Kirchenbuchbescheinigungen, die zur Vorlage bei Amtshandlungen in einer evangelischen Kirche beantragt werden;

c) die Auskünfte über ein kirchliches Dienstverhältnis, die Zeugnisse über den Besuch kirchlicher Ausbildungsstätten und dergl.;

d) die Kirchenbuchbescheinigungen, soweit sie an Stelle von Personenstandsurkunden beantragt werden, die nach den geltenden staatlichen Bestimmungen gebührenfrei auszustellen sind.

(2) Die Verpflichtung zur Auslagenerstattung bleibt unberührt.

(1) Von der Entrichtung der Gebühren sind befreit:

a) kirchliche und staatliche Dienststellen, soweit ein amtliches Interesse vorliegt und die Gegenseitigkeit gewährleistet ist;

b) die Benutzer von Archivalien einschließlich der Kirchenbücher bei wissenschaftlichen Forschungen, wenn das gemeinnützige Interesse gegenüber dem persönlichen überwiegt.Die Gebühr ist jedoch zu zahlen, wenn mit der wissenschaftlichen Arbeit für den Antragsteller oder seinen Auftraggeber erhebliche Einnahmen verbunden sind.

(2) Antragstellern, für welche die Gebührenerhebung eine unbillige Härte bedeuten würde, können Gebühren ermäßigt oder in voller Höhe erlassen werden.

(3) Auch bei persönlicher Gebührenbefreiung und bei Gebührenermäßigung sind die der kirchlichen Stelle erwachsenden Auslagen vom Benutzer zu erstatten.

(1) Die Gebührenschuld entsteht mit dem Beginn der Archivbenutzung.

(2) Gebührenschuldner ist der Archivbenutzer. Es haftet auch derjenige, der die Archivbenutzung veranlasst oder in dessen Interesse sie erfolgt.

(3) Wenn eine Archivbenutzung von mehreren Personen gemeinsam veranlasst wird oder wenn sie im Interesse mehrerer Personen erfolgt, so haften diese als Gesamtschuldner.

(1) Gebühren werden mit Abschluss der gebührenpflichtigen Archivbenutzung, Auslagen mit ihrer Entstehung fällig.

(2) Soweit die fällige Gebühr nicht im Voraus entrichtet worden oder sonst eine Gewähr für den Eingang der Gebühr gegeben ist, erfolgt der Versand der Bescheinigungen, Abschriften, Auskünfte usw. gegen Nachnahme.

Die Festsetzung der Gebühren ist im Einzelfall nicht formgebunden. Gebühren müssen schriftlich festgesetzt werden, wenn der Gebührenschuldner Einwendungen gegen eine ihm mündlich bekannt gegebene Gebührenordnung erhebt oder wenn wegen der Geltendmachung der Gebührenforderung der Rechtsweg beschritten werden muss.

(1) Die Benutzungsgebühr beträgt bei persönlicher Benutzung von Archivalien einschließlich der Kirchenbücher

a) bis zu ½ Tag (4 Stunden) 2,50 EUR

b) bis zu 1 Tag 4,00 EUR

c) bis zu 1 Woche 12,50 EUR

d) bis zu 1 Monat 30,00 EUR

Eingeschlossen in diese Gebühr sind zwei Aushebungen. Für jede weitere Aushebung werden 3 DM berechnet.

(2) Die Bearbeitungsgebühr für Auskünfte aus Archivalien beträgt für jede angefangene halbe Stunde der aufgewendeten Arbeitszeit bis zu einem Höchstbetrag von 65 EUR.

beim Tätigwerden einer geprüften Fachkraft 9,00 EUR

einer Verwaltungskraft 6,50 EUR.

(3) Die Ausfertigungsgebühr beträgt

a) für Kirchenbuchbescheinigungen und Abschriften je Eintragung 3 EUR

b) für die Anfertigung von Abschriften und Auszügen von sonstigem Archivgut je nach Schwierigkeitsgrad

je Seite min. 2,50 EUR

max. 10,00 EUR

je Durchschrift zusätzlich 0,15 EUR

Bei Abschriften und Auszügen von schwer lesbaren Archivalien oder fremdsprachigen Texten wird neben der Ausfertigungsgebühr die Bearbeitungsgebühr erhoben. Das gilt auch, wenn Kirchenbuchbescheinigungen oder Abschriften von Kirchenbucheintragungen ein längeres Suchen erfordern.

Für die Anfertigung von Foto-/Xerokopien wird ein Satz von 0,30 EUR je Kopie berechnet.

(4) Die Beglaubigungsgebühr beträgt je Kirchenbucheintragung oder je Abschrift eines Schriftsatzes bzw. Foto-/ Xerokopie von sonstigen Archivalien 3 EUR.

(5) Bei der Versendung von Archivalien beträgt die Benutzungsgebühr je Archivalieneinheit 3 EUR.

Die Kosten für Versand von Archivgut (z. B. Verpackung, Porto, Versicherung, Mahnkosten) werden in tatsächlicher Höhe berechnet.

(1) Diese Ordnung tritt am 1. Januar 1974 in Kraft.

(2)Gleichzeitig verlieren frühere Gebührenordnungen und sonstige Vorschriften, soweit sie sich auf die Erhebung von Gebühren für die Benutzung kirchlicher Archive und Kirchenbuchämter beziehen, ihre Gültigkeit.

-~-

Reg.-Nr. 3303 (1) 44

Diese Ordnung gilt für das Landeskirchenarchiv. Die Archive der Kirchgemeinden, Kirchenbezirke und anderen Körperschaften und Einrichtungen in der Ev.-Luth. Landeskirche Sachsens sollen für die Benutzung ihrer Archive die Anwendung dieser Ordnung

beschließen.

(1) Für die Inanspruchnahme kirchlicher Archive und für die Benutzung im kirchlichen Besitz befindlicher Archivalien einschließlich der Kirchenbücher werden Gebühren nach dieser Ordnung erhoben. Als Archivalien im Sinne dieser Ordnung gelten auch im kirchlichen Besitz befindliche Reproduktionen, Mikrofilme, Dateien oder sonstige Vervielfältigungen oder Abbildungen von Archivgut.

(2) Gleiches gilt für das Recht der Wiedergabe oder Reproduktion von Archivalien unbeschadet der Ansprüche Dritter (Schutzgebühr).

(3) Die Auslagen, die dem kirchlichen Archiv durch Inanspruchnahme von Dienstleistungen oder durch Beauftragung Dritter für den Benutzer entstehen, sind zu erstatten. Schuldner einer Benutzungsgebühr ist, wer die Leistung des kirchlichen Archivs in Anspruch nimmt oder eine Inanspruchnahme durch Dritte zurechenbar veranlasst.

(4) Die Zahlungspflicht entsteht mit dem Tätigwerden des kirchlichen Archivs. Die Erhebung von Gebühren sowie die Erstattung von Auslagen erfolgt unabhängig von dem Ergebnis der Ermittlungen. Vorauszahlung kann verlangt werden.

(5) Die Höhe der Gebühren und Auslagen ergibt sich aus der Gebührentafel (Anlage) und wird durch Aushang im Archiv bekannt gegeben. Für Leistungen, die in der Gebührentafel nicht aufgeführt sind, wird eine Benutzungsgebühr nach dem tatsächlichen Aufwand erhoben.

(6) Auf Verlangen des kirchlichen Archivs hat der Benutzer die für die Gebührenfestsetzung nötigen Angaben zu machen.

Gebühren werden erhoben:

1. für die Benutzung von Archivgut und Hilfsmitteln, wenn dies für private oder geschäftsmäßige Zwecke geschieht,

2. bei Inanspruchnahme des Archivs für

a) schriftliche Auskünfte,

b) die Anfertigung von Biogrammen, Regesten und Abschriften,

c) die Anfertigung von Übersetzungen und Gutachten,

3. für die Ausstellung bzw. Beglaubigung von Urkunden und Abschriften,

4. für den Versand von Archivgut und dessen Benutzung in anderen Archiven,

5. für das Recht der Wiedergabe oder Reproduktion von Archivgut,

6. für die Anfertigung von Reproduktionen.

(1) Gebühren werden nicht erhoben von kirchlichen, staatlichen und kommunalen Dienststellen, wenn ein amtliches Interesse vorliegt, die Gegenseitigkeit gewährleistet ist und die Benutzung

in eigener Sache erfolgt.

(2) Gebühren werden nicht erhoben für mündliche und einfache schriftliche Auskünfte (z. B. Weiterleitung oder Auskunft über Benutzungsmodalitäten).

(3) Gebühren können aus Billigkeitsgründen auf Antrag ermäßigt oder erlassen werden. Ein Anspruch auf Gebührenermäßigung oder -erlass besteht nicht.

(4) Gebührenbefreiung besteht ferner für Benutzungen zu wissenschaftlichen Zwecken. Die Bearbeitung schriftlicher wissenschaftlicher Anfragen erfolgt bis zu 1,5 Arbeitsstunden gebührenfrei. Folgeanfragen zu dem gleichen Thema sind gebührenpflichtig.

(5) Auslagen sind trotz Gebührenbefreiung oder -ermäßigung zu entrichten.

LIGN="CENTER"> Gleichstellungsklausel

Die in dieser Ordnung verwendeten Personen- und Dienstbezeichnungen gelten jeweils in männlicher und weiblicher Form.

LIGN="CENTER"> Schlussbestimmungen

(1) Die als Anlage 2 zur Verordnung über das Archivwesen vom 29. November 1973, zuletzt geändert durch Artikel 5 der 2. EuroVO vom 10. Juli 2001 beigefügte Gebührenordnung und

sonstige Vorschriften, soweit sie die Höhe der Gebühren für die Benutzung kirchlicher Archive und Kirchenbuchämter betreffen, sind in Bezug auf das Landeskirchenarchiv gleichzeitig mit dem In-Kraft-Treten dieser Ordnung nicht mehr anzuwenden.

(2) Die in Absatz 1 in Bezug genommene Gebührenordnung und die weiter in Bezug genommenen sonstigen Vorschriften sind auf Archive der Kirchgemeinden, Kirchenbezirke und anderer Körperschaften und Einrichtungen in der Ev.-Luth. Landeskirche Sachsens zu dem Zeitpunkt nicht mehr anzuwenden, für welchen sie die Anwendung dieser Ordnung für die Benutzung ihrer Archive beschlossen haben.

Diese Gebührenordnung tritt am 1. März 2005 in Kraft.

LIGN="CENTER"> Anlage zur Gebührenordnung für die Benutzung kirchlicher Archive

LIGN="CENTER">

Gebührentafel

1. Für die Benutzung von Archivgut in den Diensträumen

1.1. für private Zwecke, je Benutzertag 5,00 €

1.2. für geschäftsmäßige Zwecke (Tätigkeit gegen Entgelt),

je Benutzertag 25,00 €

1.3. für geschäftsmäßige Zwecke (Tätigkeit gegen Entgelt),

je Benutzerkalenderwoche 100,00 €

2. Bei Inanspruchnahme des Archivs

2.1. für schriftliche Auskünfte (einschließlich Ermittlung

von Archiv- und Bibliotheksgut), je angefangene halbe

Stunde bis zu einem Höchstsatz von 60,00 € 15,00 €

2.2. für die Anfertigung von Biogrammen, Regesten und

Abschriften, je angefangene halbe Stunde 15,00 €

2.3. für die Anfertigung von Übersetzungen und Gutachten,

je angefangene Stunde 50,00 €

3. Für die Ausstellung und Beglaubigung

3.1. Ausfertigung einer beglaubigten Urkunde 6,00 €

3.2. Beglaubigung einer Fotokopie oder Abschrift 6,00 €

4. Für den Versand von Archivgut je Sendung 18,00 €

Zusätzlich werden die tatsächlichen Kosten,

z. B. für Verpackung, Porto, Versicherung berechnet.

5. Für das Recht der Wiedergabe oder Reproduktion von Archivgut

5.1. Buchdruck und Postkarten nach Auflagenhöhe

min. 25,00 €

max. 150,00 €

5.2. Zeitungen, Zeitschriften nach Auflagenhöhe

min. 15,00 €

max. 100,00 €

5.3. Plakate bis 30 x 42 cm

min. 60,00 €

max. 300,00 €

5.4. Großplakate und Kunstblätter im Großformat

min. 100,00 €

max. 750,00 €

5.5. Film, Fernsehen, Video oder andere elektronische Medien

für jedes zur Verfügung gestellte Blatt oder Bild min. 10,00 €

max. 300,00 €

6. Für die Anfertigung von Reproduktionen

6.1. Fotokopien DIN A4/DIN A3 (durch Mitarbeiter) 0,50 €

Ein Rechtsanspruch auf Kopien besteht nicht;

das Archiv kann aus dienstlichen oder konservatorischen

Gründen eine Kontingentierung der Kopien pro Auftrag

festlegen oder die Anfertigung von Kopien versagen.

6.2. Rückvergrößerungen Lese-Druckgerät (durch Mitarbeiter) 1,50 €

6.3. Fotografien bis 13 x 18 cm (durch Mitarbeiter) 2,50 €

6.4. Bearbeitungs- und Wegepauschale bei Ausführungen

reprografischer Arbeiten durch Dritte, wenn das Produkt

nicht beim Archiv bleibt 20, 00 €

Kosten für die Ausführung reprografischer Arbeiten durch

Dritte, wenn das Produkt nicht beim Archiv bleibt in voller Höhe

-~-

Reg.-Nr. 33120 (1) 3

Das Landeskirchenamt erlässt auf Grund von § 17 der Verordnung über das Archivwesen vom 29. November 1973 (ABl. 1974 S. A 1) folgende Richtlinie:

Jede Kirchgemeinde hat ihr Archivgut in einem gesonderten Archivraum unterzubringen. Das Archivgut ist in Räumen aufzubewahren, die vor Diebstahl, Feuer, Wasser, Licht und anderen schädlichen Umwelteinflüssen hinreichend geschützt sind und zugleich für den Geschäftsverkehr geeignet liegen. Die Verwahrung von Schriftgut in nicht ständig bewohnten oder genutzten Pfarr- oder Gemeindehäusern ist zulässig.

Ein Wechsel des Archivraumes ist wegen der damit verbundenen Gefährdung des Archivgutes und dessen Ordnung zu vermeiden. Er ist nur mit der Genehmigung des Bezirkskirchenamtes/Archivpflegers oder - bei landeskirchlichen Einrichtungen - des Landeskirchenamtes/Landeskirchenarchivs möglich.

(1) Kellerräume und Dachräume sind für die Unterbringung von Archivgut nicht geeignet. Dasselbe gilt für Räume, in denen Frisch- oder Abwasserleitungen verlegt sind. Als Normlast für die Tragfähigkeit des Bodens werden bei Standregalen 500 kg/qm zugrunde gelegt.

(2) Archivräume sind ständig verschlossen zu halten. Der Zugang ist zu beschränken und streng zu kontrollieren. Benutzern ist er untersagt, Handwerkern nur unter ständiger Kontrolle zu gewähren. Jede gleichzeitige weitere Nutzung des Archivraums, z. B. als Abstellkammer oder Gästezimmer, ist untersagt.

1. Zur Einbruchs- und Feuersicherung ist zu achten auf:

- feuerhemmende Türen, Decken und Zwischenwände (Feuerwiderstand F 30),

- Wasserfeuerlöscher,

- funkensichere Elektroinstallation,

- Stahlregale (Tragkraft pro Boden 65 kg/m),

- einbruchssichere Zugänge,

- Fenster mit Verbundssicherheitsglas oder zumindest Vergitterungen.

2. Das hohe Staubaufkommen bietet Mirkoorganismen guten Nährboden. Deshalb müssen Archivräume leicht zu reinigen sein und regelmäßig desinfiziert werden. Dabei sollen für Archivräume nicht dieselben Reinigungsgeräte benutzt werden wie für Bürobereiche, um Kontaminierungen zu vermeiden. Als Bodenbeläge sind Estrich oder Linoleum zu empfehlen. Völlig ungeeignet sind Teppichfußböden. Für die Wände sollen Kalksandputz und atmungsaktive Binderfarbe verwendet werden.

3. Licht schädigt Archivalien. Der Richtwert für die Leuchtdichte in Archivräumen beträgt 150 Lux. Lichtschutz ist durch kleine Fenster, Jalousien und Leuchtstoffröhren mit geringem UV-Anteil zu gewährleisten. Vorhänge sind aus hygienischen Gründen ungeeignet.

(1) Ungünstige klimatische Bedingungen verursachen nach kurzer Zeit Schäden am Beschreibstoff, dessen Restaurierung sehr kostenintensiv ist. Unmittelbar gefährlich sind schnelle Veränderungen der Temperatur und Luftfeuchtigkeit (sog. Klimaschaukel). Einzuhalten sind deshalb folgende Richtwerte:

Raumtemperatur: 14-18° C

relative Luftfeuchtigkeit: 50-55 % relative Feuchte

Papier, Pergament und Leder: 40-55 % relative Feuchte

andere Werte gelten für:

Filme, Fotos 35 % relative Feuchte

10° C

schimmelgeschädigte max. 50 % relative Feuchte

Archivalien: (auch nach Desinfektion)

Diese Richtwerte sind in der Regel durch regelmäßiges gezieltes Lüften zu erreichen. Die Klimawerte sind mit Thermohygrographen regelmäßig zu überwachen.

(2) Der Betrieb von Kachelöfen, Heizlüftern, Ventilatoren und Kopiergeräten in Archivräumen ist untersagt.

(3) Es ist strikt darauf zu achten, dass in Archivräumen nicht geraucht wird.

(1) Das Archivgut ist in säurefreien Archivkartonagen unterzubringen.

(2) Von Mikroorganismen befallene Archivalien oder Bücher sind sofort von den übrigen Beständen zu separieren und für die Benutzung zu sperren. Der Archivpfleger oder - bei landeskirchlichen Einrichtungen - das Landeskirchenarchiv ist zuzuziehen.

(3) Dauerarbeitsplätze dürfen in Archivräumen nicht eingerichtet werden.

(4) Bei Arbeiten in Archivräumen sind Körperschutzmittel zu tragen: Kittel, Atemschutz, Schutzhandschuhe und ggf. Haarschutz. Der Verzehr von Lebensmitteln in Archivräumen ist untersagt.

(5) Die Oberflächenreinigung verschmutzter Archivalien soll wegen der möglichen gesundheitlichen Gefährdungen nur an Arbeitsplätzen mit speziellen Absaugvorrichtungen vorgenommen werden. Wo derartige Absauganlagen fehlen, sind die Arbeiten nach entsprechender Belehrung der Mitarbeiter mit größtmöglicher Vorsicht in umfassender Schutzkleidung vorzunehmen.

(1) Die Verpflichtung jeder Kirchgemeinde, für die dauernde Erhaltung des Archivguts zu sorgen, umfasst auch die Vorsorge für plötzlich eintretende Notfälle, wie z. B. Schäden durch Brand oder Wassereinbruch.

(2) Dazu hat jede Kirchgemeinde als Archivträger einen Notfallplan nach dem anliegenden Muster unter Anpassung an die konkreten örtlichen Gegebenheiten im Einvernehmen mit dem zuständigen Archivpfleger aufzustellen.

Für die Unterbringung historischer Buchbestände und Notenarchive (vor 1913) gelten dieselben Richtlinien wie für das Archivgut. In der Regel sind die historischen Traditionsbibliotheken gemeinsam mit dem Archivgut untergebracht.

Die vorstehenden Bestimmungen gelten für die anderen kirchlichen Körperschaften, Dienststellen, Einrichtungen und Werke entsprechend.

Diese Richtlinie tritt am 1. Juni 2002 in Kraft.

a) Notfallalarm/Sofortkontakte

1. Warnung/Information an alle Personen im Gebäude

2. Brand: Feuerwehr 112; Wasser/Unwetter: Feuerwehr 112, Technische Dienste Diebstahl/Vandalismus: Polizei 110

Bei allen Meldungen: Wer, Wo, Was

(Name, Standort, Was ist passiert, Verletzte, Schaden)

3. Immer Information an Archivverantwortlichen/Pfarramtsleiter, Archivpfleger;

Alarmierung technischer Hilfsdienste/Störungsdienste (siehe: Telefonliste)

b) Sofortmaßnahmen (nach Gebäudefreigabe)

0. hier: Angabe des Standortes der Notfallbox

1. Schutzkleidung anlegen

2. Schadensdokumentation: Foto/Video, Notizen, Zeichnung

3. Schutz des unbeschädigten Archivguts (Abdeckung mit Folie, Sicherung der Regale)

4. Havariertes Archivgut: Maßnahmen

– gesonderter, trockener Raum/Tische herrichten

– Wasser: – überflutete Archivregale zuerst leeren/Schlamm abspülen

– gegebenenfalls Leerräumen aller Regale von oben nach unten (je nach Umfang der Katastrophe)

– Feuer/Rauch: – havarierte Archivalien in Folien packen (Schutz vor Austrocknung)/Kurzbeschriftung

c) Folgemaßnahmen bei Wasserschaden (innerhalb 24 h) unter Anleitung des Archivverantwortlichen

1. Sortierung nach Schadensbild und Material: siehe Liste Konservatorische Sofortmaßnahmen

2. eindeutig ersetzbare Unterlagen aussortieren

3. bei starken Wasserschäden:

– Bandagieren aufgequollener Aktenbände mit Mullbinden, auch Leder-, Pergamenteinbände

– Verpacken in Stapel (max. 15 cm Höhe) in Folien mit dem Rücken nach unten und Verschließen

– Nummerierung der verpackten Einheiten und Auflistung des Inhaltes jeder verpackten Einheit

– Transport zur Schockgefrierung ins Kühlhaus

– vor Einlagerung ins Kühlhaus: Wiegen

d) Nichtgeschädigtes Archivgut

– bautechnische Sicherung des Archivraumes

– Kontrolle: Spritzwasser, Temperatur, Luftfeuchte, Schimmelbildung

– Luftentfeuchter aufstellen

– bei Schimmelbildung: Leerung aller Regale

– Sicherung des ausgelagerten Archivgutes gegen weitere Beschädigung und Diebstahl

Anlage zum Notfallplan

Minimalvariante Notfallbox (Überprüfung des Materials/Batterien auf Haltbarkeitsdauer in Abständen notwendig)

Schutzkleidung:

Arbeitshandschuhe

Gummihandschuhe XX

Mundschutz XXX

Gummistiefel (große Größe) XXX

Papieroverall mit Kopfschutz

Kittel

Notizblock (mind. A 5)

Weicher Bleistift

Radiergummi

Anspitzer

Wasserfeste Faserstifte, die auf Folie schreiben

Küchenrolle

Weiche Küchenschwämme XXX

Teppichmesser/Schere

Taschenlampe mit Batterien X

Große Abdeckplanen XXX

Reißfeste Mülltüten (ca. 20 l) XX

Mullbinden

Paketklebeband

X Austausch nach 1 Jahr

XX Austausch nach 4 Jahren

XXX Austausch nach 8 Jahren

Zur Orientierung über die Lagerung der Bestände sollen ein Lageplan und wenn möglich ein Belegungsplan des Archivraumes bzw. der für Archivgut benutzen Räumlichkeiten in der Notfallbox aufbewahrt werden.

-~-

Dr. Carlies Maria Raddatz (CMR)

Die vielen kleinen Archive in unserer Landeskirche bergen zahllose Schätze - aber ihre Pflege bereitet zunehmend Mühe. Oft hülfe eine einfache Information weiter oder ein Literaturhinweis. Dem soll dieses Informationspapier abhelfen. Es richtet sich zuerst an diejenigen, die "nebenbei" in Pfarrämtern und anderen Dienststellen Archive betreuen. Seine regelmäßige Fortsetzung ist beabsichtigt, wenngleich uns für eine Archivzeitschrift nach dem Vorbild anderer Landeskirchen Personal und Mittel fehlen. Anregungen zur Gestaltung der "Informationen" sind erwünscht, auch Mitteilungen aus Gemeinden können hier Platz finden.

Erste Maßnahmen zum Schutz des Archivguts

Literaturhinweise

Archivkartons

Landeskirchenarchiv "im Interim"

Findbuchsammlung des Landeskirchenarchivs

Kirchgemeindechroniken

Aus dem Protokoll der Archivpflegertagung vom 5. Juni 1998

Musikwissenschaft und Archiv: Die RISM-Arbeitsstelle Dresden

Personalia

Termin

Anders als ein gängiger Werbeslogan meint, sind Archivalien nicht ganz so empfindlich wie rohe Eier. Dennoch müssen bei ihrer Unterbringung eine Reihe von Vorsichtsmaßnahmen beachtet werden, wenn sie Jahrhunderte überdauern sollen. Von zentraler Bedeutung ist der

Archivraum. Er ist verbindlicher Dienstraum jedes Pfarramts. Die Grundanforderungen sind altbekannt: er soll das Archivgut vor Feuer, Diebstahl und Schädlingsbefall schützen. Holzregale sind deshalb möglichst nicht zu verwenden. Metallregale sind Schränken vorzuziehen. Helles (Tages)licht ist eine Gefährdung, während kontrollierte Belüftung wichtig ist. Viele Schäden werden von falschem Raumklima hervorgerufen oder begünstigt. Namentlich Schimmel kann beim Menschen zu chronischen Krankheiten führen. Der finanzielle Aufwand für ein angemessenes Raumklima ist alle Mal geringer als die Restaurierungskosten. Anzustreben sind:

Raumtemperatur: 13-18 °C

rel. Luftfeuchtigkeit: ca. 50-55%

Gefährlicher als vorübergehende Abweichungen sind schnelle Schwankungen. Deshalb dürfen Archivalien niemals im Winter von einem unbeheizten, sehr kalten Raum unmittelbar in einen beheizten Raum oder gar noch durchs Freie bewegt werden.

Häufig lässt sich die räumliche Situation nicht so verändern, dass akzeptable Klimawerte erreicht werden. Bitten Sie gerade in diesen Fällen Ihren Archivpfleger oder das Landeskirchenarchiv um einen Besuch - denn ein allgemein gültiges Patentrezept gibt es nicht.

Kartonagen bieten einen nicht zu unterschätzenden Schutz vor Licht, Staub und Luftfeuchtigkeit. Deshalb sollten grundlegende Maßnahmen im Archiv immer für die Kartonierung der Archivalien genutzt werden. Allerdings entsprechen die im Bürofachhandel vertriebenen Materialien vielfach nicht den Anforderungen an Archivkartonagen und können sich sogar schädigend auswirken (Dies gilt besonders für "Systeme" aus brauner Wellpappe.) Bei der Beschaffung zulässiger Kartonagen unterstützt Sie Ihr Archivpfleger bzw. das Landeskirchenarchiv. Damit die Archivalien Ihres Archivs nicht "verrosten", müssen alle Metallteile aus den Akten entfernt werden. Sie können in Mappen oder in speziellem Archivmaterial in "Aktenform" aufgehoben werden.

Über weitere Maßnahmen und Hilfsmittel können Sie Ihr Archivpfleger oder das Landeskirchenarchiv informieren. Bitte berücksichtigen Sie jedoch, dass in unserer Landeskirche insgesamt zu wenig Personen für die Archivarbeit zur Verfügung stehen, und wenden Sie sich sehr rechtzeitig an uns. (CMR)

Bestandserhaltung in Archiven und Bibliotheken. Hg. v. Hartmut Weber (Werkhefte der Staatlichen Archivverwaltung Baden-Württemberg A 2), Stuttgart 1992 ISBN 3-17-012112-X 170 S. ca. 20 DM

Enthält grundsätzliche, auch für Laien verständliche Beiträge u. a. zu Einbandrestaurierung, Instandsetzung von Kulturgut, Lagerung, Verpackung, Nutzung von Archiv- und Bibliotheksgut, Verfilmung, Konservierung und Restaurierung von Archiv- und Bibliotheksgut.

Martin Strebel, Konservierung und Bestandeserhaltung von Schriftgut und Grafik Ein Leitfaden für Archive, Bibliotheken, Museen, Sammlungen, Granges-Paccot 1995 ISBN 3-9520984-0-X 89 S. ca. 25 DM

Im "Vermeiden - Nutzen" - Schema aufgebaute Handreichung zur Unterbringung und Behandlung von Archiv- und Bibliotheksgut. Leicht verständlich, vermittelt keine Hintergrundkenntnisse. (CMR)

Dülfer-Korn, Schrifttafeln zur deutschen Paläographie des 16.-20. Jahrhunderts (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 2), Marburg, 7. Aufl. 1992. Teil 1: Tafeln. Hg. v. G. Hollenberg, 39 S. u. 50 Tafeln. Teil 2: Transkriptionen Neu bearb. v. G. Hollenberg, 108 S. ISBN 3-923833-02-4 zus. 36 DM

Ermöglicht das Einlesen u. a. in die Kurrentschrift. Bd. 1 bietet großformatige Fotos aus Archivalien, Bd. 2 die dazugehörige maschinenschriftliche Transkription. (CMR)

Die Beschaffung geeigneter Archivkartons führte immer wieder zu Problemen. Deshalb hat das Landeskirchenarchiv durch die Vermittlung der Firma Grohmann, Dresden, bei einem einheimischen Kartonagenhersteller einen für alle in der Landeskirche begegnenden Folioformate passenden, säurefreien und basisch gepufferten Archivfaltkarton anfertigen lassen. Maße: 400 x 270 x 110/110 mm. Eine Mindestbestellmenge für die einzelne Gemeinde gibt es nicht; allerdings müssen für einen Produktionsauftrag insgesamt mindestens 200 Kartons zusammenkommen. Preis bei 200 Stück: 2,96 DM zzgl. Mehrwertsteuer, bei größeren Mengen deutlich weniger. (Bei anderen Herstellern ist für vergleichbare Qualität um 5 DM pro Karton zu zahlen.) Die Kirchenamtsratstelle Leipzig wird für ihren Bereich demnächst Bedarfsmeldungen sammeln. Für nähere Informationen steht das Landeskirchenarchiv zur Verfügung, Bestellungen sind an Firma Hannes Grohmann, Eugen-Dieterich-Str. 11, 01326 Dresden, Tel. (03 51) 26 22 90 zu richten. (CMR)

Mit dem Umzug des Landeskirchenamtes meldete das Amtsblatt auch die Schließung des Landeskirchenarchivs. Was heißt das konkret? Bis November/Dezember 1998 erreichen Sie auch die Archivarinnen im Interimsquartier des Landeskirchenamtes am Palaisplatz. Bei allen Anfragen berücksichtigen Sie bitte, dass sich unsere Arbeitsabläufe durch die Trennung von den Beständen des Landeskirchenarchivs erheblich verzögern. Recherchen sind vorübergehend gar nicht möglich. Ab Dezember 1998 sind wir wieder in der Lukasstraße 6 anzutreffen. Allerdings ist während des Umbaus Publikumsverkehr in der Lukasstraße 6 und damit die Benutzung des Archivs nicht möglich. (CMR)

Das Landeskirchenarchiv erhält ein Exemplar von jedem Findmittel, das zu einem Archiv in der Landeskirche erarbeitet wird. Ob es sich um Findbücher, Aktenverzeichnisse oder Karteien handelt, ist ohne Belang. Unsere Findbuchsammlung können Benutzerinnen und Benutzer des Landeskirchenarchivs einsehen. Damit bleiben den Kirchgemeinden eine Reihe "vorbeugender" Anfragen erspart. Benutzungsgenehmigungen und Detailauskünfte erteilen selbstverständlich die Gemeinden bzw. der jeweilige Archivträger.

Sollte einmal ein Originalfindbuch verloren gehen, kann das Exemplar des Landeskirchenarchivs kopiert werden. Sie ersparen sich und uns überflüssigen bürokratischen Aufwand, wenn Sie uns unaufgefordert ein Exemplar Ihrer Archivfindmittel zuleiten. Verzeichnisse, die in den letzten Jahren in die Akten des Landeskirchenamtes eingegangen sind, arbeiten wir in die Findbuchsammlung ein. Sie umfasst im Moment rd. 240 Findbücher. (CMR)

Vielerorts entstehen mit viel Liebe und Mühe Kirchgemeindechroniken und/oder Dokumentationen zu den Wendejahren. Auch hier bitten wir um ein Exemplar für die Sammlung des Landeskirchenarchivs. Nutzungsbeschränkungen können wir gern vereinbaren, wo es nötig erscheint. (CMR)

Tagungsort: Ev. Akademie Meißen. Tagungsdauer: 10.00 Uhr bis 15.25 Uhr.

Anwesend: Dr. Battenberg (bis 12.30 Uhr), Böhmer, Fehre, Fuhrmann, Granz (bis 15.00 Uhr), König, Marzin, Matthes, Mittmann, Patzke (ab 10.45 Uhr), Dr. Raddatz (Ltg.), Reiche, Schubert (Protokoll), Seifert (bis 14.40 Uhr), Thomas, Ulbrich, Wartenberg, Wenzel, Zuber.

Entschuldigt: Kranhold.

Tagesordnung: 1. Begrüßung. 2. Besichtigung des Archivs der Ev. Akademie Meißen. 3. Berichte aus den Kirchenbezirken. 4. Fragen der Archivbenutzung. 5. Altregistraturen. 6. Ordnung von Kirchgemeindearchiven. 7. Sicherungsverfilmung.

TOP 1 Begrüßung

In einer Kurzinformation zu den Kantoreiarchiven wurde dargelegt, dass die Mitarbeiter der RISM - Arbeitsgruppe Deutschland e.V., Arbeitsstelle Dresden seit 1994 eine Generalgenehmigung des Ev.-Luth. Landeskirchenamtes Sachsens zur Katalogisierung von Musikalien sächsischer Kirchgemeindearchive erhalten haben und ihnen volle Unterstützung bei der Erarbeitung eines Internationalen Quellenlexikons der Musik zu gewähren ist. Es wurde der RISM - Katalog zum Kantoreiarchiv Mügeln vorgestellt.

Das in einem archivtechnisch gut ausgestatteten Raum untergebrachte Archiv der Ev. Akademie Meißen wurde von Frau Grohmann vorgestellt. Besonderes Interesse fand die Erläuterung des zur Verzeichnung und zur Erarbeitung einer Chronik verwendeten EDV-Programms auf Access-Basis.

Die Problemdarstellungen von den ehren- und nebenamtlichen Archivpflegern bezogen sich überwiegend auf die Strukturveränderungen in der Landeskirche und die sich daraus ergebenden Erfordernisse an Archivprüfungen, an Personal und Archivräumlichkeiten.

Die Bezirkskirchenämter wurden auf die Notwendigkeit von mehr Nachdruck bei Mängelmeldungen in Archivprüfungsberichten zur Beseitigung der Mängel hingewiesen. Gleichzeitig wurden sie angemahnt, auf Verordnungen entsprechend zu reagieren. Die Baupfleger müssen stärker einbezogen und über die Anforderungen an Archivräume informiert werden. Der Einsatz der Archivpfleger sollte noch enger in Zusammenarbeit mit den Bezirkskirchenämtern erfolgen. Die zu Archivarbeiten in Kirchgemeinden benötigten Finanzen sind mit dem neuen Zuweisungsgesetz vom 01. 01. 1999 auf Antrag über die Bezirkskirchenämter zu erhalten.

Der Bitte um ein einheitliches neues Archivprüfungsformular kann derzeit vom Landeskirchenarchiv nicht entsprochen werden. Ein neues Archivgesetz ist in Erarbeitung, worauf dann entsprechende Ausführungsbestimmungen wie Benutzungsordnung, Archivpflegerordnung, Kassationsordnung usw. folgen werden.

Es wurde darauf hingewiesen, dass nach Vereinigungen von Kirchgemeinden mit der Führung von Kirchenbüchern neu zu beginnen ist.

Da die Verwendung des Begriffes "Archiv des Landeskirchenamtes" für das Landeskirchenarchiv der Ev.-Luth. Landeskirche Sachsens noch sehr verbreitet, aber falsch ist, wurde auf die Aufgabenbereiche des Landeskirchenarchivs verwiesen: Laut der Verordnung über das Archivwesen vom 29. 11. 1973, § 7 besteht "... beim Landeskirchenamt das Landeskirchenarchiv für das Archivgut der Landessynode, des Landesbischofs, der Kirchenleitung und des Landeskirchenamtes ...".

Die Altregistratur wurde als Durchlaufstation des Schriftgutes bis zur Archivreife oder Kassation definiert. Es wird nicht verzeichnet, sondern erfasst und geordnet. Der Begriff "Repositur" sollte durch den Begriff "Altregistratur" ersetzt werden. Zur Vorbereitung eines reibungslosen Ablaufes von der Registratur bis zum Archiv sollte schon in der Registratur für jede Akte eine Karteikarte mit Angaben zum Aktentitel, Aktenzeichen und Jahr des Beginns der Akte angelegt werden. Wandert die Akte in die Altregistratur, kommt das Jahr der Schließung der Akte hinzu. So sind problemlos Aktenverzeichnisse und Kassationslisten erstellbar. Kassationen sind dabei nur von einem ausgebildeten Archivar zu genehmigen, nicht von Verwaltungsmitarbeitern. Es werden nur ganze Akten kassiert, keine Einzelblätter.

Bei Vereinigungen von Kirchgemeinden sind je vorheriger Kirchgemeinde jeweils Registratur, Altregistratur und Archiv vorhanden. Die Archive bleiben als getrennte Bestände bestehen. Auch die Altregistraturen bleiben getrennt. Mit der Vereinigung entsteht eine gemeinsame Registratur, aus der sich dann eine Altregistratur und ein gemeinsames Archiv entwickeln. Dagegen bleiben bei Schwesterkirchverhältnissen die Registraturen und Archive getrennt. Bei aufgelösten Pfarrämtern entscheidet das Bezirkskirchenamt im Einvernehmen mit dem Kirchenvorstand, wo die Archive gelagert werden und wer sie betreut.

Es wurden Überblickspapiere als Hilfe bei der Einweisung von ABM-Kräften und mit Beispielen zur Rahmenklassifikation ausgegeben und besprochen.

Außerdem wurde darauf hingewiesen, dass Ephoralarchive und die Archive der Amtsratsstellen von den hauptamtlichen Archivpflegern zu verzeichnen sind. Ausnahmen sind nur möglich, wenn ein nebenamtlicher Archivpfleger tätig ist, die ABM-Kraft über Fachkenntnisse verfügt und eine entsprechende Einweisung erfolgt ist.

Im Zusammenhang mit den notwendigen kontinuierlichen Ordnungsarbeiten ist zu beachten, dass aus den Akten die vorhandenen Briefmarken nicht entfernt werden.

Herr OKR Zuber sprach die Bitte aus, als Archivpfleger entsprechend den Möglichkeiten darauf Einfluss zu nehmen, dass bei Vereinigungen nur ein Name in der Bezeichnung der Vereinigten Kirchgemeinde enthalten ist.

Im Zusammenhang mit dem Bericht über ein von Frau Dr. Raddatz durchgeführtes Seminar zur Verwaltungsausbildung wurde darauf hingewiesen, dass kirchliche Archive öffentliche Einrichtungen sind, in denen die Benutzung aber in Abhängigkeit vom Arbeitsaufwand und Erschließungszustand auch versagt werden kann. Da die Ablehnung einer Benutzung ein Verwaltungsakt ist, muss der Grund für die Versagung der Benutzung genau angegeben werden. Wissenschaftliche Benutzungen sind unabhängig von der Konfession des Antragstellers zu genehmigen oder zu versagen. Der Kirchenbuchausweis ist kein Ersatz für die Genehmigung der Benutzung durch das Pfarramt.

Anhand eines Mustervertrages für die Ausleihe von Archivalien zu Ausstellungszwecken wurde herausgestellt, dass auch bei Kunstgutverlagerungen ein entsprechender Vertrag notwendig ist. Da die Genehmigungspflicht beim Bezirkskirchenamt besteht, wird die Kontrollmöglichkeit gewährleistet und es muss auch von dort bei Gefährdung von Kunstgut reagiert werden. Außerdem besteht die Möglichkeit der Meldung an das Baureferat und an den Leiter des Kunstdienstes der Landeskirche, Herrn Dr. Schmidt.

Weiterhin wurde auf die Problemstellung der Novellierung des neuen Kunstgutschutzgesetzes verwiesen. Nur über Verzeichnisse von allem Kulturgut der Landeskirche kann auch kirchliches Kulturgut in das Schutzgesetz aufgenommen werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Kunstgutdefinition nur auf alles öffentlich Gezeigte angewendet wird und somit nicht für den gesamten Umfang an kirchlichem Kulturgut.

Die Einbeziehung von Archivgut unserer Landeskirche in die Sicherungverfilmung über den Freistaat Sachsen nach Kirchenbezirken scheint nun möglich. Die Kirchenbücher sollen in folgender Reihenfolge verfilmt werden: 1. Kirchenbuchamt Dresden, 2. Kirchliches Archiv Leipzig, 3. Kirchenbezirk Meißen.

Zuschüsse zur Restaurierung von Kirchenbüchern können derzeit nur für die unmittelbar der Vorbereitung der Sicherungsverfilmung dienenden Restaurierungsmaßnahmen gewährt werden. Schon zu leistende Vorarbeiten zwecks Durchführung der Sicherungsverfilmung sind unter anderem die Blattzählung in den Kirchenbüchern, Überprüfung und Erneuerung der Verzeichnisse, Beseitigung loser Seiten und die Aufstellung von Listen mit Laufzeiten als Findmittel. Kontaminiertes Archivgut kann nicht in die Sicherungsverfilmung einbezogen werden.

Die nächste Archivpflegertagung wird in Verbindung mit der Jahrestagung der Arbeitsgemeinschaft für Sächsische Kirchengeschichte (3. bis 5. Juni 1999) in Grimma stattfinden.

Kristin Schubert

"RISM", ein in der Musikwissenschaft weltweit zum Synonym gewordenes Kürzel, bedeutet "Répertoire International des Sources Musicales", zu Deutsch Internationales Quellenlexikon der Musik. Dahinter verbirgt sich ein "work in progress": unter der Schirmherrschaft der UNESCO wird seit den 50er Jahren in Europa und in Übersee an der bibliographischen Erfassung des alten musikalischen Erbes und am Nachweis seiner derzeitigen Standorte gearbeitet. Diese weltweite Dokumentation der (abendländischen) Musiküberlieferung und des historischen Schrifttums zur Musik wurde möglich und notwendig durch die Situation nach dem Zweiten Weltkrieg - möglich durch das Aufblühen internationaler Zusammenarbeit, notwendig durch die großen Verluste und Umverteilungen, die der Krieg verursacht hatte. Die praktische Arbeit wird geleistet teils von Einzelpersonen, vor allem aber von Länder-Arbeitsgruppen, die von ihrem jeweiligen Land finanziert werden. Die zentrale Sammelstelle für die Arbeitsergebnisse befand sich anfangs in Paris (daher die französische Haupt-Namensform), ging dann aber an die Bundesrepublik Deutschland über, wo sie zunächst in Kassel ihren Sitz hatte, inzwischen aber nach Frankfurt am Main umgezogen ist.

Zu dem Lexikon gehören mehrere Reihen. In Form gedruckter Katalogbände sind seit 1960 erschienen (und in großen Bibliotheken einsehbar):

- 12 Bände der Reihe A/I = Individualdrucke (d. h. frühe Ausgabe von Werken einzelner Komponisten), erschienen vor 1830;

- 2 Bände B/I und II = Sammeldrucke (Ausgaben von Werken jeweils mehrerer Komponisten) aus dem 16./17. und aus dem 18. Jahrhundert;

- 2 Bände B/VI = gedruckte Schriften über Musik, erschienen vor 1830;

- 2 Bände B/VIII = Das Deutsche Kirchenlied (DKL);

- eine Anzahl Einzelbände zu speziellen Themenkreisen (z. B. jüdische geistliche Musik) oder zu speziellen Überlieferungsformen (Lautentabulaturen, mittelalterliche Handschriften usw.)

Die großen Mengen handschriftlich aufgezeichneter europäischer Musik des 16., 17. und 18. Jahrhunderts lassen sich dagegen auf gleiche Art nicht nachweisen. Daher sind zur "Verdauung" der von überall gelieferten Titeldaten in der Frankfurter Zentralredaktion ein Datenpool eingerichtet und eine spezielle Software errichtet worden. Diese Daten werden inzwischen jährlich in kumulierter Neuauflage auf CD-ROM veröffentlicht. Der Datenbestand der jeweils neuesten CD-ROM ist auch über das Internet abfragbar.

Innerhalb des großen Rahmens der RISM-Aktivitäten wirkt die Arbeitsstelle Dresden. Vor 44 Jahren als RISM-Ländergruppe DDR gegründet, war sie zunächst der Musikabteilung der ehemaligen Deutschen Staatsbibliothek in Berlin zugeordnet. Seit elf Jahren befindet sie sich in der Sächsischen Landesbibliothek in Dresden. Die deutsche Wiedervereinigung schließlich brachte auch die Zusammenführung der bisher getrennten zwei RISM- Arbeitsgruppen unter ein administratives Dach. Als RISM- Arbeitsgruppe Deutschland mit den Arbeitsstellen München und Dresden führen die Teams ihr Werk in unverändertem Rahmen fort: München ist zuständig für die Archive und Bibliotheken in den alten Bundesländern, Dresden für die in den neuen.

Die Standorte der beiden Arbeitsstellen könnten nicht besser gewählt sein. Nicht nur sind die Bayerische Staats- und die Sächsische Landesbibliothek ideale Gastgeber durch die Fülle der Nachschlagewerke und bibliographischen Hilfsmittel, die den RISM-Mitarbeitern hier zur Verfügung stehen, und durch den reichen eigenen Besitz an Musikquellen, die zum Vergleichen und Identifizieren herangezogen werden können, sondern München wie Dresden befinden sich inmitten regelrechter "Ballungsgebiete" von Musikarchiven.

Für die Dresdner RISM-Arbeitsstelle arbeiten derzeit sechs Musikwissenschaftler, einige allerdings mit eingeschränktem Stundenaufkommen auf Honorarbasis. Der Arbeitsstelle ist besonders daran gelegen, über die bisher bekannt gewordenen Sammlungen hinaus weitere aufzuspüren und zu bearbeiten. Der Schwerpunkt liegt auf handschriftlich oder gedruckt überlieferten Musikquellen (Noten, Texten, Schriften einschließlich Unterrichtswerken wie Gesangs- oder Instrumentalschulen) aus der Zeit von 1600 bis 1830. Doch ist die obere Zeitgrenze inzwischen "Durchlässig" geworden, und zwar u.a. aus folgender Erwägung: Was auf maschinell gefertigtem Papier maschinell gedruckt (oder auch geschrieben) ist, wirkt weniger kostbar als das auf rein handwerklicher Basis Produzierte, und daher wurde es häufig ausgesondert, vor allem, wenn die Musik nicht mehr gefiel und Platz in den Notenschränken geschaffen werden musste. Dadurch ist manches ehemals in großer Auflage Erschienene oder häufig Abgeschriebene heute fast seltener als das ohnehin seltene Alte. Und hier möchte RISM helfen, weiterem Schwund entgegenzuwirken. Als Hilfe für die Archive wird angeboten, dass RISM ihren einschlägigen Bestand notfalls ordnet, mit Findnummern versieht und durch einen Kurztitelkatalog nutzbar macht. Die RISM-Arbeitsstelle bittet hiermit ganz besonders alle Pfarrer und Kantoren, die alte Musikalien entdecken, dass sie ihre zuständigen Archivpfleger unterrichten möchten. Betont sei noch einmal, dass es nicht schlechthin um alte Kompositionen usw. geht, sondern um deren alte - zeitgenössische - Überlieferung in gedruckter oder handschriftlicher Form. Über das Landeskirchenarchiv/Landeskirchenamt wird die RISM-Arbeitsstelle diese Meldungen erhalten und erst dann, in beiderseitigem Einvernehmen, Kontakt mit den besitzenden Archiven aufnehmen.

-~-

Die theologischen und kirchenpolitischen Auseinandersetzungen zwischen der Bekennenden Kirche auf der einen, den Deutschen Christen und dem NS-Regime auf der anderen Seite während der Jahre 1933 bis 1945, die unter dem Begriff "Kirchenkampf" zusammengefasst werden, stellen einen hervorragenden Bestandteil der deutschen evangelischen Kirchengeschichte im 20. Jahrhundert dar. Es ist eine Aufgabe aller evangelischen Kirchen, für die möglichst vollständige Dokumentation aller Materialien zu sorgen, die als Geschichtsquellen über den Kirchenkampf Auskunft geben und als Grundlage für künftige Forschungen und Darstellungen dienen können. Die herkömmlichen Institutionen der Dokumentation (Registratur, Archiv. Bibliothek, Presse) reichen im Hinblick auf das Thema oft nicht aus, weil während des Krieges vieles vernichtet worden ist und viele Einzelheiten seinerzeit gar nicht an die Öffentlichkeit gelangt sind. Diese Mängel können nur durch aktive gezielte Dokumentationstätigkeit soweit wie möglich wettgemacht werden.

Unter dem Begriff der Dokumentation wird zunächst die Tätigkeit des Dokumentierens verstanden, die Erzeugnisse geistiger Tätigkeit verfügbar macht. Dabei kann sich die Verfügbarkeit auf den Besitz der Erzeugnisse selbst, ebenso aber auch auf den bloßen Nachweis ihrer Existenz und ihres Standortes beziehen. Andererseits wird unter einer Dokumentation aber auch das Ergebnis des Dokumentierens in Gestalt von Schrift- oder Bild-"Dokumenten" begriffen. Archive, Bibliotheken und Sammlungen entstehen durch Dokumentation und stellen Dokumentation dar. Die im vorliegenden Falle gestellte Aufgabe kann auf zweierlei Art bewältigt werden, nämlich einmal durch die Sammlung von Materialien verschiedenster Art wie Schriftstücke, Briefe, Rundschreiben, Flugblätter, Flugschriften, Plakate, Zeitungen, Zeitschriften, Bücher, Erlebnisbericht, und zwar entweder im Original oder als Kopie, zum andern durch Anfertigung einer Übersicht über solches Material, das außerhalb der Sammlung an anderer Stelle aufbewahrt wird.

Für die praktische Arbeit sind folgende Hinweise zu beachten:

1. In die Sammlung können nur solche Stücke aufgenommen werden, die nicht schon im Zusammenhang einer festen Ordnung stehen. Es wäre falsch, Bücher aus ihrem bisherigen Bibliothekszusammenhang, Akten aus ihrer bisherigen Registratur- oder Archivordnung herauszunehmen, um sie wegen ihrer inhaltlichen Aussage in eine Kirchenkampf-Sammlung einzuordnen.

2. Werden bei Nachforschungen noch Kirchenkampf-Materialien Akten aus der Geschäftstätigkeit einer Amtsstelle oder einer Privatperson festgestellt oder angeboten, so ist zunächst zu fragen, ob sie nicht in ein für sie zuständiges Archiv gehören. Für amtliche Akten gilt ausnahmslos der Grundsatz, dass sie unter Wahrung ihres Entstehungszusammenhanges in dem zuständigen Archiv aufzubewahren sind. Akten und andere schriftliche Erzeugnisse von Privatpersonen sollen bzw. können als Nachlässe in Archiven oder Bibliotheken niedergelegt werden.

3. Die in einer Kirchenkampf-Sammlung enthaltenen Materialien sind in zweckmäßiger Weise zu ordnen. Dabei empfiehlt es sich, Zusammengewachsenes und seiner Entstehung nach Zusammengehöriges nicht auseinander zu reißen. Der Nachlass eines Pfarrers, eine Sammlung von Flugschriften, eine vollständige Reihe von Rundschreiben bleiben in sich geschlossen als besondere Bestände der Sammlung erhalten. Unvollständige Teilbestände und Splitterbestände werden am besten durch Zusammenführung vereinigt, so dass z. B. aus Erwerbungen verschiedener Herkunft eine komplette Reihe von Gesetzblättern oder Synodalprotokollen zusammengestellt werden kann. Bücher zum Thema Kirchenkampf, die in die Sammlung gelangen, werden zu einer Spezialbibliothek innerhalb der Sammlung zusammengestellt.

4. Über alle Stücke der Sammlung ist ein Nachweis zu führen, der auf jeden Fall ein Bestandsverzeichnis umfassen muss. Dieses kann in Buchform oder als Kartei angelegt sein. Es hat die Aufgabe, die Ordnung der ganzen Sammlung widerzuspiegeln und das Auffinden jedes Einzelstückes zu erleichtern. Die Gliederung dieses Verzeichnisses muss daher mit der Gliederung der Sammlung übereinstimmen. Darüber hinaus ist die Anfertigung eines systematischen Schlagwortverzeichnisses in Karteiform zu empfehlen. Seine Gliederung richtet sich nach dem in der Sammlung vorhandenen Material und den thematischen Gesichtspunkten der Auswertung.

5. Zur Ergänzung der schriftlichen Zeugnisse aus der Kirchenkampfzeit selbst empfiehlt es sich, solche Personen zur Abfassung von Erlebnisberichten anzuregen, die an den Auseinandersetzungen aktiv beteiligt waren oder in der Lage sind, aus eigenem Erleben zur Aufhellung der damaligen Ereignisse beizutragen. Bei der Beurteilung derartiger Berichte muss ihre mehr oder weniger subjektive Note berücksichtigt werden.

6. Im systematischen Verzeichnis sollen auch Hinweise auf Materialien untergebracht werden, die nicht in der Sammlung enthalten sind, die aber den gleichen thematischen und geographischen Bereich betreffen und daher als Ergänzung von Nutzen sein können. Es wird sich dabei um Material in kirchlichen, staatlichen oder städtischen Archiven, in öffentlichen Bibliotheken und Museen oder in Privatbesitz handeln. Die hierfür verwendeten Karteikarten sollen zur besseren Unterscheidung eine andere Farbe tragen.

Berlin, den 12. Januar 1974

I. Private Sammlungen

1. Sammlung Pfarrer Lehmann (DC) 1934-36

2. Sammlung Pfarrer Schulze (BK) 1938-46

3. Sammlung Superintendent Richter (BK) 1933-39

4. Sammlung OKR Meier (neutr.) 1932-48

II. Erlebnisberichte

1. Superintendent Schmidt (BK)

2. Pfarrer Krause (BK)

3. Amtmann Schneider (BK)

III. Zeitungen, Zeitschriften

1. Zeitungsausschnittsammlung "Deutsche Christen" 1933-45

2. Kirchengemeindeblätter der Superintendentur Neustadt 1934-39

IV. Drucksachen, Flugschriften

1. Rundschreiben des Landesbruderrates 1933-39

2. Protokolle der Landessynode 1931-46

V. Bücher

Vl. Kopien, Abschriften

1. Fotokopie der Prozessakte gegen Pf. Winkler vor dem Sondergericht 1938

2. Abschrift der Anklageschrift gegen Jugendwart Neumann vor dem Amtsgericht X 1935

3. Kleinbildfilm des Aktenbandes "Kirchensachen 1934-45" im Stadtarchiv X

Vorgänge im Reich

Maßnahmen von Partei und Regierung gegen die evangelische Kirche

Theologische und weltanschauliche Auseinandersetzungen

Reichskirche, Reichsbischof, Reichssynode und Reichskirchenwahlen

Bekennende Kirche, Bekenntnissynode

Deutsche Christen

Reichskirchenausschuss

Vorgänge im Bereich der Landeskirche

Maßnahmen von Partei- und Staatsstellen gegen die Landeskirche

Theologische und weltanschauliche Auseinandersetzungen

Landeskirche, Landesbischof, Landessynode und Landeskirchenwahlen

Bekennende Kirche, Landesbruderrat

Landeskirchenausschuss

Maßnahmen der DC-Führung gegen Christen jüdischer Abstammung

Örtliche Ereignisse

Superintendentur A-Stadt

Gemeinden A-Z

Superintendentur B-Heim

Gemeinden A-Z

Superintendentur C-Hausen

Gemeinden A-Z

Personen

A-Z

-~-

Der Sächsische Landtag hat am 22. April 1993 das folgende Gesetz beschlossen:

§ 1 Geltungsbereich

§ 2 Begriffsbestimmungen

§ 3 Organisation des staatlichen Archivwesens

§ 4 Aufgaben der staatlichen Archive

§ 5 Anbieten und Übernahme von Archivgut

§ 6 Rechtsansprüche Betroffener

§ 7 Deposita

§ 8 Verwaltung und Sicherung des Archivgutes

§ 9 Benutzung des Archivgutes

§ 10 Schutzfristen

§ 11 Ehrenamtliche Archivpfleger

§ 12 Archivgut des Landtages

§ 13 Kommunale Archive

§ 14 Archive von Hochschulen und Akademien

§ 15 Andere öffentliche Archive

§ 16 Verordnungsermächtigung

§ 17 In-Kraft-Treten

(1) Dieses Gesetz gilt für die Archivierung von Unterlagen in Archiven des Freistaates Sachsen und der seiner Aufsicht unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts.

(2) Dieses Gesetz gilt nicht für die öffentlich-rechtlichen Religionsgemeinschaften, die öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten und die öffentlich-rechtlichen Unternehmen, die am wirtschaftlichen Wettbewerb teilnehmen, sowie deren Zusammenschlüsse.

(1) Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen mit den zu ihrer Nutzung nötigen Hilfsmitteln. Archivgut im Sinne dieses Gesetzes entsteht beim Landtag, bei Gerichten, Behörden und sonstigen öffentlichen Stellen, bei natürlichen Personen oder bei juristischen Personen des Privatrechts. Zum Archivgut zählt auch Dokumentationsmaterial, das von den Archiven ergänzend gesammelt wird.

(2) Unterlagen sind insbesondere Urkunden, Amtsbücher, Akten, Einzelschriftstücke, Karten, Risse, Pläne, Bilder, Filme und Tonträger, maschinell lesbare Datenträger einschließlich der für die Auswertung der gespeicherten Daten erforderlichen Programme sowie andere Träger von Informationen.

(3) Archivwürdig sind Unterlagen, denen ein bleibender Wert für Gesetzgebung, Rechtsprechung, Regierung und Verwaltung, für Wissenschaft und Forschung oder für die Sicherung berechtigter Belange betroffener Personen und Institutionen oder Dritter zukommt.

(4) Das Archivieren beinhaltet das Erfassen, Übernehmen, Bewerten, Verwahren und Erhalten, Erschließen sowie Nutzbarmachen und Auswerten von Archivgut.

(1) Der Freistaat Sachsen unterhält für die Erfüllung aller staatlichen Archivaufgaben das Sächsische Hauptstaatsarchiv und Staatsarchive einschließlich der Deutschen Zentralstelle für Genealogie als Spezialarchiv für Personen- und Familiengeschichte (staatliche Archive).

(2) Oberste Aufsichtsbehörde für das staatliche Archivwesen ist das Staatsministerium des Innern. Diese nimmt bis zur Einrichtung einer Landesarchivdirektion beim Sächsischen Hauptstaatsarchiv die Aufgaben einer Landesarchivverwaltung einschließlich der Beratung nichtstaatlicher Archive wahr.

(3) Die oberste Aufsichtsbehörde kann die Erfüllung einzelner Aufgaben der staatlichen Archive durch öffentlich-rechtliche Vereinbarung auf andere Archive öffentlich-rechtlicher Trägerschaft übertragen, wenn dies besonderen historischen Interessen entspricht.

(1) Die staatlichen Archive sind Fachbehörden des Archivwesens.

(2) Die staatlichen Archive haben die Aufgabe, das Archivgut der Gerichte, Behörden und sonstigen öffentlichen Stellen des Freistaates Sachsen nach Maßgabe dieses Gesetzes zu archivieren. Diese Aufgabe erstreckt sich auch auf das Archivgut der Rechtsvorgänger des Freistaates Sachsen und der Funktionsvorgänger der in Satz 1 genannten Stellen sowie aus der Zeit vom 8. Mai 1945 bis zum 2. Oktober 1990 auf das Archivgut der ehemaligen staatlichen oder wirtschaftsleitenden Organe, der Kombinate, Betriebe, Genossenschaften und Einrichtungen.

Dies gilt auch für Archivgut der Parteien, gesellschaftlichen Organisationen und juristischen Personen.

(3) Die staatlichen Archive können, soweit das Bundesarchivgesetz vom 6. Januar 1988 (BGBl. I S. 62), zuletzt geändert durch Gesetz vom 13. März 1992 (BGBl. I S. 506), es zulässt, Archivgut des Bundes übernehmen und verwahren, wenn hierfür ein öffentliches Interesse des Freistaates Sachsen besteht.

(4) Die staatlichen Archive können auch von anderen als den in § 5 Abs. 1 genannten Stellen oder Personen Archivgut auf Grund von besonderen Rechtsvorschriften, Vereinbarungen oder letztwilligen Verfügungen übernehmen. Die §§ 7 und 8 gelten in diesen Fällen sinngemäß, sofern die Rechtsvorschriften, Vereinbarungen oder letztwilligen Verfügungen nichts anderes bestimmen.

(5) Im Rahmen ihrer Zuständigkeit beraten die staatlichen Archive die Gerichte, Behörden und sonstigen öffentlichen Stellen des Freistaates Sachsen bei der Verwaltung und Sicherung ihrer Unterlagen. Wenn ein entsprechender Antrag oder ein besonderes öffentliches Interesse vorliegt, können die staatlichen Archive nichtstaatliche Archiveigentümer bei der Erhaltung, Erschließung und Auswertung ihres Archivgutes beraten und unterstützen.

(6) Die staatlichen Archive nehmen Aufgaben im Rahmen der archivarischen Aus- und Fortbildung wahr.

(7) Das Staatsministerium des Innern kann den staatlichen Archiven weitere Aufgaben übertragen, die in sachlichem Zusammenhang mit dem Archivwesen oder der wissenschaftlichen Forschung stehen.

(1) Die Gerichte, Behörden und sonstigen öffentlichen Stellen des Freistaates Sachsen haben den zuständigen staatlichen Archiven alle Unterlagen zur Übernahme anzubieten, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen. Unabhängig davon sind alle Unterlagen jedoch spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung dem zuständigen staatlichen Archiv anzubieten, sofern nicht Rechtsvorschriften oder Verwaltungsvorschriften der obersten Landesbehörden längere Aufbewahrungsfristen bestimmen. Den Beauftragten der staatlichen Archive ist auf Verlangen zur Feststellung der Archivwürdigkeit Einsicht in die Unterlagen und die dazugehörigen Findhilfsmittel zu gewähren. Die Anbietungspflicht erstreckt sich auch auf Unterlagen, die dem Datenschutz und dem Geheimschutz unterliegen, soweit Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmen.

(2) Zur Anbietung sind auch alle Personen und Stellen im Freistaat Sachsen verpflichtet, die die tatsächliche Verfügungsgewalt aber Unterlagen im Sinne von § 4 Abs. 2 Sätze 2 und 3 besitzen. Diese Unterlagen sind unverzüglich anzubieten und auf Anforderung herauszugeben.

(3) Die Staatskanzlei, die Staatsministerien, der Rechnungshof und die oberen und mittleren Behörden des Freistaates Sachsen sind verpflichtet, die von ihnen herausgegebenen Druckschriften unmittelbar nach Erscheinen in zwei Exemplaren an das Sächsische Hauptstaatsarchiv abzugeben.

(4) Das zuständige staatliche Archiv entscheidet im Benehmen mit der anbietenden Stelle innerhalb von sechs Monaten über die Archivwürdigkeit der Unterlagen. Nach Ablauf dieser Frist entfällt die Verpflichtung zur weiteren Aufbewahrung.

(5) Wird die Archivwürdigkeit bejaht, hat das zuständige staatliche Archiv die Unterlagen anhand von Ablieferungsnachweisen, die die anbietende Stelle fertigt, zu übernehmen. Wird die Archivwürdigkeit verneint, so kann die anbietende Stelle die Unterlagen vernichten, wenn weder Rechtsvorschriften noch schutzwürdige Belange der Betroffenen entgegenstehen. Über die Vernichtung ist ein Nachweis zu fertigen, der dauernd aufzubewahren ist.

(6) Das zuständige staatliche Archiv kann Archivgut bereits vor Ablauf der für die abgebende Stelle jeweils geltenden Aufbewahrungsfrist übernehmen, soweit Rechtsvorschriften nicht entgegenstehen. Die durch Rechts- oder Verwaltungsvorschriften festgelegten Aufbewahrungsfristen werden auch durch Aufbewahrung im Archiv eingehalten.

(7) Das zuständige staatliche Archiv hat nach der Übernahme ebenso wie die abgebende Stelle die schutzwürdigen Belange Betroffener zu berücksichtigen; insbesondere hat es bei Unterlagen mit personenbezogenen Daten bei der Erfüllung seiner Aufgaben die Vorschriften über die Verarbeitung und Sicherung dieser Unterlagen zu beachten, die für die abgebende Stelle gelten.

(8) Soweit es sich bei massenhaft gleichförmigen Unterlagen um Archivgut handelt, sind vor der Übergabe zwischen dem zuständigen staatlichen Archiv und der anbietenden Stelle Art und Umfang der zu übernehmenden Unterlagen einvernehmlich festzulegen. Bei maschinell lesbaren Datenträgern ist zusätzlich die Form der Datenübermittlung zu vereinbaren. Sie hat den allgemein anerkannten Regeln der Technik zu entsprechen. Werden solche angebotenen Unterlagen nicht innerhalb von sechs Monaten vom zuständigen staatlichen Archiv übernommen, müssen sie von der anbietenden Stelle nicht länger aufbewahrt werden.

(1) Rechtsansprüche Betroffener auf Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten und auf Auskunft über die im Archivgut zu ihrer Person enthaltenen Daten bleiben unberührt, soweit das Archivgut durch Namen der Personen erschlossen ist. Anstelle einer Auskunft kann Einsicht in das Archivgut gewährt werden.

(2) Wird die Unrichtigkeit personenbezogener Daten festgestellt, ist dies in den betreffenden Unterlagen auf geeignete Weise zu vermerken. Wer die Richtigkeit von Angaben zu seiner Person bestreitet, kann verlangen, dass dem Archivgut seine Gegendarstellung beigefügt wird, wenn er ein berechtigtes Interesse daran glaubhaft macht. Nach seinem Tod steht dieses Recht den Angehörigen nach § 10 Abs. 4 Satz 3 zu.

(3) Jedermann hat das Recht, vom zuständigen staatlichen Archiv Auskunft darüber zu verlangen, ob in dem Archivgut nach § 4 Abs. 2 Sätze 2 und 3 Daten zu seiner Person enthalten sind, soweit das Archivgut durch Namen erschlossen ist oder sonst mit vertretbarem Aufwand ermittelt werden kann. Ist das der Fall, hat er das Recht auf Einsicht und Herausgabe von Kopien der Unterlagen. § 9 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 sowie 3 bis 6 gelten entsprechend.

(1) Die in den §§ 13 und 15 aufgeführten Stellen können ihr Archivgut einem staatlichen Archiv als Depositum unter Wahrung des Eigentums zur Übernahme anbieten. Das Gleiche gilt für öffentlich-rechtliche Religionsgemeinschaften und ihre Untergliederungen sowie für natürliche und juristische Personen des Privatrechts. Zwischen dem Eigentümer des Archivgutes und dem jeweiligen staatlichen Archiv ist ein Depositalvertrag abzuschließen.

(2) Die staatlichen Archive sind zur Übernahme nicht verpflichtet.

(3) Depositalgut unterliegt den gleichen Bestimmungen wie das öffentliche Archivgut, sofern nicht durch Depositalverträge etwas anderes bestimmt wird.

(1) Die staatlichen Archive haben das Verfügungsrecht über das Archivgut und sind verpflichtet, das Archivgut nach archivwissenschaftlichen Erkenntnissen zu bearbeiten und einer ordnungsgemäßen Benutzung zugänglich zu machen.

(2) Die staatlichen Archive sind befugt Unterlagen, deren Archivwürdigkeit nicht mehr gegeben ist, zu vernichten. Über die Vernichtung ist ein Nachweis zu fertigen und dauernd aufzubewahren.

(3) Das Archivgut ist nachhaltig vor Schäden, Verlust, Vernichtung oder unbefugter Nutzung zu schützen.

(4) Archivgut ist ein Bestandteil des Landeskulturgutes; seine Veräußerung ist verboten.

(1) Jedermann, der ein berechtigtes Interesse glaubhaft macht, hat unbeschadet der Rechte aus § 6 nach Maßgabe der Benutzungsordnung das Recht, das Archivgut des Freistaates Sachsen zu nutzen.

(2) Die Benutzung ist einzuschränken oder zu versagen, wenn

1. Grund zur Annahme besteht, dass das Wohl der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder gefährdet würde,

2. Grund zur Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Dritter entgegenstehen,

3. Rechtsvorschriften über Geheimhaltung verletzt würden,

4. der Erhaltungszustand des Archivgutes entgegensteht,

5. ein nicht vertretbarer Arbeitsaufwand entstehen würde oder

6. Vereinbarungen mit gegenwärtigen oder früheren Eigentümern entgegenstehen.

Die Nutzung kann aus anderen wichtigen Gründen eingeschränkt oder versagt werden. Die Entscheidung trifft das zuständige staatliche Archiv.

(3) Der Benutzer ist verpflichtet, von einem Werk, das er unter wesentlicher Verwendung von Archivgut der staatlichen Archive verfasst oder erstellt hat, nach Fertigstellung dem staatlichen Archiv, dessen Bestände er am meisten in Anspruch genommen hat, unaufgefordert ein Belegexemplar unentgeltlich abzuliefern.

(1) Archivgut wird im Regelfall dreißig Jahre nach Entstehung der Unterlagen für die Benutzung freigegeben. Unterlagen, die besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegen, dürfen erst sechzig Jahre nach ihrer Entstehung benutzt werden. Unbeschadet der allgemeinen Schutzfristen dürfen Akten und Daten, die sich auf eine natürliche Person beziehen (personenbezogenes Archivgut), erst zehn Jahre nach dem Tod der betroffenen Person durch Dritte benutzt werden. Ist der Todestag nicht festzustellen, endet die Schutzfrist hundert Jahre nach der Geburt der betroffenen Person.

(2) Die Schutzfristen nach Absatz 1 gelten nicht für solche Unterlagen, die bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt waren. Die Schutzfristen nach Absatz 1 Sätze 1 und 2 gelten nicht für Archivgut nach § 4 Abs. 2 Sätze 2 und 3. Amtsträger in Ausübung ihrer Ämter sind keine betroffenen Personen im Sinne des Absatzes 1; Entsprechendes gilt für Mitarbeiter der in § 4 Abs. 2 Sätze 2 und 3 genannten Stellen.

(3) Die in Absatz 1 festgelegten Schutzfristen gelten auch bei der Benutzung durch öffentliche Stellen. Für die abgebenden öffentlichen Stellen gelten die Schutzfristen des Absatzes 1 nur für Unterlagen, die bei ihnen auf Grund besonderer Vorschriften hätten gesperrt, gelöscht oder vernichtet werden müssen.

(4) Die festgelegten Schutzfristen können im Einzelfall verkürzt werden, wenn es im öffentlichen Interesse liegt. Bei personenbezogenem Archivgut ist eine Verkürzung nur zulässig, wenn die Benutzung für ein bestimmtes Forschungsvorhaben erfolgt und schutzwürdige Belange der betroffenen Personen oder Dritter nicht beeinträchtigt werden oder das öffentliche Interesse an der Durchführung des Forschungsvorhabens die schutzwürdigen Belange erheblich überwiegt; soweit der Forschungszweck dies zulässt, sind die Forschungsergebnisse ohne personenbezogene Angaben aus dem Archivgut zu veröffentlichen. Eine Benutzung personenbezogener Akten ist unabhängig von den in Absatz 1 genannten Schutzfristen auch zulässig, wenn die Person, auf die sich das Archivgut bezieht, oder im Falle ihres Todes ihre Angehörigen eingewilligt haben; die Einwilligung ist von dem überlebenden Ehegatten, nach dessen Tod von seinen geschäftsfähigen Kindern und, wenn weder ein Ehegatte noch Kinder vorhanden sind, von den Eltern der betroffenen Person einzuholen.

(5) Für Archivgut das gemäß § 2 Abs. 3 Satz 1 des Bundesarchivgesetzes von Stellen des Bundes den staatlichen Archiven übergeben worden ist, und für Archivgut, das Rechtsvorschriften des Bundes über die Geheimhaltung im Sinne von § 10 Nr. 1 Buchst. b oder § 11 des Bundesarchivgesetzes unterliegt und das von anderen als den in § 2 Abs. 1 des Bundesarchivgesetzes genannten Stellen den staatlichen Archiven übergeben worden ist, gelten § 2 Abs. 4 Satz 2 und § 5 Abs. 1 bis 7 und 9 des Bundesarchivgesetzes entsprechend.

(1) Die staatlichen Archive können ehrenamtliche Archivpfleger bestellen.

(2) Die ehrenamtlichen Archivpfleger sind verpflichtet, über die ihnen bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben bekannt gewordenen Angelegenheiten gegenüber Dritten Verschwiegenheit zu bewahren und dürfen diese Kenntnisse nicht unbefugt verwerten. Sie haben auf Verlangen Schriftstücke und sonstige Gegenstände, in deren Besitz sie durch ihre Tätigkeit gelangt sind, an die staatlichen Archive herauszugeben. Diese Verpflichtungen bestehen auch nach Beendigung des Ehrenamtes fort; zur Herausgabe sind auch die Hinterbliebenen und die Erben verpflichtet.

(3) Ehrenamtliche Archivpfleger können zu Ehrenbeamten berufen werden.

Der Sächsische Landtag unterhält ein eigenes Archiv. Er kann bei ihm entstandene Unterlagen, die er zur Erfüllung seiner Aufgaben nicht mehr benötigt, dem Sächsischen Hauptstaatsarchiv zur Übernahme anbieten.

(1) Die kommunalen Träger der Selbstverwaltung, deren Verbände sowie kommunale Stiftungen verwahren, erhalten und erschließen ihr Archivgut im Sinne von § 2 einschließlich des von ihnen übernommenen Archivgutes nach § 4 Abs. 2 zur allgemeinen Nutzung in eigener Zuständigkeit.

(2) Sie unterhalten zu diesem Zweck eigene oder gemeinsame Archive, die den archivfachlichen Anforderungen hinsichtlich Personal, Räumen und Ausstattung entsprechen müssen.

(3) § 5 Abs. 4 bis 8 und §§ 6 bis 11 gelten entsprechend. Die Rechtsträger der Archive erlassen eine Archivordnung als Satzung.

(1) Die staatlichen Hochschulen und die Sächsische Akademie der Wissenschaften zu Leipzig verwahren, erhalten und erschließen ihr Archivgut im Sinne von § 2 zur allgemeinen Nutzung in eigener Zuständigkeit.

(2) § 13 Abs. 2 und 3 gilt entsprechend.

Die sonstigen der Aufsicht des Freistaates Sachsen unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts können mit Zustimmung der Staatsregierung eigene fachlich geleitete Archive unterhalten, die der Fachaufsicht des örtlich zuständigen staatlichen Archives unterstehen. Sofern sie keine eigenen Archive unterhalten, haben sie die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigten Unterlagen dem örtlich zuständigen staatlichen Archiv nach Maßgabe des § 5 zur Übernahme anzubieten. Das Eigentum am Archivgut bleibt unberührt.

Das Staatsministerium des Innern regelt durch Rechtsverordnung

1. die Zuständigkeiten im staatlichen Archivwesen und

2. die Benutzung der staatlichen Archive einschließlich der dafür zu erhebenden Gebühren und Auslagen.

(1) Dieses Gesetz tritt am Tage nach seiner Verkündung in Kraft.

(2) Gleichzeitig tritt die Verordnung über das staatliche Archivwesen der DDR vom 11. März 1976 (GBl. I Nr. 10 S. 165) außer Kraft.

Das vorstehende Gesetz wird hiermit ausgefertigt und ist zu verkünden.

Dresden, den 17. Mai 1993

-~-

Reg.-Nr. 1403/2.3

Aufgrund der §§ 3, 4 und 6 des Kirchgemeindestrukturgesetzes vom 02. April 1998 (ABl. S. A 55) sowie des § 17 der Verordnung über Archivwesen vom 29. November 1973 (ABl. 1974 S. A 4) erlässt das Landeskirchenamt zur Behandlung von Registraturen und Archiven der Kirchgemeinden bei der Bildung von Schwesterkirchverhältnissen, der Vereinigung von Kirchgemeinden und der Bildung von Kirchspielen folgende Richtlinie:

Die Registratur eines Pfarramtes umfasst das laufende dienstliche Schriftgut. Das Altregistraturgut umfasst das dienstliche Schriftgut, das für die Arbeit des Pfarramtes nur noch gelegentlich herangezogen werden muss. Deshalb müssen Registratur und Altregistratur am Sitz der Pfarramtsverwaltung zur Verfügung stehen.

Bei der Bildung von Schwesterkirchverhältnissen ist in der Vereinbarung der beteiligten Kirchgemeinden nach § 3 Abs. 1 Kirchgemeindestrukturgesetz die Unterbringung der Registraturen und Altregistraturen zu regeln. Nimmt die anstellende Kirchgemeinde sämtliche Verwaltungsaufgaben für die beteiligten Kirchgemeinden wahr, so sind die Registraturen und Altregistraturen der anderen Kirchgemeinden in das Pfarramt der anstellenden Kirchgemeinde zu verbringen. Es sind für alle beteiligten Kirchgemeinden weiterhin gesonderte Akten zu führen.

Bei der Vereinigung von Kirchgemeinden sind mit dem Zeitpunkt der Entstehung der neuen Kirchgemeinde neue Akten anzulegen und zu führen. Diese bilden die Registratur der neuen Kirchgemeinde, aus der sich in der Folgezeit die Altregistratur entwickelt. Die Registraturen der bisher selbstständigen Kirchgemeinden sind aufzulösen. Noch separat zu führende laufende Akten gehen an die neue Registratur über. Die übrigen Akten werden dem jeweiligen Altregistraturgut der bisher selbstständigen Kirchgemeinden zugeführt. Dieses Altregistraturgut ist zunächst separat aufzubewahren; ihm werden jedoch nur vor der Vereinigung begonnene Akten zugeführt. In der Folgezeit wird es durch Aussonderungen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen bzw. durch Übernahme in die zugehörigen Archivbestände reduziert und schließlich aufgelöst.

Bei der Bildung von Kirchspielen ist am Sitz des Kirchspieles die Kirchspielregistratur einzurichten, aus der sich in der Folgezeit die Altregistratur des Kirchspieles entwickelt. Bestandteil der Kirchspielregistratur sind neben den neu für das gesamte Kirchspiel anzulegenden Akten aus den Registraturen der Pfarrämter der beteiligten Kirchgemeinden, die für die Kirchspielverwaltung benötigt werden. Diese Akten sind dauernd von den Pfarrämtern an die Kirchspielverwaltung abzugeben. Die übrigen Akten der Pfarramtsregistraturen werden in die jeweils zugehörige Altregistratur überführt. Diese Altregistraturen bleiben als selbstständige Körper bestehen; ihnen werden jedoch nur vor der Kirchspielbildung begonnene Akten zugeführt. In der Folgezeit werden sie durch Aussonderung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen bzw. durch Übernahme in die zugehörigen Archivbestände reduziert und schließlich aufgelöst. Der Aktenplan der Kirchspielregistratur hat zu berücksichtigen, dass die beteiligten Kirchgemeinden Körperschaften des öffentlichen Rechtes bleiben.

Alle in einer Registratur geführten Akten sind in einem Aktenverzeichnis zu erfassen. Festzuhalten sind auf einer Karteikarte oder durch Eintrag in einer mittels eines Textverarbeitungsprogramms erstellten Liste Aktenzeichen, Aktentitel, Anzahl der Bände und Datum der Anlage der Akte. Bei der Überführung einer Akte aus der Registratur in die Altregistratur ist die Karteikarte oder Liste nach Eintragung der nun vollständigen Laufzeit in das Verzeichnis der Altregistratur zu übernehmen.

Das Kirchgemeindearchiv übernimmt nach der archivischen Bewertung die archivwürdigen dauernd aufzubewahrenden Akten und Unterlagen aus der Altregistratur, die nur in Ausnahmefällen noch für die Arbeit der Pfarramtsverwaltung benötigt werden. Deshalb muss sich das Archiv nicht am Sitz der Pfarramtsverwaltung befinden, wenn im Pfarramt keine hinreichend großen und sonst geeigneten Räume zur Verfügung stehen und in einem anderen kirchlichen Gebäude bessere Möglichkeiten für die langfristige Unterbringung der Archivbestände bestehen.

Grundsätzlich ist jede Kirchgemeinde und jedes Kirchspiel verpflichtet, das Archiv in Räumen unterzubringen, die die besonderen Anforderungen für die Unterbringung dauernd aufzubewahrender Unterlagen erfüllen. Gewährleistet sein müssen: Zutritt nur für bevollmächtigte haupt- oder ehrenamtliche Mitarbeiter der Kirchgemeinde, feuer- und diebstahlgeschützte Unterbringung, regelmäßige Kontrolle des Raumklimas (Belüftung), Vorhandensein eines Raumes für die Archivbenutzung im selben Gebäude.

Bei der Bildung von Schwesterkirchverhältnissen ist in der Vereinbarung nach § 3 Absatz 1 Kirchgemeindestrukturgesetz die Unterbringung der Archive zu regeln. Es bleiben separate Archivkörper mit separaten Beständen bestehen.

Bei der Vereinigung von Kirchgemeinden ist ein gemeinsames Kirchgemeindearchiv einzurichten. Dieses umfasst die unveränderten Bestände der bisherigen Kirchgemeindearchive. Aus der neu entstehenden Altregistratur der vereinigten Kirchgemeinde erwächst in der Folgezeit ein Archivbestand der vereinigten Kirchgemeinde. Die Verschmelzung der separaten Bestände der bisherigen Kirchgemeinden zu einem Bestand ist unzulässig.

Bei der Bildung von Kirchspielen ist ein Kirchspielarchiv einzurichten. Der Sitz des Kirchspielarchives ist in der Vereinbarung nach § 6 Abs. 1 Kirchgemeindestrukturgesetz über die Bildung des Kirchspiels festzulegen. Die Kirchgemeindearchive der beteiligten Kirchgemeinden bleiben unverändert bestehen. Unter dem Aspekt eines effizienten und wirtschaftlichen Arbeitens wird empfohlen, alle Archive in einem Kirchspiel in einem geeigneten kirchlichen Gebäude unterzubringen.

Die Findmittel der Archive sind regelmäßig zu aktualisieren. Dabei sind die Karteikarten oder Aktenverzeichnisse bei der Übernahme aus der Altregistratur zu einem Ablieferungsverzeichnis zusammenzustellen. Dieses hat den gleichen Aussagegehalt wie die bisher von den Pfarrämtern erarbeiteten Archivverzeichnisse oder Repertorien. Die Findmittel der Archive sind jeweils in einem Exemplar im Archiv selbst, in der Pfarramts- bzw. Kirchspielverwaltung und im Landeskirchenarchiv aufzubewahren. Bei allen geplanten organisatorischen Veränderungen der Archive ist der Archivpfleger rechtzeitig einzubeziehen. Dies gilt für Veränderungen von Registraturen entsprechend.

Diese Richtlinie tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.

-~-

Bei Veränderungen territorialer Zuständigkeitsbereiche kirchlicher Verwaltungsdienststellen ist im Hinblick auf die vorhandenen Akten in Registraturen und Archiven für die abzugebenden Gebiete wie folgt zu verfahren:

l. In Anwendung des im Archivwesen geltenden Grundsatzes, der die Erhaltung des Herkunftszusammenhanges fordert, sind Archivbestände - soweit möglich - geschlossen dort zu erhalten, wo sie entstanden sind (Provenienzprinzip).

2. Aus den laufenden Registraturen sind an die neu zuständigen Dienststellen diejenigen Akten abzugeben, die für die Weiterführung der laufenden Angelegenheiten notwendig sind.

3. Für die Vereinbarungen im Einzelfall wird auf das von der Arbeitsgemeinschaft für das kirchliche Archiv- und Bibliothekswesen vorgelegte Gutachten vom 1. Oktober 1973 verwiesen, welches als Anlage beigefügt ist.

Bad Saarow, den 13. März 1977

Jede Verwaltungstätigkeit erzeugt Akten, die zu Registraturen zusammenwachsen und schließlich in Archiven niedergelegt werden. Jede Verwaltungsbehörde hat einen begrenzten territorialen Zuständigkeitsbereich. Da die Verwaltung ständig auf ältere Akten als ihr eigentliches Gedächtnis zurückgreifen muss, ergibt sich bei Veränderungen der territorialen Zuständigkeit die Frage, wie mit denjenigen Akten zu verfahren ist, die sich in territorialer Hinsicht auf Orte oder Gebiete beziehen, die unter die Zuständigkeit einer neuen Behörde gekommen sind. Diese Akten werden in der bisherigen Behörde nicht mehr fortgeführt und praktisch nicht mehr benötigt, während sie in der neuen Behörde gebraucht werden, damit die laufenden Angelegenheiten kontinuierlich weitergeführt werden können. Aus alledem ergibt sich die Notwendigkeit, bei Veränderungen der territorialen Verwaltungsstruktur auch die davon betroffenen Registraturen und Archive einzubeziehen.

Diesem praktischen Bedürfnis steht die Tatsache entgegen, dass eine Registratur, bzw. ein Archivbestand ein organisch aus der Verwaltungsarbeit erwachsener Körper ist, der geschlossen erhalten werden muss, wenn er über die Tätigkeit der Behörde erschöpfend Auskunft geben soll. Aus. diesem Grunde hat sich in der Archivwissenschaft und Archivpraxis das Provenienzprinzip durchgesetzt, das die Erhaltung des Herkunftszusammenhanges als obersten Grundsatz jeder Archivordnung fordert. Jedes Aktenstück gehört in diejenige Registratur bzw. in das Archiv derjenigen Behörde, in der es entstanden ist.

Im Widerstreit dieser beiden Notwendigkeiten kommt es im konkreten Fall darauf an, eine Lösung zu finden, die nach beiden Seiten hin annehmbar ist. Da die anstehenden Fragen nicht nur innerhalb eines Staates, sondern auch immer wieder bei zwischenstaatlichen Territorialveränderungen eine Rolle spielen, sind sie auf internationaler archiv-wissenschaftlicher Ebene behandelt worden. So hat sich, bei der Table rondnes archives, die als ein alljährlich zusammentretendes internationales Konsultationsorgan 1961 in Warschau tagte, folgende allgemein anerkannte Meinung ergeben ("Archivmitteilungen" 11. Jg., 1961, Heft 5, S. 157):

Bei allen Fragen der Archivordnung und Archivabgrenzung bildet das Provenienzprinzip die allgemeine Richtschnur, doch soll es nicht starr angewandt werden. Archivbestände zentraler Behörden bleiben bei einem Wechsel der Souveränität an ihrem Entstehungsort. Das gilt auch für den Fall, dass nur Teile zentraler Archivbestände ein abgetretenes Gebiet betreffen. Der unzerstörte Bestand besitzt auf Grund seines inneren Zusammenhanges eine einmalige Aussagekraft, die es zu erhalten gilt.

Die Aktenbestände selbstständiger Behördenteile, die sich ausschließlich mit dem abgetretenen Gebiet befasst haben, gehen an den Nachfolgestaat über. Der ein abgetretenes Gebiet übernehmende Nachfolgestaat kann auch solche Akten anfordern, die er zur Fortführung der Verwaltungstätigkeit braucht, auch wenn sie aus der Registratur einer Zentralbehörde stammen, aber das abgetretene Gebiet betreffen.

Akten regionaler und lokaler Herkunft, die in einem abgetretenen Gebiet erwachsen sind, gehen an den Nachfolgestaat über.

Wendet man diese Grundsätze auf die in den evangelische Kirchen gegebenen Verhältnisse an, so kommt man zu folgenden Regelungen:

1. Bei allen Veränderungen der territorialen Struktur sind geschlossene Archivbestände so weit wie möglich unangetastet zu lassen. Aus den laufenden Registraturen sind an die neuen, für einen Ort oder ein Gebiet zuständigen Amtsstellen diejenigen Akten zu übergeben, die für die Weiterführung der laufend Angelegenheiten benötigt werden. Das gilt in erster Linie für Ortsakten und die Personalakten.

2. Bei einer Aufteilung einer aus mehreren Orten bestehenden Kirchgemeinde A in zwei Kirchgemeinden A und B bleibt die Gemeindestruktur in A bestehen, gibt jedoch an die neu entstehende Registratur in B diejenigen laufenden Akten ab, die ausschließlich die zur neuen Kirchgemeinde B gehörigen Orte betreffen. Das Archiv in A bleibt ungeteilt erhalten.

3. Bei Vereinigung zweier Kirchgemeinden C und D zu einer Kirchgemeinde D gehen Registratur und Archiv von C nach D über, doch bilden die bis zur Vereinigung abgeschlossenen Akten von C einen eigenen, geschlossenen Bestand, der nicht mit demjenigen von D vermengt werden darf. Die weiterzuführenden Akten von C gehen dagegen in die Registratur von D ein. Das abgeschlossene Archiv von C kann auch dem Archiv einer höheren Verwaltungsebene zur dauernden Aufbewahrung übergeben werden.

4. Werden Kirchgemeinden von der Superintendentur E an die Superintendentur F umbezirkt, so werden die noch in der laufenden Registratur von E geführten Ortsakten über die betreffenden Kirchgemeinden an die Superintendentur F abgegeben, die bereits archivierten Ortsakten und die Generalakten bleiben bei E.

5. Wird eine Superintendentur G aufgelöst und unter zwei Superintendenturen H und J aufgeteilt, so werden die Generalakten von G abgeschlossen, die laufenden Ortsakten werden in den Superintendenturen H und J weitergeführt. Das Archiv von G wird geschlossen entweder von H oder von J oder von einem kirchlichen Zentralarchiv übernommen.

6. Werden zwei Superintendenturen K und L zu einer Superintendentur L zusammengelegt, so werden die Generalakten von K abgeschlossen, während die laufenden Ortsakten in L weitergeführt werden. Das Archiv von K wird geschlossen entweder an L oder ein kirchliches Zentralarchiv übergeben.

7. Wird eine kirchliche Oberbehörde (Konsistorium, Landeskirchenamt, Landeskirchenrat usw.) aufgelöst, so werden die Generalakten abgeschlossen. Die laufenden Orts- und Personalakten gelangen an diejenige kirchliche Oberbehörde, die die Aufgaben der aufgelösten weiterführt. Das Archiv der aufgelösten Oberbehörde wird geschlossen einem kirchlichen Zentralarchiv zur dauernden Aufbewahrung übergeben.

8. Wird eine aus mehreren Gemeindeteilen bestehende Kirchgemeinde M in zwei selbstständige Kirchgemeinden M und N aufgeteilt und dabei eine dieser neuen Gemeinden einer anderen Landeskirche zugewiesen, so werden aus der Registratur der alten Oberbehörde die den abzugebenden Gemeindeteil betreffenden laufenden Orts- und Personalakten an die übernehmende Oberbehörde abgegeben. Die laufenden Ortsakten der bisherigen Gesamtgemeinde verbleiben bei dieser oder werden dorthin abgegeben, wo der überwiegende Teil der bisherigen Gesamtgemeinde verbleibt oder hingelangt. Bei Bedarf sind von einzelnen Schriftstücken oder Vorgängen Kopien für diejenige Registratur anzufertigen, die nicht die Akten der bisherigen Gesamtgemeinde erhält. Die abgeschlossenen Ortsakten der Gesamtgemeinde verbleiben in der Regel an ihrem Entstehungsort. Die Abgabe einzelner geschlossener Akten (z.B. Grundstücks-, Bau- und Personalsachen). ist nach Absprache der Beteiligten möglich.

9. Die Archive aufgelöster Kirchenbehörden sind in erster Linie denjenigen Kirchenbehörden oder kirchlichen Zentralarchiven zu übergeben, die ihren Sitz am Orte der aufgelösten Behörde haben oder deren Zuständigkeit sich über den größeren Teil des ehemaligen Zuständigkeitsbereichs der aufgelösten Behörde erstreckt.

Friedewald, den 1. Oktober 1973

-~-

Bei Reparaturen von Kirchengebäuden werden in der Regel die im Turmknopf enthaltenen Schriftstücke entnommen und unter Beifügung neuer Stücke wieder eingelegt. Dabei hat es sich gezeigt, dass in vielen Fällen die alten Schriftstücke infolge mangelhafter Sicherung vor Wetterschäden oder Verwendung von ungeeignetem Papier beschädigt oder sogar ganz zerstört worden waren, so dass der Text nicht mehr gelesen werden konnte.

Es wird daher empfohlen, für die zum Einlegen in die Turmknöpfe bestimmten Schriftstücke holzfreies, festes Schreibpapier ( kein so genanntes Pergamentpapier) und Tinte zu verwenden, sie in Papier einzuhüllen und in einem an beiden Seiten zugelöteten Bleirohr unterzubringen. Zweckmäßig ist es, von diesen Schriftstücken Abschriften zu den Akten zu nehmen.

-~-

Bei Instandsetzungen von Kirchtürmen oder auch aus anderen Anlässen wird es gelegentlich nötig, die Turmspitze mit Verzierungen und Knopf ( Knauf) vorübergehend abzunehmen.

Es wird empfohlen, bei solchen Gelegenheiten den Turmknopf in Gegenwart von Zeugen zu öffnen und den nach alter Sitte darin verwahrten Inhalt ( Urkunden, Dokumente, Münzen usw.) durchzusehen, protokollarisch zu verzeichnen und gegebenenfalls neu zu konservieren. Weiter wird angeraten, die Schriftstücke abzuschreiben und die Abschriften in das Pfarrarchiv zu nehmen. Wenn aber der Zustand der Originale es nicht als ratsam erscheinen lässt, sie erneut in den Turmknopf einzufügen, dann sollten Abschriften statt der Originale eingefügt und die Originale in das Pfarrarchiv übernommen werden. Unter Umständen ist es zweckmäßig, nicht nur die vorgefundenen Einlagen in den Knopf wieder einzufügen, sondern sie durch neuzeitliches ähnliches Material als Zeitdokumente für kommende Geschlechter nach genügender Sicherung und Niederschrift zu ergänzen.

Eine Abschrift des Öffnungsprotokolls sollte dem Ephoralarchiv und dem Archiv des Landeskirchenamtes eingereicht werden.

Dasselbe gilt für Urkunden und andere Beigaben, die in einem Grundstein eingemauert sind und beispielsweise bei einem Abbruch oder einer Neugründung eines kirchlichen Gebäudes aufgedeckt werden.

Als Sicherungsmaßnahmen gegen Witterungseinflüsse haben sich verlötete Blei- oder Kupferbehältnisse, die ihrerseits in paraffinierten Holzkästen ruhen, als geeignet erwiesen. Münzen sind zum Schutze vor dem Oxydieren mit einer Paraffin- oder Wachsschicht zu überziehen.

-~-

3330/98 I

Die Kirchenbuchführung ist ein notwendiger und wichtiger Bestandteil der pfarramtlichen Tätigkeit. Sie soll insbesondere eine Hilfe für die Erfüllung seelsorgerlicher Aufgaben sein. Deshalb liegt die sorgfältige Führung der Kirchenbücher im Interesse der kirchlichen Ordnung.

Seit langem hat es sich als notwendig erwiesen, das Kirchenbuchwesen neu zu regeln. Die Kirchenbuchordnung vom Jahre 1911 mit ihren zahlreichen Änderungen und Ergänzungen ist völlig unübersichtlich geworden. Dies hat in den einzelnen Kirchgemeinden nicht nur zu widersprüchlichen Auslegungen, sondern auch zu willkürlichen Abweichungen vom geltenden Recht geführt. Um diesen missständen abzuhelfen und gleichzeitig auf diesem Gebiete zu einer Verwaltungsvereinfachung zu kommen, erschien es geboten, eine neue Kirchenbuchordnung zu erlassen. Ihr Grundgedanke ist, die Kirchenbücher wieder auf ihre ursprüngliche Zweckbestimmung zurückzuführen, nämlich Nachweis für die kirchlichen Amtshandlungen an Kirchgemeindegliedern zu sein, diesen Nachweis aber nur noch in einer Kirchgemeinde urkundlich festzuhalten.

Das Evangelisch-Lutherische Landeskirchenamt Sachsens hat daher folgende Neufassung der Kirchenbuchordnung beschlossen:

(1) Die Kirchenbücher dienen der Beurkundung kirchlicher Amtshandlungen.

(2) Folgende Amtshandlungen sind zu beurkunden:

die Taufe im Taufbuch

die Konfirmation im Konfirmandenbuch

die Trauung im Traubuch

die Bestattung im Bestattungsbuch

Außer den Kirchenbüchern sind in jeder Kirchgemeinde folgende Verzeichnisse zu führen:

ein Aufnahme- und Wiederaufnahmeverzeichnis sowie ein Verzeichnis der ehemaligen Kirchenglieder, welche die Kirchengliedschaft verloren haben.

(1) Die Kirchenbücher werden in den Kirchgemeinden für ihren Bereich vom zuständigen Kirchenbuchführer geführt. Für Schwester- und Tochtergemeinden sind gesonderte Kirchenbücher zu führen. Mehrere Kirchgemeinden können die Führung ihrer Kirchenbücher einer gemeinsamen Stelle (z.B. einer der mehreren Kirchgemeinden oder einem Kirchenbuchamt) übertragen.

(2) Kirchenbuchführer ist der Pfarrer, in Kirchgemeinden mit einem oder mehreren Mitarbeitern der kirchlichen Verwaltung einer von diesen. Ausnahmen bedürfen der Genehmigung des Bezirkskirchenamtes; die Beteiligten sind vorher zu hören.

Die Kirchgemeinden sind verpflichtet, dem Bezirkskirchenamt den jeweiligen Kirchenbuchführer anzuzeigen, erstmalig bis 31. Januar 1974, in der Folgezeit bei jedem Wechsel.

(1) Die Amtshandlungen - außer Bestattungen - werden nur in die Kirchenbücher der Kirchgemeinden eingetragen, in deren Bereich sie vollzogen worden sind. Die Eintragungen sind jahrgangsweise mit laufenden Nummern zu versehen.

(2) Bestattungen werden nur in das Kirchenbuch der Kirchgemeinde eingetragen, in welcher der Verstorbene seinen letzten Wohnsitz oder ständigen Aufenthalt hatte.

(3) Amtshandlungen, die von Geistlichen einer Personalgemeinde vollzogen werden, in der es keine Kirchenbücher gibt (z.B. Studentengemeinde), sind nur in das Kirchenbuch der Wohnsitzgemeinde des betreffenden Gemeindegliedes einzutragen. Haben bei Trauungen Eheleute einen verschiedenen Wohnsitz, so ist der Wohnsitz der Ehefrau maßgebend.

Geistliche einer Personalgemeinde, in der es keine Kirchenbücher gibt, melden den Vollzug der Amtshandlung der zuständigen Wohnsitzgemeinde zur Eintragung im dortigen Kirchenbuch.

(1) Die Pfarrämter der Kirchgemeinden, bei denen eine Amtshandlung eingetragen worden ist, melden den Vollzug der Amtshandlung an Personen, die einer anderen Kirchgemeinde angehören, dieser Kirchgemeinde bzw. diesen Kirchgemeinden.

(2) Meldungen, die nach anderen kirchlichen Bestimmungen erforderlich sind, bleiben davon unberührt.

Meldungen im Sinne von § 5 der Kirchenbuchordnung sind von den benachrichtigten Kirchgemeinden zu sammeln und jahrgangsweise unter Beifügung eines Namensverzeichnisses aufzubewahren.

(1) Die Kirchenbücher sind in der Regel vor ihrer Ingebrauchnahme fest und dauerhaft zu binden. Sie sollen auf der Außenseite eine den Inhalt kennzeichnende Aufschrift tragen (z.B. Taufbuch der Ev.-Luth. Kirchgemeinde ..........).

(2) In Lagenform dürfen Kirchenbücher nur mit Genehmigung des Bezirkskirchenamtes geführt werden. Zum Schutze vor Verlusten sind die Lagen in angemessenen Zeitabständen fest zu binden.

(3) Für jedes Kirchenbuch ist ein alphabetisches Namensverzeichnis zu führen. In das Namensverzeichnis zum Traubuch sind auch der Geburtsname bzw. weitere frühere Familiennamen einzutragen.

Die Amtshandlungen sind unverzüglich in die Kirchenbücher einzutragen. Nach der Eintragung haben Benachrichtigungen im Sinne von § 5 umgehend zu erfolgen.

(1) Als Unterlagen der Kirchenbucheinträge dienen die zur Vorbereitung der Amtshandlung angefertigten Protokolle sowie Meldungen und Anzeigen, die sich auf amtliche Urkunden beziehen. Sie sind maßgebend für die richtige Reihenfolge und Schreibweise von Namen.

(2) Der Geistliche, der die Amtshandlung vollzieht, ist für die Angaben verantwortlich, die zur vollständigen Eintragung in die Kirchenbücher benötigt werden.

(1) Jeder Kirchenbuchführer hat vor dem Vollzug der Kirchenbucheintragung in die amtlichen Urkunden, die vorzulegen sind, Einsicht zu nehmen. Dies gilt auch dann, wenn er nicht der Geistliche ist, welcher die einzutragende Amtshandlung vollzogen hat.

(2) Der Geistliche, der nicht selbst Kirchenbuchführer ist, hat die von ihm vollzogene Amtshandlung dem Kirchenbuchführer schriftlich zu bestätigen, bevor dieser die Amtshandlung in das Kirchenbuch einträgt.

Die Duplikate der Kirchenbucheintragungen, alle Unterlagen für die Eintragungen in die Kirchenbücher und alle Kirchenbuchfilme sind jahrgangsweise zu sammeln und aufzubewahren.

(1) Handschriftliche Eintragungen dürfen nur mit Urkundentinte oder Kugelschreiber mit dokumentenechten Schreibminen vollzogen werden. Werden Kirchenbücher in Lagenform geführt (§ 6 Absatz 2), können die Eintragungen mit Schreibmaschine vorgenommen werden.

(2) Es darf lediglich die rechtliche Zugehörigkeit zu einer Kirche oder Religionsgemeinschaft eingetragen werden. Wer keiner Kirche oder Religionsgemeinschaft angehört, ist als "ohne Glaubensbekenntnis" zu bezeichnen.

(3) Am Schluss eines Jahrganges hat der Kirchenbuchführer die Vollzähligkeit der Eintragungen zu bescheinigen (vergleiche Muster 1).

(1) Änderungen und Berichtigungen sind in folgenden Fällen zulässig:

a) Berichtigung offensichtlicher Schreibfehler

b) Berichtigung inhaltlich unrichtiger oder unvollständiger Eintragungen

c) Eintragung nachträglicher, vom Standesamt beurkundeter Änderungen des Personenstandes, Namen usw.

(2) Die Änderung und Berichtigung muss so vorgenommen werden, dass der ursprüngliche Text nicht unkenntlich wird. Was in einem Kirchenbuch niedergeschrieben ist, darf unter keinen Umständen innerhalb des Textes (etwa durch Radieren, Überkleben, Ausstreichen usw.) verändert werden. muss eine Änderung vorgenommen werden, so ist in der Bemerkungsspalte ein Änderungsvermerk anzubringen, den der Kirchenbuchführer unter Angabe des Ortes und Tages zu unterschreiben hat. Der Anlass oder die Unterlage der Eintragung sind anzugeben (vergleiche Beispiel in der Spalte "Bemerkungen" von Muster 7).

(3) Hat der Kirchenbuchführer ein Blatt überschlagen, so hat er das Blatt zu durchstreichen und den Sachverhalt zu vermerken. (vergleiche Muster 2).

(1) Die Kirchenbücher sind in verschließbaren Schränken in sauberen, trockenen und gut durchlüfteten Räumen sorgfältig aufzubewahren.

(2) Bei längeren Vakanzen bestimmt der Hauptvertreter im Einvernehmen mit dem Bezirkskirchenamt, an welchem Ort die Kirchenbücher zu verwahren sind.

(3) Im Übrigen dürfen Kirchenbücher nur bei dringender Gefahr (Feuer, Wasser usw.) oder auf Anordnung, Anforderung oder mit Zustimmung übergeordneter kirchlicher Dienststellen von ihrem Aufbewahrungsort entfernt werden. Das Ausleihen an Privatpersonen, selbst am Ort, ist untersagt.

Schadhafte Kirchenbücher müssen instandgesetzt werden. Wenn zur Instandsetzung fachkundige Dritte (Buchbinder, Restaurator) in Anspruch zu nehmen sind, hat die Kirchgemeinde vor Einleitung der Instandsetzung die Finanzierung sicherzustellen und für die Durchführung der Instandsetzung das Einverständnis des Bezirkskirchenamtes einzuholen.

Zur Sicherung der Kirchenbücher sind Duplikate anzulegen und getrennt von den Originalen - möglichst in anderen Gebäuden - aufzubewahren. Als Duplikate gelten die gebundenen Kirchenbuchunterlagen gemäß § 8 Absatz 1 sowie Kirchenbuchfilme, wobei in jedem Falle ein Namensverzeichnis beizufügen ist.

Ausführungsbestimmung: siehe bei § 8

Die Kirchenbücher, sowohl die laufenden als auch die abgeschlossenen, dürfen nur an ihrem Aufbewahrungsort benutzt werden. Personen, denen dazu keine kirchenamtliche Befugnis zusteht, darf dies nur unter Aufsicht gestattet werden.

In das Taufbuch sind einzutragen (vergleiche Muster 3):

a) Familienname und sämtliche Vornamen des Täuflings (Rufname unterstreichen)

b) Ort und Tag der Geburt und Tag der Taufe

c) Angaben über die Eltern:

1. Ruf- und Familienname, Geburtsname, derzeitige Tätigkeit

2. Anschrift

3. Glaubensbekenntnis (§ 9 Absatz 2)

d) bei Erwachsenentaufen außerdem derzeitige Tätigkeit und Anschrift des Getauften

e) Angaben über die Paten:

1. Ruf- und Familienname, derzeitige Tätigkeit

2. Wohnort

3. Glaubensbekenntnis

f) Taufraum, Geistlicher, Tauftext

g) in der Spalte "Bemerkungen" u. a.:

1. Name von Pflegeeltern

2. Erwachsenentaufe

3. Änderungen des Personenstandes und des Namens (§ 10 Absatz 1 Buchstabe c).

(1) Bei Nottaufen sind die Namen des Taufenden und des bestätigenden Pfarrers ins Taufbuch einzutragen (vergleiche Beispiel lfd. Nummer 3 in Muster 3).

(2) Findet die Bestätigung der Nottaufe in einer anderen Kirchgemeinde statt, so ist die Bestätigung in das Kirchenbuch des Taufortes einzutragen.

In das Konfirmandenbuch sind einzutragen (vergleiche Muster 4):

a) Familienname und Vornamen des Konfirmierten (Rufname unterstreichen)

b) bei einer Erwachsenenkonfirmation außerdem die derzeitige Tätigkeit und Anschrift des Konfirmierten

c) Ort und Tag der Geburt

d) Ort und Tag der Taufe des Konfirmierten

e) Tag der Konfirmation, Konfirmator, Konfirmationsspruch

f) Angaben über die Eltern:

Ruf- und Familienname, Geburtsname, derzeitige Tätigkeit, Anschrift sowie Glaubensbekenntnis (§ 9 Absatz 2).

In das Traubuch sind einzutragen (vergleiche Muster 5):

a) Familiennamen vor der Eheschließung und Vornamen (Rufnamen unterstreichen), derzeitige Tätigkeit, Familienstand vor der Eheschließung (ledig, verwitwet, geschieden), Glaubensbekenntnis, Ort und Tag der Geburt sowie Wohnung des Mannes und der Frau

b) Familienname der Eheleute nach der Eheschließung

c) Ort und Tag der standesamtlichen Eheschließung sowie Registernummer des Standesamtes

d) Raum und Tag der Trauung, Geistlicher, Trauspruch

e) Ruf- und Familiennamen, Geburtsnamen, derzeitige Tätigkeit, Glaubensbekenntnis und Wohnort der Eltern der Eheleute.

In das Bestattungsbuch sind einzutragen (vergleiche Muster 6):

a) Familienname und sämtliche Vornamen (Rufname unterstreichen), Geburtsname, zuletzt ausgeübter Beruf (Bezeichnung "Rentner" unzutreffend) und letzte Anschrift des Verstorbenen, Familienstand, Glaubensbekenntnis

b) Ort und Tag der Geburt

c) Ort und Tag des Todes

d) Ort, Tag und Art der kirchlichen Handlung, Geistlicher, Text und Friedhof, auf dem die Bestattung stattgefunden hat

e) Name des Ehegatten, bei Minderjährigen Name der Eltern.

Wirkt in Fällen der Feuerbestattung die Kirche nur bei der Trauerfeier vor oder nach der Einäscherung oder nur bei der Urnenbeisetzung mit, so ist in das Bestattungsbuch allein die Amtshandlung einzutragen, bei der die Mitwirkung erfolgte. Wirkt die Kirche sowohl bei der Trauerfeier als auch bei der Urnenbeisetzung mit, so wird die zuerst mitgeteilte Amtshandlung in den vorgesehenen Spalten des Bestattungsbuches eingetragen, die später mitgeteilte andere Amtshandlung unter den Bemerkungen derselben laufenden Nummer mit Angabe des Ortes, des Tages und des amtierenden Geistlichen.

In das Aufnahme- und Wiederaufnahmeverzeichnis sind einzutragen (vergleiche Muster 7):

a) Familienname, sämtliche Vornamen (Rufname unterstreichen), derzeitige Tätigkeit, Familienstand, Anschrift des Aufgenommenen

b) Ort und Tag der Geburt sowie Ort und Tag der Taufe

c) bei Wiederaufnahme Ort und Tag des Ausscheidens sowie früheres Glaubensbekenntnis, bei Übertritten früheres Glaubensbekenntnis

d) Tag der Aufnahme, Geistlicher.

In das Verzeichnis sind einzutragen (vergleiche Muster 8):

a) Familienname und sämtliche Vornamen (Rufname unterstreichen), Anschrift der Ausgeschiedenen

b) Ort und Tag der Geburt

c) Ort und Tag der Taufe

d) Tag des Ausscheidens

e) Staatliche Dienststelle, vor welcher der Austritt erklärt worden ist, oder kirchliche Dienststelle, die das Ausscheiden festgestellt hat (§ 4 Absatz 2 der Kirchenverfassung).

(1) Über den Vollzug von Amtshandlungen werden von der Kirchgemeinde, in deren Kirchenbuch diese eingetragen worden sind, Urkunden ausgestellt.

(2) Die Urkunden geben den wesentlichen Inhalt der Kirchenbucheinträge wieder.

(3) Die Urkunden können auch in Form von kirchlichen Familienbüchern ausgestellt werden. Die Beweiskraft ist die gleiche.

(4) Die erstmalige Beurkundung ist gebührenfrei.

(1) Von den Kirchenbucheinträgen können auf Antrag auch Abschriften angefertigt werden.

(2) Abschriften sind vollständige, buchstabengetreue Wiedergaben der Eintragungen.

(3) Abschriften können auch auf fotomechanischem Wege hergestellt werden.

Anträgen auf Abschriften ist nicht zu entsprechen, wenn sie so unzureichende Angaben enthalten, dass die Ermittlungen einen unzumutbaren Aufwand erfordern würden. Dies ist dem Antragsteller unter Angabe der Gründe mitzuteilen.

(1) Urkunden (§ 21) und Abschriftenbeglaubigungen (§ 22) sind unter Angabe von Ort und Datum vom Kirchenbuchführer zu unterschreiben und zu siegeln. Die Benutzung eines Namensstempels ist nicht statthaft.

(2) Mit Rücksicht auf die Beweiskraft, die den Urkunden und beglaubigten Abschriften zukommt, ist auf ihre Ausstellung bzw. Beglaubigung dieselbe Sorgfalt zu verwenden wie auf die Eintragung in die Kirchenbücher selbst.

(1) Zuständig für die Unterzeichnung von Urkunden und Bescheinigungen sowie für die Beglaubigung von Abschriften ist der Kirchenbuchführer der Kirchgemeinde, in deren Kirchenbuch oder Verzeichnis die Eintragung vollzogen wurde.

(2) Ist es in einer Kirchgemeinde allgemein üblich, bestimmte Urkunden oder Bescheinigungen im unmittelbaren Anschluss an den Vollzug der Amtshandlung auszuhändigen, so können Geistliche dieser Kirchgemeinde, ohne Kirchenbuchführer zu sein, zur Unterzeichnung von Urkunden oder Bescheinigungen über solche Amtshandlungen ermächtigt werden, die sie im Bereich ihrer Kirchgemeinde vollzogen haben. Eine solche Unterschriftsbefugnis wird auf Antrag des Kirchenvorstandes der Kirchgemeinde vom Bezirkskirchenamt erteilt. Dem Antrage des Kirchenvorstandes ist die schriftliche Stellungnahme des Kirchenbuchführers beizufügen.

(3) Die im vorstehenden Absatz vorgesehene Ausnahmemöglichkeit gilt nicht für auswärtige Amtshandlungen, die im Bereich einer anderen Kirchgemeinde vollzogen werden, und auch nicht zugunsten solcher Geistlichen, die keine Stelle der Kirchgemeinde inne haben.

Die in dieser Verordnung zitierten Muster sind aus der Anlage zur Verordnung ersichtlich. Sie sind für die Amtsführung des Kirchenbuchführers verbindlich.

(1) Die in der Anlage zur Kirchenbuchordnung wiedergegebenen Muster für die Eintragungen in die Kirchenbücher und Verzeichnisse der Kirchenbuchordnung sind vom 1. Januar 1974 an zu verwenden.

(2) Verfügen Kirchgemeinden über ansehnliche Bestände an nicht oder nur geringfügig genutzten Kirchenbüchern oder Kirchenbuchlagen der bis 31. Dezember 1972 geltenden Eintragungsart, so kann auf Antrag des Kirchenvorstandes der Kirchgemeinde das Bezirkskirchenamt auf begrenzte Zeit die Verwendung dieser Kirchenbücher bzw. Kirchenbuchlagen unter der Auflage gestatten, dass vor Verwendung der Bücher und Lagen zu Eintragungen die Spaltenüberschriften entsprechend der Überleitungsanordnung zur Kirchenbuchordnung vom 18. Dezember 1972 (Amtsblatt Seite A 94 unter II Nr. 32) handschriftlich berichtigt werden.

(1) Diese Kirchenbuchordnung tritt am 1. Januar 1973 in Kraft.

(2) Gleichzeitig tritt die Kirchenbuchordnung vom 4. August 1911 samt allen ihren späteren Änderungen und den zu ihrer Durchführung erlassenen Bestimmungen außer Kraft.

(Bescheinigung gemäß § 9 Absatz 3)

Im Jahre 1971 wurden .... Bestattungs- und Trauerfeiern gehalten, davon ..... bei Einäscherungen.

Die Vollzähligkeit der Einträge wird hiermit bestätigt.

gez. Müller. Kbf.

(Vermerk gemäß § 10 Absatz 2)

Dieses Blatt wurde irrtümlich überschlagen.

Es wird daher durch Durchstreichung entwertet.

gez. Müller. Kbf.

Muster 3

(Taufbuch)

-~-

3330/112

Das Evangelisch-Lutherische Landeskirchenamt Sachsens verordnet zur Ausführung der Kirchenbuchordnung vom 27. Juni 1972 (Amtsblatt Seite A 65 unter II Nr. 21) Folgendes:

§ 1 (zu § 3 der Kirchenbuchordnung)

§ 2 (zu § 5 der Kirchenbuchordnung)

§ 3 (zu § 8 der Kirchenbuchordnung)

§ 4 (zu §§ 8 und 12 der Kirchenbuchordnung)

§ 5 (zu § 11 der Kirchenbuchordnung)

§ 6 (zu § 18 der Kirchenbuchordnung)

§ 7 (zu § 22 der Kirchenbuchordnung)

§ 8 (zu § 23 der Kirchenbuchordnung)

§ 9 (zu § 24 der Kirchenbuchordnung)

(1) Diese Ausführungsbestimmungen treten sofort in Kraft.

(2) Außer Kraft treten die Ermächtigungen in § 1 Abschnitt VII Ziffer 2 bis 4 der Verordnung des Landeskirchenamtes betreffend Übertragung von Amtsgeschäften durch das Landeskirchenamt auf die Bezirkskirchenämter vom 3. März 1956 (Amtsblatt Seite A 15 unter II Nr. 6)

Dresden, den 21. November 1973