3323/17

A) Verwendung des Kirchensiegels im kirchlichen Bereich

Kirchliche Körperschaften und ihre Organe führen zur Ausübung ihrer Rechte nach Art. 140 des Grundgesetzes in Verbindung mit Art. 137 der Weimarer Reichsverfassung ein Siegel. Das Kirchensiegel dient als Beglaubigungszeichen und ist vorwiegend zur Verwendung im innerkirchlichen Bereich bestimmt.

Gemäß den landeskirchlichen Bestimmungen <Fußnote 1> wird das Kirchensiegel insbesondere verwendet bei

1. der Ausstellung von Urkunden, durch die Rechte oder Pflichten begründet, anerkannt, aufgehoben oder verändert werden sollen,

2. dem Abschluss und der Genehmigung von Verträgen,

3. der Erteilung von Vollmachten (Aktorien),

4. der Erteilung von amtlichen Auszügen aus Kirchenbüchern und Protokollbüchern,

5. der Beglaubigung von Abschriften von Urkunden und sonstigen Schriftstücken,

6. der Unterzeichnung von Schriftstücken von besonderer Wichtigkeit und

7. in anderen Fällen, wenn es durch kirchliche oder staatliche Vorschriften angeordnet <Fußnote 2> oder anerkannt ist oder der herkömmlichen Übung entspricht.

<Fußnote 1:> vgl. Ordnung für das kirchliche Siegelwesen (Siegelordnung) vom 6. 1. 1976 (ABl. S. A 9)

<Fußnote 2:> vgl. dazu § 21 Abs. 2 der Kirchengemeindeordnung und § 17 Satz 7 des Kirchenbezirksgesetzes vom 11. 4. 1989 (ABl. S. A 43).

B) Verwendung des Kirchensiegels im staatlichen und privaten Bereich

In der Rechtsordnung wird zwischen der öffentlichen Beglaubigung (§ 129 BGB) und der amtlichen Beglaubigung unterschieden. Die öffentliche Beglaubigung darf nur von Gerichten und Notaren und lediglich in gesetzlich festgelegten Ausnahmefällen auch von Behörden vorgenommen werden. Durch eine öffentliche Beglaubigung bezeugt eine eigens dazu ermächtigte Urkundsperson die Echtheit einer Unterschrift oder eines Handzeichens oder die Richtigkeit einer Abschrift in der dafür vorgeschriebenen Form urkundlich.

Demgegenüber dient die amtliche Beglaubigung der Bestätigung der Richtigkeit und Vollständigkeit von Abschriften, Ablichtungen und Vervielfältigungen von Urkunden und anderen Schriftstücken sowie der Bestätigung der Echtheit von Unterschriften - stets allein zum Zwecke der Vorlage des jeweiligen Schriftstückes bei einer Behörde.

Die amtliche Beglaubigung ist in den §§ 33 und 34 des Verwaltungsverfahrensgesetzes des Bundes (VwVfG) vom 25. Mai 1976 (BGBl. I S: 1253/1749) geregelt. Darin wird die Vornahme amtlicher Beglaubigungen von Abschriften und Unterschriften durch kirchliche Körperschaften nicht vorgesehen, doch ist eine solche Befugnis der Kirche durch Herkommen begründet und durch die genannten Regelungen nicht außer Kraft gesetzt worden. In der Regel werden mit Kirchensiegeln versehene Beglaubigungen außerkirchlich anerkannt, doch besteht hierfür keine Verpflichtung. Bei der Vornahme von Beglaubigungen im nichtkirchlichen Bereich ist stets Zurückhaltung geboten, weil

- dies in der Regel nicht zum pfarramtlichen Auftrag gehört,

- eine Gewähr für die Anerkennung als amtliche Beglaubigung nicht übernommen werden kann und

- bei unrichtigen Beglaubigungen Haftungsrückgriffe gegenüber den Ausstellern der Beglaubigung möglich sind.

C) Vorgehen bei Beglaubigungen

1. Beglaubigungen im kirchlichen Bereich

Sollen Beglaubigungen im kirchlichen Bereich vorgenommen werden, ist zuvor zu prüfen, ob

- es sich um eine kirchliche Angelegenheit handelt,

- zur Regelung der Angelegenheit eine Beschlussfassung durch den Kirchenvorstand erforderlich ist

- die nötige Beschlussfassung im Kirchenvorstand ordnungsgemäß erfolgt ist.

2. Beglaubigungen im außerkirchlichen Bereich

a) Beglaubigungen von Unterschriften

Eine Beglaubigung von Unterschriften darf nur erfolgen, wenn hierfür ein dringendes Erfordernis vorliegt, die Beglaubigung durch eine andere Stelle nicht möglich ist und keinerlei Zweifel an der Identität des Unterzeichnenden besteht. Dabei ist Folgendes zu beachten:

- Die zu beglaubigende Unterschrift muss in Gegenwart des Pfarrers oder Siegelführungsberechtigten vorgenommen werden.

- Der Unterzeichnende muss sich durch Vorlage eines gültigen Personalausweises oder Reisepasses legitimieren oder persönlich hinreichend bekannt sein.

- Die Beglaubigung von Blankounterschriften ist nicht zulässig.

- Besteht das unterzeichnete Schriftstück aus mehreren Blättern, so sind diese fest miteinander zu verbinden, so dass ihre Trennung nicht ohne merkbare Beschädigung möglich ist. Sie sind an der Verbindungsstelle zu siegeln.

Im Beglaubigungsvermerk ist die Anzahl der Blätter anzugeben. Der Beglaubigungsvermerk muss die Behörde oder Dienststelle benennen, bei der das beglaubigte Schriftstück vorgelegt werden soll.

- Die Beglaubigung von Unterschriften, die der öffentlichen Beglaubigung bedürfen (§ 129 BGB), ist nicht zulässig.

- Der Empfänger der Beglaubigung ist ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass für eine Anerkennung der Beglaubigung durch die außerkirchliche Stelle keinerlei Gewähr übernommen wird.

- Eine Abschrift/ Kopie des vollständigen Schriftstückes einschließlich Beglaubigungsvermerk ist in eine hierfür besonders geführte Akte aufzunehmen.

- Für den Beglaubigungsvermerk soll folgender Text verwendet werden:

"Die vorstehende Unterschrift ist von

___________________________________________________

(Vorname, Familienname ggf. Geburtsname)

wohnhaft in __________________________________________

persönlich bekannt / ausgewiesen durch

______________________________________________________________________

(Personalausweis oder Reisepass, Ausstellungsdatum, Aussteller, Ausweis-/Passnummer)

von mir vollzogen worden. Dies wird hiermit beglaubigt.

Die Blattzahl des Schriftstückes beträgt: _______

Die Bescheinigung wird nur zur Vorlage bei

__________________________________________________________ erteilt.

(Behörde oder Stelle)

____________________, den _________________________

(Siegel)

______________________________________

(Siegelführende Dienststelle und Unterschrift)"

b) Beglaubigungen von Abschriften oder Kopien

Bei der Beglaubigung von Abschriften oder Kopien ist Folgendes zu beachten:

- Abschriften dürfen nicht beglaubigt werden, wenn das Original nicht vorliegt, sondern lediglich eine Kopie oder Abschrift des Originales.

- Abschriften dürfen nicht beglaubigt werden, wenn Umstände zu der Annahme berechtigen, dass der ursprüngliche Inhalt des Schriftstückes, dessen Abschrift beglaubigt werden soll, geändert worden ist., Dies gilt insbesondere, wenn das Schriftstück Lücken, Durchstreichungen, Einschaltungen, Änderungen, unleserliche Worte, Spuren der Beseitigung von Wörtern, Zahlen oder Zeichen enthält, oder wenn der Zusammenhang eines aus mehreren Blättern bestehenden Schriftstückes aufgehoben ist (§ 33 Abs. 2 Verwaltungsverfahrensgesetz).

- Besteht die Abschrift aus mehreren Blättern, so sind diese so fest miteinander zu verbinden, dass ihre Trennung ohne merkbare Beschädigung nicht möglich ist. Die Blätter sind an der Verbindungsstelle zu siegeln. Im Beglaubigungsvermerk ist die Anzahl der Blätter anzugeben.

- Die Bestimmungen über die Beglaubigung öffentlicher Urkunden, die zum Gebrauch im Ausland der Legalisation bedürfen, bleiben unberührt.

- Der Empfänger der Beglaubigung ist ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass keine Gewähr dafür übernommen wird, dass die Beglaubigung von staatlichen oder sonstigen außerkirchlichen Stellen anerkannt wird.

- Eine Abschrift oder Kopie des vollständigen beglaubigten Schriftstückes einschließlich Beglaubigungsvermerk ist in eine hierfür besonders geführte Akte aufzunehmen.

- Bei Beglaubigungen von Abschriften oder Kopien soll folgendes Muster als Beglaubigungsvermerk verwendet werden:

"Hiermit wird amtlich beglaubigt, dass die vorstehende Abschrift/ Ablichtung mit der vorgelegten Urschrift/ beglaubigten Abschrift/ Ablichtung der/ des

___________________________________ übereinstimmt.

(genaue Bezeichnung des Schriftstückes)

Die Blattzahl des beglaubigten Schriftstückes beträgt.._______

Die Beglaubigung wird nur zur Vorlage bei

_______________________________ erteilt.

(Behörde oder Stelle)

____________________, den ________________

(Siegel)

______________________________________

(Siegelführende Dienststelle und Unterschrift)"

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3334/28

Nach den bisherigen Erfahrungen ist die Verwendung der so genannten "Kugelschreiber" für das kirchliche Urkundenwesen und für die Kirchenbuchführung nicht zulässig. Grundsätzlich muss hier Urkundentinte oder andere gute Eisengallustinte verwendet werden, da die meisten Farbtinten in kurzer Zeit völlig verblassen. Dagegen lassen sich die Kugelschreiber beim Ausschreiben der Kirchensteuerbescheide, Mahnungen usw., die zum Teil auf nicht tintenfestem Papier gedruckt werden müssen, recht gut verwenden.

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3333/53

Es besteht Anlass darauf hinzuweisen, dass die Anordnungen vom 2. Juni 1932, wonach für die Kirchenbuchführung Eisengallusurkundentinte zu verwenden ist, und vom 2. November 1936, wonach unzulässig ist, Tinten- oder Farbstift in den Kirchenbüchern - auch beispielsweise für Seitenzahlen oder für Unterstreichungen - zu verwenden, noch volle Geltung haben.

Im Übrigen wird verwiesen auf die Bekanntmachung über Kugelschreiber im Amtsblatt 1957 auf Seite A 57 unter III Nr. 37, wonach die Verwendung von Kugelschreibern bei der Kirchenbuchführung und für die Anfertigung entsprechender Urkunden unzulässig ist und wonach auch für andere Urkunden, auf deren unbedingte Lesbarkeit und Erhaltung für unbegrenzte Zeit es ankommt, Kugelschreiber keinesfalls verwendet werden sollten.

Die Anordnung zur Aufhebung der Anordnung über das Verbot der Verwendung von Kugelschreibern zur Unterschriftsleistung auf Dokumenten vom 15. März 1957, auf die im Amtsblatt 1957 unter IV g Nr. 23 hingewiesen ist, ist insoweit ohne Belang.

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3351/26

Im Jahre 1939 wurden Richtlinien für das kirchliche Siegelwesen erlassen, mit deren Hilfe eine Reihe guter, aussagekräftiger neuer Kirchensiegel entstanden sind. Inzwischen sind aber viele Festlegungen dieser Richtlinien überholt. Das Evangelisch-Lutherische Landeskirchenamt Sachsens hat deshalb auf Grund von § 32 Abs. 3 Ziff I 1 der Kirchenverfassung die folgende Ordnung für das kirchliche Siegelwesen (Siegelordnung) beschlossen.

(1) Kirchensiegel dienen den Kirchgemeinden sowie kirchlichen Behörden, übergemeindlichen Dienststellen und Arbeitszweigen innerhalb der Landeskirche in Verbindung mit einer oder mehreren Unterschriften als Beglaubigungszeichen.

(2) Kirchensiegel sind formgebunden und bestehen aus dem Siegelbild und der Siegelumschrift.

(3) Neben den Kirchensiegeln werden verschiedenartige Stempel mit postalischen Angaben in Zeilenform verwendet. Ihre Gestaltung und Benutzung wird von dieser Siegelordnung nicht berührt.

(1) Siegelberechtigt sind Kirchgemeinden, Kirchgemeindeverbände, Superintendenturen, Bezirkskirchenämter, Kirchenbezirke als Selbstverwaltungskörper, das Landeskirchenamt und der Landesbischof sowie die kirchlichen Werke.

(2) Das Landeskirchenamt kann die Siegelberechtigung weiteren kirchlichen Dienststellen, Ämtern, Ausbildungsstätten und Arbeitszweigen verleihen, wenn die rechtlichen Verhältnisse es erforderlich machen.

(1) Das Kirchensiegel wird von demjenigen benutzt, der nach geltendem Kirchenrecht den Siegelberechtigten vertritt.

(2) In Kirchgemeinden wird das Siegel vom Vorsitzenden des Kirchenvorstandes benutzt, außerdem in Angelegenheiten des Pfarramtes von jedem Pfarrer der Kirchgemeinde. Die Benutzung eines anderen als des Siegels der Kirchgemeinde ist nicht statthaft.

(3) Ist mehreren Personen die Benutzung eines Kirchensiegels des Siegelberechtigten erlaubt, so verwendet jeder Siegelbenutzer ein anderes Exemplar des gleichen Siegels des Siegelberechtigten, jedoch mit einem zusätzlichen Beizeichen (vgl. § 6 Abs. 4). Die Anzahl der Siegelbenutzer ist möglichst gering zu halten.

(4) Bei dem Wechsel eines Siegelbenutzers ist das Siegel gesondert gegen Quittung zu übergeben.

(1) Das Kirchensiegel wird verwendet

a) bei Urkunden, durch die Rechte oder Pflichten begründet, anerkannt, aufgehoben oder verändert werden,

b) bei Verträgen,

c) bei amtlichen Auszügen aus Kirchenbüchern und Protokollbüchern,

d) bei - kirchlicherseits zulässiger - Beglaubigung von Abschriften,

e) bei Bescheinigungen über die Kirchenzugehörigkeit und Überweisungen zu kirchlichen Amtshandlungen.

(2) Die Verwendung des Kirchensiegels auf allgemeinen Schriftstücken oder als Eigentumsnachweis auf Inventar ist unzulässig. Ebenso dürfen Kirchensiegel nicht als Briefkopf oder zur Absenderangabe oder zu sonstigen Zwecken, die ihrer Funktion als Beglaubigungszeichen (vgl. § 1 Abs. 1) nicht entsprechen, verwendet werden.

(3) Das Kirchensiegel wird stets neben die eigenhändige Unterschrift des Siegelbenutzers - allgemein links davon - aufgedrückt.

(4) Für die ordnungsgemäße Verwendung des Siegels ist der Siegelbenutzer verantwortlich.

(5) Das Kirchensiegel ist nach jedem Gebrauch unter Verschluss zu nehmen.

(1) Kirchensiegel haben eine spitzovale Form aufzuweisen. In Ausnahmefällen kann auch die kreisrunde Form beim Landeskirchenamt beantragt werden, wenn sie für das Siegelbild günstiger erscheint.

(2) Die Siegelform wird durch einen Außenrand um die Umschrift verdeutlicht.

(3) Kirchensiegel sind als Hauptsiegel in spitzovaler Form mit einer Höhe von 38 - 40 mm herzustellen. Bei der kreisrunden Form hat der Durchmesser 35 mm zu betragen.

(4) Für Beurkundungen auf kleinerem Format können Sekretsiegel in spitzovaler Form mit einer Höhe von 24 mm, bei der kreisrunden Form mit einem Durchmesser von 20 mm hergestellt werden.

(1) Für jedes Kirchensiegel ist ein Siegelbild erforderlich, das nach Möglichkeit den Siegelberechtigten kennzeichnet und einmalig ist.

(2) Das Siegelbild muss mit Worten beschreibbar und optisch gut erfassbar sein. Die Zahl der Bildbestandteile ist so gering wie möglich zu halten. Das Siegelbild muss, in symbolhafter Weise stilisiert, eine gedankliche Aussage gestalten. Abbildungsgetreue Wiedergaben (etwa von Bauten, Kunstwerken oder Menschen) sind mit dem Wesen eines Siegels und der Zeichenhaftigkeit eines Siegelbildes nicht vereinbar.

(3) Sind Kirchensiegel neu zu gestalten, so ist zu prüfen, ob die Bilder früherer Siegel wieder verwendet werden können. Ferner sind in die Vorüberlegungen das Selbstverständnis und die Funktion des Siegelberechtigten, historische Ereignisse, berufliche und landschaftliche Eigenarten einzubeziehen. Bei Siegeln der Kirchgemeinden sind weiterhin zu berücksichtigen Kirchennamen, Ortswappen und -siegel, Besonderheiten in und an Gebäuden und kirchlichen Geräten sowie künstlerischer, symbolischer und inschriftlicher Schmuck einer Kirche und ihrer Austattungsstücke. Die bloße Benutzung traditioneller christlicher Symbole im Siegelbild soll vermieden werden.

(4) Für mehrere Siegelbenutzer eines Siegelberechtigten ist jeweils ein wenig auffälliges Unterscheidungszeichen festzulegen. Dieses Beizeichen kann im Siegelbild wie auch im Scheitelpunkt der Umschrift (als Zahl, Buchstabe, Strich, Punkt, Kreis oder als Aussparung an einer Stelle des Siegelbildes) erscheinen.

(1) Die Siegelumschrift hat die amtliche Bezeichnung des Siegelberechtigten wiederzugeben. Sie hat vom Scheitelpunkt an im Uhrzeigersinn ungebrochen um das Siegelbild zu laufen.

(2) Die Umschrift des Siegels einer Kirchgemeinde hat ihren Namen und den Ort zu nennen, z. B: "Siegel der Ev.-Luth. Kirchgemeinde zum Hl. Kreuz Gahlenz" oder "Siegel der Ev.-Luth. Kirchgemeinde Lützschena". Die Worte "Siegel der" können in der Siegelumschrift auch wegbleiben. Siegelumschriften für andere Siegelberechtigte sind sinngemäß zu formulieren, z. B. "Siegel des Ev.-Luth. Bezirkskirchenamtes Zittau".

(3) Die Siegelumschrift soll gut lesbar und in einem ausgewogenen Verhältnis zum Siegelbild gestaltet sein.

(1) Siegelabdrücke können als Halbrelief oder als Hell-Dunkel-Zeichnung erscheinen. Kirchensiegel werden hergestellt als

1. plastische Stempel, und zwar

a) als Petschaft für Abdrücke mit Siegellack,

b) als Prägesiegel mit einem Prägestock unter Verwendung einer Papieroblate,

2. flächige Stempel, und zwar

a) als Metallstempel, für die eine ölhältige Stempelfarbe zu benutzen ist,

b) als Gummistempel.

(2) Für die Abdrücke soll schwarze, rote oder grüne Farbe benutzt werden. Bei den Stempelkissen ist auf eine zulängliche und gleichmäßige Einfärbung zu achten.

(3) Verschmutzte Gummistempel des Kirchensiegels sind mit Wasser oder einer Reinigungsknetmasse vorsichtig zu reinigen, abgenutzte durch neue zu ersetzen.

Der vom Landeskirchenamt beauftragte Siegelsachverständige hat die Kirchengemeinden und die anderen Siegelberechtigten zu beraten. Er hat Vorschläge für die Siegelbilder und -umschriften zu unterbreiten und auf ihre sphragistisch und künstlerisch einwandfreie Gestaltung zu achten. Er hat geeignete Grafiker für Siegelentwürfe zu vermitteln und die Herstellung neuer Siegel zu betreuen.

(1) Jedes neu einzuführende Kirchensiegel bedarf der Genehmigung des Landeskirchenamtes. Dieses hört vor seinen Entscheidungen den Siegelsachverständigen.

(2) Mit der Genehmigung könne Auflagen verbunden werden.

(3) Die Benutzung nicht genehmigter Kirchensiegel ist untersagt.

Für die Anfertigung eines neuen Kirchensiegels ist dem Landeskirchenamt eine Entwurfsskizze im Maßstab 3:1 bis 5:1 auf dem Dienstwege zur Genehmigung einzureichen. Ist die Genehmigung erteilt, so veranlasst der Siegelsachverständige die Herstellung des Kirchensiegels.

(1) Der Siegelberechtigte hat den Tag der Einführung des neuen Siegels festzulegen.

(2) Der Siegelberechtigte hat dem Landeskirchenamt vier Abdrücke des neuen Siegels mit der Angabe des Tages der Einführung sowie eine Reproduktion des Siegelentwurfes einzureichen.

(3) Der Siegelberechtigte hat die Reinzeichnung des Siegelentwurfes und etwa vorhandene Siegelschnitte und Ätzungen sicher aufzubewahren und mit dem neuen Kirchensiegel zu inventarisieren.

Die Kosten für Neuanfertigung von Kirchensiegeln hat der Siegelberechtigte zu tragen.

(1) Wird ein Kirchensiegel außer Gebrauch gesetzt, so hat der Siegelberechtigte dafür zu sorgen, dass es nicht zu einem späteren Zeitpunkt erneut verwendet werden kann.

(2) Zu diesem Zwecke sind bisherige Gummistempel des Kirchensiegels an das Landeskirchenamt abzugeben. Außer Gebrauch gesetzte Metallstempel des Kirchensiegels (Petschafte oder Flachstempel) sind dem Archiv des Siegelberechtigten zuzuführen. An ihnen ist deutlich lesbar der Vermerk anzubringen, seit wann dieses Siegel nicht mehr verwendet wird: "Dieses Kirchensiegel ist außer Gebrauch gesetzt worden am... (Ort, Datum, Unterschrift)".

(1) Der Verlust eines Kirchensiegels ist dem Landeskirchenamt unverzüglich auf dem Dienstwege zu melden.

(2) Das Landeskirchenamt trifft die erforderlichen Maßnahmen zur Verhinderung eines Missbrauches und ordnet gegebenenfalls Änderungen oder Neubeschaffungen von Kirchensiegel an.

Weiterverwendung bisheriger Kirchensiegel

Die beim In-Kraft-Treten dieser Verordnung verwendeten Kirchensiegel behalten ihre Gültigkeit.

(1) Diese Siegelordnung tritt am 1. April 1976 in Kraft.

(2) Gleichzeitig treten entgegenstehende Bestimmungen außer Kraft. Dies sind insbesondere:

- Verordnungen, die Einführung von Dienstsiegeln für die Behörden und Organe der Evangelisch-Lutherischen Landeskirche betreffend, vom 27. September 1926 (VOBl. des Ev.-Luth. Landeskonsistoriums S. 106),

- Verordnung über das Genehmigungserfordernis für neue Kirchensiegel vom 6. Mai 1939 (KGVBl. Seite 95),

- Richtlinien für das kirchliche Siegelwesen (KGVBl. 1939 S. 181)),

- Verordnung über die Beschaffung neuer Kirchensiegel vom 15. Dezember 1961 (Amtsblatt S. A 88).

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3351/18

Bei Vereinigungen von Kirchgemeinden zu einer Kirchgemeinde, die einen neuen Namen trägt, ist von vornherein darauf zu achten, dass diese Kirchgemeinde ein Siegel erhält, das den neu geschaffenen Verhältnissen Rechnung trägt. Verbrauchte Siegel sind in allen diesen Fällen durch neue zu ersetzen. Die Bezirkskirchenämter werden gebeten, bei der Durchführung von Vereinigungen auch darauf zu achten.

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