Richtlinien nach Art. 9 der Grundordnung der Evangelischen Kirche in Deutschland

Vom 11. Mai 1974 (ABl. EKD 1974, S. 413)

Die mit + gekennzeichneten Bestimmungen sind grundsätzlicher Art und sollten im Interesse einer Vereinheitlichung des kirchlichen Haushaltsrechts von allen Gliedkirchen übernommen werden. Die übrigen Bestimmungen ergänzen die Grundsätze; sie können im Einzelfalle für entbehrlich gehalten oder anders formuliert werden.

Abschnitt I Allgemeine Vorschriften zum Haushaltsplan §§ 1-6

Abschnitt II Aufstellung des Haushaltsplans §§ 7-25

Abschnitt III Ausführung des Haushaltsplans §§ 26-41

Abschnitt IV Zahlungen, Buchführung, Rechnungslegung §§ 42-62

Abschnitt V Kasse, Geldverwaltung §§ 63-71

Abschnitt VI Rücklagen §§ 72-76

Abschnitt VII Prüfung und Entlastung §§ 77-83

Abschnitt VIII Schlussbestimmungen §§ 84-86

§ 1 Zweck des Haushaltsplans

§ 2 Geltungsdauer

§ 3 Wirkungen des Haushaltsplans

§ 4 Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit

§ 5 Grundsatz der Gesamtdeckung

§ 5 Finanzplanung

§ 7 Ausgleich des Haushaltsplans

§ 8 Vollständigkeit, Fälligkeitsprinzip, Gliederung

§ 9 Inhalt des Verwaltungs- und des Vermögensteils

§ 10 Bruttoveranschlagung, Einzelveranschlagung

§ 11 Deckungsfähigkeit

§ 12 Zweckbindung von Einnahmen

§ 13 Übertragbarkeit

§ 14 Sperrvermerk

§ 15 Kredite

§ 16 Bürgschaften

§ 17 Baumaßnahmen

§ 18 Zuwendungen

§ 19 Verfügungsmittel, Deckungsreserve

§ 20 Überschuss, Fehlbetrag

§ 21 Wirtschaftsbetriebe und Einrichtungen, Sondervermögen

§ 22 Stiftungen

§ 23 Anlagen zum Haushaltsplan

§ 24 Verabschiedung des Haushaltsplans

§ 25 Nachtragshaushaltsplan

§ 26 Erhebung der Einnahmen, Bewirtschaftung der Ausgaben

§ 27 Ausgaben für Investitionen

§ 28 Über- und außerplanmäßige Ausgaben

§ 29 Sicherung des Haushaltsausgleichs

§ 30 Vergabe von Aufträgen

§ 31 Sachliche und zeitliche Bindung

§ 32 Abgrenzung der Haushaltsjahre

§ 33 Wegfall- und Umwandlungsvermerke

§ 34 Stundung, Niederschlagung und Erlass von Forderungen

§ 35 Nutzungen und Sachbezüge

§ 36 Vorschüsse, Verwahrgelder

§ 37 Erwerb und Veräußerung von Vermögensgegenständen

§ 38 Verwendungsnachweis für Zuwendungen

§ 39 Beteiligung an privatrechtlichen Unternehmen

§ 40 Kassenanordnungen

§ 41 Haftung

§ 42 Zahlungen

§ 43 Einziehung von Forderungen

§ 44 Einzahlungen

§ 45 Nachweis der Einzahlungen (Quittungen)

§ 46 Einzahlungstag

§ 47 Auszahlungen

§ 48 Nachweis der Auszahlungen (Quittungen)

§ 49 Buchführung (Zeitbuchung, Sachbuchung), Belegpflicht

§ 50 Zeitliche Buchung der Einzahlungen und Auszahlungen

§ 51 Sachliche Buchung der Einnahmen und Ausgaben

§ 52 Vermögensbuchführung

§ 53 Wirtschaftsbetriebe und Einrichtungen

§ 54 Führung der Bücher

§ 55 Vorsammlung der Buchungsfälle

§ 56 Eröffnung der Bücher

§ 57 Tagesabschluss

§ 58 Zwischenabschlüsse

§ 59 Abschluss der Bücher

§ 60 Jahresrechnung

§ 61 Aufbewahrungsfristen

§ 62 Beitreibung

§ 63 Aufgaben und Organisation

§ 64 Kassengeschäfte für Dritte

§ 65 Portokassen, Handvorschuss, Zahlstellen

§ 66 Mitarbeiter in der Kasse

§ 67 Geschäftsverteilung der Kasse

§ 68 Verwaltung des Kassenbestandes

§ 69 Konten für Zahlungsverkehr

§ 70 Aufbewahrung und Beförderung von Zahlungsmitteln

§ 71 Erledigung von Kassengeschäften durch andere

§ 72 Allgemeines

§ 73 Betriebsmittelrücklage

§ 74 Allgemeine Ausgleichsrücklage

§ 75 Tilgungsrücklage

§ 76 Bürgschaftssicherungsrücklage

§ 77 Kassenprüfungen

§ 78 Rechnungsprüfungen

§ 79 Ordnungsprüfungen

§ 80 Betriebswirtschaftliche Prüfungen

§ 81 Prüfungen bei Stellen außerhalb der verfassten Kirche

§ 82 Unabhängigkeit der Prüfer

§ 83 Entlastung

§ 84 Begriffsbestimmungen

§ 85 Abweichungen von den Bestimmungen dieser Ordnung

§ 86 Ausführungsbestimmungen

§ 1

Zweck des Haushaltsplans

+ Der Haushaltsplan ist Grundlage für die Haushalts- und Wirtschaftsführung; er dient der Feststellung und Deckung des Finanzbedarfs, der zur Erfüllung der Aufgaben im Bewilligungszeitraum voraussichtlich notwendig sein wird.

§ 2

Geltungsdauer

+ (1) Der Haushaltsplan ist für ein oder zwei Haushaltsjahre aufzustellen. Wird er für zwei Haushaltsjahre aufgestellt, so soll er nach Jahren getrennt werden.

+ (2) Haushaltsjahr (Rechnungsjahr) ist das Kalenderjahr.

§ 3

Wirkungen des Haushaltsplans

+ (1) Der Haushaltsplan ermächtigt, Ausgaben zu leisten und Verpflichtungen einzugehen. Genehmigungsvorbehalte bleiben unberührt.

+ (2) Durch den Haushaltsplan werden Ansprüche oder Verbindlichkeiten weder begründet noch aufgehoben.

§ 4

Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit

+ (1) Bei Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten.

+ (2) Für Maßnahmen von erheblicher finanzieller Bedeutung sind vorab Untersuchungen über die Folgekosten und gegebenenfalls auch über die Wirtschaftlichkeit anzustellen.

§ 5

Grundsatz der Gesamtdeckung

+ Alle Einnahmen dienen als Deckungsmittel für alle Ausgaben, ausgenommen zweckgebundene Einnahmen (§ 12).

§ 6

Finanzplanung

(1) Der Haushaltswirtschaft soll eine fünfjährige Finanzplanung zugrunde liegen.

(2) In der Finanzplanung sind Umfang und Zusammensetzung der voraussichtlichen Ausgaben und die Deckungsmöglichkeiten darzustellen.

(3) Der Finanzplan ist jährlich der Entwicklung anzupassen und fortzuführen.

§ 7

Ausgleich des Haushaltsplans

+ (1) Der Haushaltsplan ist in Einnahme und Ausgabe auszugleichen.

(2) Wird der Haushaltsplan in einen Verwaltungs- und einen Vermögensteil getrennt (§ 8 Absatz 2), so ist jeder Teil für sich auszugleichen.

§ 8

Vollständigkeit, Fälligkeitsprinzip, Gliederung

+ (1) Der Haushaltsplan enthält alle im Haushaltsjahr zu erwartenden Einnahmen und die voraussichtlich zu leistenden Ausgaben.

+ (2) Der Haushaltsplan kann in einen Verwaltungs- und einen Vermögensteil getrennt werden.

+ (3) Der Haushaltsplan ist nach Funktionen (Aufgaben, Dienste) in Einzelpläne, Abschnitte und, soweit erforderlich, Unterabschnitte zu gliedern.

+ (4) Die Einnahmen und Ausgaben sind innerhalb der Funktionen nach Arten zu ordnen.

+ (5) Der Gliederung des Haushaltsplans und der Ordnung der Einnahmen und Ausgaben sind der Gliederungs- und Gruppierungsplan zugrunde zu legen

("Grundlagen zur Haushaltssystematik für kirchliche Körperschaften und Einrichtungen").

§ 9

Inhalt des Verwaltungs- und des Vermögensteils

(1) Wird in einen Verwaltungs- und einen Vermögensteil des Haushalts getrennt, so umfasst der Vermögensteil

auf der Einnahmeseite

a) die Zuführung vom Verwaltungsteil,

b) Einnahmen aus der Veränderung des Anlagevermögens,

c) Entnahmen aus Rücklagen,

d) Zuweisungen und Zuschüsse für Investitionen,

e) Einnahmen aus Krediten und inneren Darlehen;

auf der Ausgabeseite

f) die Tilgung von Krediten, die Rückzahlung innerer Darlehen, die Kreditbeschaffungskosten sowie die Ablösung von Dauerlasten,

g) Ausgaben für die Veränderung des Anlagevermögens sowie Zuweisungen und Zuschüsse für Investitionen,

h) Zuführungen zu Rücklagen und die Deckung von Fehlbeträgen aus Vorjahren,

i) die Zuführung zum Verwaltungsteil.

(2) Der Verwaltungsteil umfasst die nicht unter Absatz (1) fallenden Einnahmen und Ausgaben.

§ 10

Bruttoveranschlagung, Einzelveranschlagung

+ (1) Die Einnahmen und Ausgaben sind in voller Höhe und getrennt voneinander zu veranschlagen; sie dürfen nicht vorweg gegeneinander aufgerechnet werden.

+ (2) Für denselben Zweck dürfen Ausgaben nicht an verschiedenen Haushaltsstellen veranschlagt werden.

+ (3) Die Einnahmen sind nach ihrem Entstehungsgrund, die Ausgaben nach ihrem Zweck zu veranschlagen und, soweit erforderlich, zu erläutern.

Zum Vergleich der Haushaltsansätze sollen die Haushaltsansätze für das dem Haushaltszeitraum vorangehende Jahr und die Ergebnisse der Jahresrechnung für das zweitvorangegangene Jahr angegeben werden. Bei Ausgaben für eine sich auf mehrere Jahre erstreckende Maßnahme sollen die voraussichtlichen Gesamtkosten und ihre Finanzierung erläutert werden.

(4) Erstattungen innerhalb des Haushaltsplans sollen nur vorgesehen werden, wenn sie für Kostenrechnungen erheblich sind. Feststehende Berechnungsmaßstäbe (Schlüssel) sind in angemessenen Zeitabständen zu überprüfen.

§ 11

Deckungsfähigkeit

+ Im Haushaltsplan können einzelne Ausgabeansätze für einseitig oder gegenseitig deckungsfähig erklärt werden. Voraussetzung ist, dass ein verwaltungsmäßiger oder sachlicher Zusammenhang besteht.

§ 12

Zweckbindung von Einnahmen

+ (1) Einnahmen können durch Haushaltsvermerk auf die Verwendung für bestimmte Ausgaben nur beschränkt werden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder die Beschränkung sich zwingend aus der Herkunft oder der Natur der Einnahmen ergibt. Soweit im Haushaltsplan nichts anderes bestimmt wird, können zweckgebundene Mehreinnahmen für Mehrausgaben desselben Zwecks verwendet werden.

+ (2) Mehrausgaben nach Absatz 1 Satz 2 gelten nicht als Haushaltsüberschreitungen (unechte Deckungsfähigkeit); § 28 (1) findet insoweit keine Anwendung.

§ 13

Übertragbarkeit

+ (1) Haushaltsmittel für Investitionen und aus zweckgebundenen Einnahmen sind übertragbar.

(2) Andere Haushaltsmittel können durch Haushaltsvermerk für übertragbar erklärt werden, wenn die Übertragbarkeit eine sparsame Bewirtschaftung der Mittel fördert.

§ 14

Sperrvermerk

Ausgaben, die aus besonderen Gründen zunächst noch nicht geleistet werden sollen oder deren Leistung im Einzelfall einer besonderen Zustimmung bedarf, sind im Haushaltsplan als gesperrt zu bezeichnen.

§ 15

Kredite

+ (1) Im Haushaltsgesetz (Haushaltsbeschluss) wird bestimmt, bis zu welcher Höhe Kredite

a) zur Deckung von Ausgaben für Investitionen,

b) zur Aufrechterhaltung einer ordnungsgemäßen Kassenwirtschaft (Kassenkredite)

aufgenommen werden dürfen. Genehmigungsvorbehalte bleiben unberührt.

+ (2) Einnahmen aus Krediten nach Absatz 1 Buchstabe a) dürfen nur insoweit in den Haushaltsplan eingestellt werden, als

a) dies zur Finanzierung von Ausgaben für Investitionen oder zur Umschuldung notwendig ist und

b) die Zins- und Tilgungsverpflichtungen mit der dauernden finanziellen Leistungsfähigkeit im Einklang stehen. Dies ist in der Regel nur der Fall, wenn die auch in Zukunft regelmäßig wiederkehrenden Einnahmen die zwangsläufigen Ausgaben und die für die Erhaltung (Erneuerung) des Vermögens durchschnittlich notwendigen Ausgaben mindestens um die zusätzlichen Zins- und Tilgungsverpflichtungen übersteigen.

+ (3) Die Einnahmen aus Krediten, die Geldbeschaffungskosten (Disagio) sowie die Zinsen und Tilgungsbeträge sind bei der dem Verwendungszweck der Kredite entsprechenden Funktion zu veranschlagen. Die Einnahmen sind in Höhe der Rückzahlungsverpflichtung zu veranschlagen (Bruttoprinzip).

+ (4) Wird in einen Verwaltungs- und in einen Vermögensteil getrennt, so sind die Zinsen im Verwaltungs-, die Tilgungsbeträge im Vermögensteil zu veranschlagen.

+ (5) Die Ermächtigung zur Aufnahme eines Kredits nach Absatz 1 Buchstabe a) gilt über das Haushaltsjahr hinaus bis zur Abwicklung des Vorhabens, für das der Kredit bestimmt war.

+ (6) Die Ermächtigung zur Aufnahme von Kassenkrediten gilt solange, bis das nächste Haushaltsgesetz (Haushaltsbeschluss) in Kraft getreten ist.

§ 16

Bürgschaften

Im Haushaltsgesetz (Haushaltsbeschluss) wird bestimmt, bis zu welcher Höhe Bürgschaften übernommen werden dürfen.

§ 17

Baumaßnahmen

+ (1) Ausgaben für Baumaßnahmen dürfen erst veranschlagt werden, wenn Pläne, Kostenvoranschläge und Erläuterungen vorliegen, aus denen sich die Art der Ausführung, die vorgesehene Finanzierung und ein Zeitplan ergeben.

+ (2) Ausnahmen von Absatz 1 sind nur zulässig, wenn es im Einzelfall nicht möglich ist, die Unterlagen rechtzeitig fertig zu stellen, und aus einer späteren Veranschlagung ein Nachteil erwachsen würde.

§ 18

Zuwendungen

Zuwendungen an Stellen, die nicht zur verfassten Kirche gehören, dürfen nur veranschlagt werden, wenn ein erhebliches Interesse an der Erfüllung des Zuwendungszweckes durch solche Stellen gegeben ist.

§ 19

Verfügungsmittel, Deckungsreserve

+ (1) Im Haushaltsplan können angemessene Beträge veranschlagt werden, die bestimmten Personen für dienstliche Zwecke zur Verfügung stehen (Verfügungsmittel) oder die zur Deckung überplanmäßiger oder außerplanmäßiger Ausgaben dienen (Deckungsreserve).

+ (2) Die Ansätze nach Absatz 1 dürfen nicht überschritten werden, die Mittel sind nicht übertragbar.

+ (3) Erhöhen sich die Verfügungsmittel um Spenden, die den berechtigten Personen zur freien Verfügung zufließen, so ist Absatz 2 insoweit nicht anzuwenden.

§ 20

Überschuss, Fehlbetrag

+ (1) Ein Überschuss oder Fehlbetrag der Jahresrechnung ist spätestens in den Haushaltsplan für das zweitnächste Haushaltsjahr, bei Aufstellung eines Zweijahreshaushaltsplans spätestens in den Haushaltsplan für das drittnächste Jahr einzustellen.

+ (2) Ergibt sich ein Fehlbetrag, dessen Höhe für die Haushaltswirtschaft von erheblicher Bedeutung ist, so soll er vorzeitig in einem Nachtragshaushaltsplan veranschlagt werden.

(3) Ein Überschuss ist zur Schuldentilgung oder zur Rücklagenzuführung zu verwenden, soweit er ausnahmsweise nicht zum Haushaltsausgleich benötigt wird. Wird in einen Verwaltungs- und einen Vermögensteil getrennt, so ist ein Überschuss im Verwaltungsteil dem Vermögensteil zuzuführen, soweit er nicht zum Ausgleich des Verwaltungsteils benötigt wird.

§ 21

Wirtschaftsbetriebe und Einrichtungen, Sondervermögen

+ (1) Für Wirtschaftsbetriebe und Einrichtungen ist ein Wirtschaftsplan aufzustellen, wenn ein Wirtschaften nach Einnahmen und Ausgaben des Haushaltsplans nicht zweckmäßig ist. Im Haushaltsplan sind nur die Zuführungen oder die Ablieferungen zu veranschlagen.

(2) Auf Sondervermögen findet Absatz 1 entsprechende Anwendung..

+ (3) Bei Wirtschaftsbetrieben und Einrichtungen sollen die Einnahmen (Erträge) die Ausgaben (Aufwendungen) decken. Zu den Ausgaben gehören auch die Abschreibungen und eine angemessene Verzinsung des Anlagekapitals. Der aus Zuschüssen Dritter aufgebrachte Kapitalanteil ist bei der Verzinsung des Anlagekapitals außer Betracht zu lassen.

(4) Soweit erforderlich, insbesondere zur Überprüfung der Wirtschaftlichkeit und vor der allgemeinen Festsetzung von Benutzungsentgelten, sollen Kostenberechnungen erstellt werden.

§ 22

Stiftungen

+ (1) Für kirchliche Stiftungen mit eigener Rechtspersönlichkeit sind gesonderte Haushaltspläne aufzustellen. Das Gleiche gilt für sonstige Stiftungen, wenn die Veranschlagung ihrer Einnahmen und Ausgaben im Haushaltsplan nicht zweckmäßig erscheint.

+ (2) Im Übrigen finden die Vorschriften dieser Ordnung sinngemäße Anwendung. Soweit gesetzliche Vorschriften oder Bestimmungen des Stifters entgegenstehen, bleiben diese unberührt.

§ 23

Anlagen zum Haushaltsplan

(1) Dem Haushaltsplan sind beizufügen:

+ a) eine Übersicht über die Stellen der Mitarbeiter (Stellenübersicht), gegliedert nach dem Haushaltsplan,

b) eine Übersicht über den Stand der Schulden und Bürgschaften,

c) eine Übersicht über das Vermögen, insbesondere Kapitalvermögen und Rücklagen,

d) Sammelnachweise, soweit solche geführt werden.

(2) Es sollen ferner beigefügt werden:

a) Wirtschafts- oder Sonderhaushaltspläne und neueste Jahresabschlüsse der Wirtschaftsbetriebe, Einrichtungen und Sondervermögen,

b) Haushaltsquerschnitt,

c) Finanzplan.

§ 24

Verabschiedung des Haushaltsplans

+ (1) Der Haushaltsplan ist vor Beginn des Haushaltsjahres aufzustellen und zu beschließen. Er ist zu veröffentlichen und/oder zur Einsicht auszulegen.

(2) Ist der Haushaltsplan ausnahmsweise nicht rechtzeitig beschlossen, so sind

+ 1. nur die Ausgaben zu leisten, die bei sparsamer Verwaltung nötig sind, um

a) die bestehenden Einrichtungen in geordnetem Gang zu halten und den gesetzlichen Aufgaben und rechtlichen Verpflichtungen zu genügen,

b) Bauten, Beschaffungen und sonstige Leistungen fortzusetzen, für die durch den Haushaltsplan des Vorjahres bereits Beträge festgesetzt worden sind,

2. die Einnahmen fortzuerheben, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist,

3. Kassenkredite nur im Rahmen des Haushaltsplans des Vorjahres zulässig.

§ 25

Nachtragshaushaltsplan

+ (1) Der Haushaltsplan kann nur bis zum Ablauf des Haushaltsjahres durch einen Nachtragshaushaltsplan geändert werden.

+ (2) Ein Nachtragshaushaltsplan soll aufgestellt werden, wenn sich zeigt, dass

a) ein erheblicher Fehlbetrag entstehen wird und der Haushaltsausgleich auch bei Ausnutzung jeder Sparmöglichkeit nur durch eine Änderung des Haushaltsplans erreicht werden kann,

b) bisher nicht veranschlagte oder zusätzliche Ausgaben in einem im Verhältnis zu den Gesamtausgaben erheblichen Umfang geleistet werden müssen.

+ (3) Der Nachtragshaushaltsplan muss alle erheblichen Änderungen enthalten, die im Zeitpunkt seiner Aufstellung erkennbar sind.

+ (4) Für den Nachtragshaushaltsplan gelten die Vorschriften über den Haushaltsplan entsprechend.

§ 26

Erhebung der Einnahmen, Bewirtschaftung der Ausgaben

+ (1) Die Einnahmen sind rechtzeitig und vollständig zu erheben.

(2) Die Ausgaben sind so zu leisten, dass

a) die Aufgaben wirtschaftlich und zweckmäßig erfüllt werden,

b) die gebotene Sparsamkeit geübt wird.

(3) Die Mittel sind erst in Anspruch zu nehmen, wenn es die Erfüllung der Aufgaben erfordert.

(4) Leistungen vor Empfang der Gegenleistung (Vorleistungen) sollen nur vereinbart oder bewirkt werden, soweit es allgemein üblich oder durch besondere Umstände gerechtfertigt ist. Für Vorleistungen sind die erforderlichen, mindestens die allgemein üblichen Sicherheiten zu verlangen.

+ (5) Durch geeignete Maßnahmen ist regelmäßig darüber zu wachen, dass sich die Ausgaben und Ausgabeverpflichtungen im Rahmen der Haushaltsansätze halten (Haushaltsüberwachung).

+ (6) Durch geeignete Maßnahmen ist sicherzustellen, dass die Einnahmen überwacht werden (Anschreibeliste oder anderer Nachweis für angeordnete Einnahmen).

§ 27

Ausgaben für Investitionen

+ Ausgaben für Investitionen dürfen unbeschadet anderer Bestimmungen erst veranlasst werden, soweit die Deckungsmittel rechtzeitig bereitgestellt werden können.

§ 28

Über- und außerplanmäßige Ausgaben

+ (1) Über- und außerplanmäßige Ausgaben bedürfen der Zustimmung der zuständigen Stelle. Die Zustimmung soll nur im Falle eines unvorhergesehenen und unabweisbaren Bedarfs erteilt werden. Zugleich ist über die Deckung zu entscheiden.

+ (2) Das Gleiche gilt für Maßnahmen, durch die später über- oder außerplanmäßige Ausgaben entstehen können.

(3) Mehrausgaben bei übertragbaren Ausgabemitteln (Haushaltsvorgriffe) sind unter der Voraussetzung des Absatzes 1 auf die nächstjährige Bewilligung für den gleichen Zweck anzurechnen.

§ 29

Sicherung des Haushaltsausgleichs

+ (1) Durch Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben oder andere geeignete Maßnahmen ist während des Haushaltsjahres darüber zu wachen, dass der Haushaltsausgleich gewährleistet bleibt.

+ (2) Ist durch Ausfall von Deckungsmitteln der Haushaltsausgleich in Frage gestellt, so sind unverzüglich die erforderlichen Maßnahmen zu treffen.

§ 30

Vergabe von Aufträgen

Bei der Vergabe von Aufträgen sind die Verdingungsordnung für Bauleistungen (VOB) und die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) anzuwenden.

§ 31

Sachliche und zeitliche Bindung

+ (1) Ausgabemittel dürfen nur zu dem im Haushaltsplan bezeichneten Zweck, soweit und solange er fortdauert, und nur bis zum Ende des Haushaltsjahres in Anspruch genommen werden.

+ (2) Bei übertragbaren Ausgabemitteln können Haushaltsreste gebildet werden, die für die jeweilige Zweckbestimmung über das Haushaltsjahr hinaus bis zum Ende des auf die Bewilligung folgenden zweitnächsten Haushaltsjahres verfügbar bleiben. Bei Mitteln für Baumaßnahmen tritt an die Stelle des Haushaltsjahres der Bewilligung das Haushaltsjahr, in dem der Bau in seinen wesentlichen Teilen in Gebrauch genommen worden ist.

+ (3) Zweckgebundene Einnahmen (§ 12) bleiben auch über das Haushaltsjahr hinaus zweckgebunden, solange der Zweck fortdauert.

§ 32

Abgrenzung der Haushaltsjahre

+ Einnahmen und Ausgaben sind für das Haushaltsjahr anzuordnen, in dem sie entweder fällig werden oder dem sie wirtschaftlich zuzuordnen sind.

§ 33

Wegfall- und Umwandlungsvermerke

(1) Über Ausgabemittel, die als künftig wegfallend bezeichnet sind, darf von dem Zeitpunkt ab, mit dem die im Haushaltsplan bezeichnete Voraussetzung für den Wegfall erfüllt ist, nicht mehr verfügt werden.

(2) Ist eine Planstelle ohne nähere Angabe als künftig wegfallend bezeichnet, darf die nächste frei werdende Planstelle derselben Besoldungs- oder Vergütungsgruppe der gleichen Fachrichtung nicht mehr besetzt werden.

(3) Ist eine Planstelle ohne Bestimmung der Voraussetzungen als künftig umzuwandeln bezeichnet, gilt die nächste frei werdende Planstelle derselben Besoldungs- oder Vergütungsgruppe der gleichen Fachrichtung im Zeitpunkt ihres Freiwerdens als in die Stelle umgewandelt, die in dem Umwandlungsvermerk angegeben ist.

§ 34

Stundung, Niederschlagung und Erlass von Forderungen

+ (1) Forderungen (ausgenommen Anerkennungsgebühren) dürfen nur

a) gestundet werden, wenn die sofortige Einziehung mit erheblichen Härten für den Schuldner verbunden wären und der Anspruch durch die Stundung nicht gefährdet wird,

b) niedergeschlagen werden, wenn feststeht, dass die Einziehung keinen Erfolg haben wird, oder wenn die Kosten der Einziehung außer Verhältnis zur Höhe des Anspruchs stehen,

c) erlassen werden, wenn die Einziehung nach Lage des einzelnen Falls für den Schuldner eine besondere Härte bedeuten würde. Das Gleiche gilt für die Rückzahlung oder die Anrechnung von geleisteten Beträgen.

+ (2) Stundung, Niederschlagung und Erlass sind von den hierfür zuständigen Stellen der kassenführenden Stelle unverzüglich, Stundung und Erlass mindestens gleichzeitig mit der Benachrichtigung des Zahlungspflichtigen schriftlich mitzuteilen.

+ (3) Andere Regelungen in Rechtsvorschriften bleiben unberührt.

§ 35

Nutzungen und Sachbezüge

Nutzungen und Sachbezüge dürfen Mitarbeitern im kirchlichen Dienst nur gegen angemessenes Entgelt gewährt werden. Andere Regelungen in Rechtsvorschriften oder Tarifverträgen bleiben unberührt.

§ 36

Vorschüsse, Verwahrgelder

(1) Als Vorschuss darf eine Ausgabe nur angeordnet werden, wenn zwar die Verpflichtung zur Leistung feststeht, die Ausgabe aber noch nicht nach der im Haushaltsplan vorgesehenen Ordnung gebucht werden kann.

(2) Als Verwahrgeld darf eine Einzahlung nur angeordnet werden, solange sie nicht nach der im Haushaltsplan vorgesehenen Ordnung gebucht werden kann.

§ 37

Erwerb und Veräußerung von Vermögensgegenständen

+ (1) Vermögensgegenstände sollen nur erworben werden, soweit sie zur Erfüllung der Aufgaben in absehbarer Zeit erforderlich sind.

+ (2) Vermögensgegenstände dürfen nur veräußert werden, wenn sie zur Erfüllung der Aufgaben in absehbarer Zeit nicht benötigt werden.

+ (3) Vermögensgegenstände sollen nur zu ihrem vollen Wert veräußert werden. Die Erlöse sind dem Vermögen zuzuführen.

+ (4) Genehmigungsvorbehalte bleiben unberührt.

§ 38

Verwendungsnachweis für Zuwendungen

Bei der Bewilligung von Zuwendungen gemäß § 18 sind Vereinbarungen über Verwendungsnachweis und Prüfungsrecht zu treffen.

§ 39

Beteiligung an privatrechtlichen Unternehmen

Kirchliche Körperschaften sollen sich an der Gründung eines Unternehmens in einer Rechtsform des privaten Rechts oder an einem bestehenden Unternehmen in einer solchen Rechtsform nur beteiligen, wenn

a) für die Beteiligung ein berechtigtes Interesse vorliegt und sich der angestrebte Zweck nicht besser und wirtschaftlicher auf andere Weise erreichen lässt,

b) sowohl die Einzahlungsverpflichtung als auch die Haftpflicht auf einen bestimmten Betrag begrenzt ist,

c) die kirchlichen Belange im Aufsichtsrat oder einem entsprechenden Überwachungsorgan angemessen vertreten sind,

d) gewährleistet ist, dass der Jahresabschluss entsprechend den aktienrechtlichen oder anderen gesetzlichen Vorschriften aufgestellt und geprüft wird.

§ 40

Kassenanordnungen

(1) Die Kassenanordnungen sind schriftlich zu erteilen; sie müssen insbesondere den Grund und soweit möglich die Berechnung enthalten. Unterlagen, die die Zahlungen begründen, sollen nach Möglichkeit beigefügt werden. Die Kassenanordnungen müssen rechnerisch geprüft und sachlich festgestellt sein.

(2) Der Anordnungsberechtigte darf keine Kassenanordnungen erteilen, die auf ihn oder seinen Ehegatten lauten. Das Gleiche gilt für Angehörige, die mit den Anordnungsberechtigten bis zum 3. Grad verwandt, bis zum 2. Grad verschwägert oder durch Adoption verbunden sind.

+ (3) Eine Auszahlungsanordnung zu Lasten des Haushalts darf nur erteilt werden, wenn Mittel haushaltsrechtlich zur Verfügung stehen. § 28 bleibt unberührt.

(4) Die Kasse kann durch allgemeine Anordnungen jeweils für ein Haushaltsjahr mit der Annahme solcher Einnahmen oder der Leistung solcher Ausgaben beauftragt werden, die regelmäßig wiederkehren und die nach Art und Höhe bestimmt sind. Unter den gleichen Voraussetzungen ist die Abbuchung zulässig.

+ (5) Weitere Bestimmungen über die Anordnungsbefugnis sowie über Form und Inhalt von Kassenanordnungen erlässt die zuständige Stelle.

§ 41

Haftung

Wer entgegen den Vorschriften eine Zahlung angeordnet oder eine Maßnahme getroffen oder unterlassen hat, durch die ein Schaden entstanden ist, ist im Rahmen des Beamten-, Tarif- und Bürgerlichen Rechts ersatzpflichtig.

§ 42

Zahlungen

+ (1) Ausgaben dürfen nur aufgrund einer Auszahlungsanordnung geleistet werden.

+ (2) Einzahlungen sind regelmäßig nur aufgrund einer Annahmeanordnung anzunehmen. Bei Geldeingängen ohne Annahmeanordnung ist diese sofort zu beantragen.

(3) Die zuständige Stelle kann zulassen, dass Auszahlungen ohne Anordnung geleistet werden, wenn

a) der Betrag irrtümlich eingezahlt wurde und an den Einzahler zurückgezahlt oder an die richtige Stelle weitergeleitet wird,

b) Einzahlungen aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder nach Maßgabe getroffener Vereinbarungen vorliegen, die an den Berechtigten weiterzuleiten sind.

§ 43

Einziehung von Forderungen

+ Forderungen sind zum Zeitpunkt der Fälligkeit einzuziehen. Ist keine Frist gesetzt, sind sie sobald wie möglich einzuziehen.

§ 44

Einzahlungen

+ (1) Zahlungsmittel, die der Kasse von dem Einzahlenden übergeben werden, sind in dessen Gegenwart auf ihre Echtheit, Vollzähligkeit und Vollständigkeit zu prüfen.

+ (2) Wertsendungen, die der Kasse zugehen, sind in Gegenwart eines Zeugen zu öffnen und zu prüfen. Enthalten andere Sendungen Zahlungsmittel, so ist zu der Prüfung ein Zeuge zuzuziehen.

(3) Wechsel dürfen nicht in Zahlung genommen werden. Schecks dürfen nur unter dem Vorbehalt ihrer Einlösung als Zahlungsmittel angenommen werden; sie sind unverzüglich der Bank zur Gutschrift vorzulegen. Eine Herauszahlung auf Schecks ist unzulässig.

§ 45

Nachweis der Einzahlungen (Quittungen)

(1) Die Kasse hat über jede Einzahlung, die durch Übergabe oder Übersendung von Zahlungsmitteln bewirkt wird, dem Einzahler eine Quittung zu erteilen. Wird die Einzahlung durch Übergabe eines Schecks oder in ähnlicher Weise nur erfüllungshalber bewirkt, ist mit dem Zusatz "Eingang vorbehalten" oder einem entsprechenden Vorbehalt zu quittieren.

(2) Wird eine Quittung berichtigt, muss der Empfänger die Berichtigung schriftlich bestätigen.

(3) Die zuständige Stelle bestimmt durch Dienstanweisung

a) die Form der Quittungen (gegebenenfalls Doppelunterschrift),

b) ob und wie auf die Form der von der Kasse erteilten Quittungen hingewiesen werden soll.

§ 46

Einzahlungstag

Als Tag der Einzahlung gilt

+ a) bei Übergabe oder Übersendung von Zahlungsmitteln an die Kasse der Tag des Eingangs,

+ b) bei Überweisung auf ein Konto der Kasse der Tag, an dem der Betrag gutgeschrieben worden ist.

§ 47

Auszahlungen

+ (1) Auszahlungen sind unverzüglich oder zu dem in der Kassenanordnung bestimmten Zeitpunkt zu leisten. Fristen für die Gewährung von Skonto sind zu beachten.

(2) Auszahlungen sind nach Möglichkeit bargeldlos zu bewirken. Wenn möglich, ist mit eigenen Forderungen aufzurechnen. Es ist unzulässig, Wechsel auszustellen oder zu akzeptieren.

(3) Vor Übergabe von Zahlungsmitteln hat sich die Kasse über die Person des Empfängers zu vergewissern. Ein Beauftragter (Bevollmächtigter) des Empfängers hat sich über seine Empfangsberechtigung auszuweisen.

(4) Bestehen Zweifel hinsichtlich der Person des Empfängers (z.B. wegen Todesfalls), hat die Kasse die Entscheidung des Anordnungsberechtigten herbeizuführen.

§ 48

Nachweis der Auszahlungen (Quittungen)

+ (1) Die Kasse hat über jede Auszahlung, die durch Übergabe von Zahlungsmitteln geleistet wird, von dem Empfänger eine Quittung zu verlangen. Die anordnende Stelle kann für bestimmte Fälle den Nachweis der Auszahlung in anderer Form zulassen.

(2) Die Quittung, die bei der Übergabe von Zahlungsmitteln vom Empfänger zu verlangen ist, ist unmittelbar auf der Kassenanordnung anzubringen oder ihr beizufügen. Kann ein Empfänger nur durch Handzeichen quittieren, muss die Anbringung des Handzeichens durch Zeugen bescheinigt werden. Zeugen dürfen nicht an der Auszahlung beteiligt sein.

+ (3) Werden Auszahlungen in anderer Form als durch Übergabe oder Übersendung von Zahlungsmitteln bewirkt, ist auf der Kassenanordnung zu bescheinigen, an welchem Tag und über welche Geldanstalt (Konto) oder auf welchem anderen Weg der Betrag ausgezahlt worden ist.

(4) Werden die Überweisungsträger mit Hilfe von elektronischen Datenverarbeitungsanlagen hergestellt, so ist der Auszahlungsbescheinigung nach Absatz 3 eine Bestätigung über die Übereinstimmung der Einzelbeträge in den Auszahlungslisten und Überweisungsträgern beizufügen. Die Bescheinigung ist Bestandteil der Auszahlungsbescheinigung der Kasse.

+ (5) Werden Zahlungsverpflichtungen durch Aufrechnung erfüllt, ist auf den Belegen gegenseitig auf die Verrechnung zu verweisen. Das Gleiche gilt für Erstattungen innerhalb des Haushalts.

§ 49

Buchführung (Zeitbuchung, Sachbuchung), Belegpflicht

+ (1) Die Einnahmen und Ausgaben sind in zeitlicher und sachlicher Ordnung zu buchen. Die Buchungen sind zu belegen.

+ (2) Die Ordnung für die sachliche Buchung folgt der Gliederung des Haushaltsplans. Vorschüsse und Verwahrgelder sind gleichfalls nach einer sachlichen Ordnung zu buchen. Einnahme- und Ausgabereste sind im folgenden Haushaltsjahr bei den gleichen Haushaltsstellen abzuwickeln, bei denen sie entstanden sind; das Gleiche gilt für unerledigte Vorschüsse und Verwahrgelder.

+ (3) Die Belege sind nach der Ordnung des Sachbuchs abzulegen.

§ 50

Zeitliche Buchung der Einzahlungen und Auszahlungen

+ (1) Einzahlungen sind zu buchen

a) bei Übergabe oder Übersendung von Zahlungsmitteln am Tag des Eingangs in der Kasse,

b) bei Überweisung auf ein Konto der Kasse an dem Tag, an dem die Kasse von der Gutschrift Kenntnis erhält.

+ (2) Auszahlungen sind zu buchen

a) bei Übergabe von Zahlungsmitteln an den Empfänger am Tag der Übergabe,

b) bei Überweisung auf ein Konto des Empfängers und bei Einzahlung mit Zahlkarte oder Postanweisung am Tag der Hingabe des Auftrags an die Geldanstalt,

c) bei Abbuchung vom Konto der Kasse aufgrund eines Abbuchungsauftrags oder einer Abbuchungsvollmacht (Einzugsermächtigung) an dem Tag, an dem die Kasse von der Abbuchung Kenntnis erhält.

§ 51

Sachliche Buchung der Einnahmen und Ausgaben

+ (1) Nach der zeitlichen Buchung ist alsbald die sachliche Buchung vorzunehmen, sofern nicht beide Buchungen in einem Arbeitsgang vorgenommen werden.

+ (2) Die bei Einsatz von elektronischen Datenverarbeitungsanlagen für die Sachbuchung gespeicherten Daten sind grundsätzlich mit allen Daten der Einzelvorgänge auszudrucken. Längste Ausdrucksperiode ist das Haushaltsjahr. Anstelle des Ausdrucks kann die zuständige Stelle eine Mikroverfilmung der Daten in Klarschrift aus maschinellen Speichern zulassen, wenn das Verfahren nach der technischen und organisatorischen Seite sicher und wirtschaftlich geregelt ist.

§ 52

Vermögensbuchführung

(1) Über das Vermögen und die Schulden ist Buch zu führen oder ein anderer Nachweis zu erbringen.

(2) Die Buchführung über das Vermögen und die Schulden kann mit der Buchführung über die Einnahmen und Ausgaben verbunden werden.

§ 53

Wirtschaftsbetriebe und Einrichtungen

(1) Für Wirtschaftsbetriebe und Einrichtungen, für die Benutzungsentgelte oder Gebühren erhoben werden, sind Kostenrechnungen aufzustellen, die auch Wirtschaftlichkeitsvergleiche erlauben.

+ (2) Wirtschaftsbetriebe und Einrichtungen, die nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen verwaltet werden, können sich mit Zustimmung der zuständigen Stelle der kaufmännischen Buchführung bedienen. In diesem Falle sind anstelle der Jahresrechnungen Gewinn- und Verlustrechnungen und Abschlussbilanzen zu erstellen.

§ 54

Führung der Bücher

+ (1) Welche Bücher, außer Zeit- und Sachbuch, im Einzelnen zu führen sind und in welcher Form, regelt die zuständige Stelle.

+ (2) Die Bücher sind so zu führen, dass

a) sie zusammen mit den Belegen beweiskräftige Unterlagen für die Jahresrechnung sind,

b) Unregelmäßigkeiten (z. B. unbefugte Eintragungen, Entfernen von Blättern) nach Möglichkeit ausgeschlossen sind,

c) die Zahlungsvorgänge in ihrer richtigen Ordnung dargestellt werden,

d) die Übereinstimmung der zeitlichen und sachlichen Buchung gewährleistet und leicht nachprüfbar ist.

+ (3) Aus den Büchern müssen in Verbindung mit den Belegen der Grund der Einnahme oder Ausgabe und der Einzahler oder Empfänger festzustellen sein.

+ (4) Berichtigungen in Büchern müssen so vorgenommen werden, dass die ursprüngliche Eintragung erkennbar bleibt.

(5) Im Regelfall dürfen Einnahmen nicht durch Kürzung von Ausgaben und Ausgaben nicht durch Kürzung von Einnahmen gebucht werden.

§ 55

Vorsammlung der Buchungsfälle

(1) Häufig wiederkehrende, sachlich zusammengehörende Ein- oder Auszahlungen können jeweils zu einer Tagessumme zusammengefasst in das Zeitbuch übernommen werden. Sinngemäß kann bei der Sachbuchung verfahren werden mit der Maßgabe, dass die Summen mindestens monatlich in das Sachbuch übernommen werden. Bei maschineller Buchführung kann die zuständige Stelle eine Verlängerung der Frist bis zu einem Haushaltsjahr zulassen, wenn die Summe der Sachkonten unter Einbeziehung vorgesammelter Buchungsfälle jederzeit festgestellt werden kann.

(2) Die Zusammenfassung nach Absatz 1 kann in Listen (Vorbücher zu Zeitbuch und Sachbuch) oder unmittelbar nach den Belegen auf Additionsstreifen vorgenommen werden. Die Belege sind bis zur Buchung getrennt zu sammeln und sicher aufzubewahren. Die Additionsstreifen sind mit den Belegen zu den Rechnungsakten zu nehmen.

§ 56

Eröffnung der Bücher

+ Die Bücher können bei Bedarf schon vor Beginn des Haushaltsjahres eröffnet werden.

§ 57

Tagesabschluss

+ (1) An jedem Tag, an dem Zahlungen stattgefunden haben, ist aufgrund der Ergebnisse der Zeitbücher der Kassensollbestand zu ermitteln und mit dem Kassenbestand zu vergleichen. Die Ergebnisse sind in einem Tagesabschlussbuch oder im Zeitbuch nachzuweisen und schriftlich anzuerkennen. Für den Tagesabschluss kann eine längere Frist zugelassen und im Übrigen bestimmt werden, dass sich der Tagesabschluss an den Zwischentagen auf den baren Zahlungsverkehr beschränken kann.

+ (2) Wird ein Kassenfehlbetrag festgestellt, so ist dies beim Abschluss zu vermerken. Wird er nicht sofort ersetzt, so ist er zunächst als Vorschuss zu buchen. Die Kassenaufsicht ist unverzüglich zu unterrichten.

+ (3) Kassenüberschüsse sind zunächst als Verwahrgeld zu buchen. Können sie aufgeklärt werden, dürfen sie dem Empfangsberechtigten nur aufgrund einer Auszahlungsanordnung ausgezahlt werden. Können sie bis zum Jahresabschluss nicht aufgeklärt werden, sind sie im Haushalt zu vereinnahmen.

§ 58

Zwischenabschlüsse

+ (1) In bestimmten Zeitabständen, mindestens vierteljährlich, ist ein Zwischenabschluss der Zeit- und Sachbücher zu fertigen und die Übereinstimmung untereinander und mit dem Kassenbestand zu prüfen. Die Ergebnisse sind unterschriftlich anzuerkennen.

+ (2) Die zuständige Stelle kann zulassen, dass auf den Zwischenabschluss verzichtet wird, wenn die zeitliche und die sachliche Buchung in einem Arbeitsgang durch Buchungsmaschinen oder aufgrund des gleichen Datenträgers und eines geprüften und von der zuständigen Stelle anerkannten Programms mit einer elektronischen Datenverarbeitungsanlage vorgenommen werden.

§ 59

Abschluss der Bücher

+ Die Bücher sind jährlich abzuschließen. Sie sollen spätestens einen Monat nach Ablauf des Haushaltsjahres geschlossen werden. Nach diesem Zeitpunkt dürfen nur noch kassenunwirksame Buchungen vorgenommen werden; sie sind in den Zeitbüchern als Nachträge zu kennzeichnen.

§ 60

Jahresrechnung

(1) In der Jahresrechnung sind die Einnahmen und Ausgaben für jede Haushaltsstelle nach der Ordnung des Haushaltsplans darzustellen. Zum Vergleich sind die Ansätze des Haushaltsplans (einschl. Veränderungen) aufzuführen und die Abweichungen auszuweisen. Erhebliche Abweichungen sind erforderlichenfalls in einer Anlage zur Jahresrechnung zu erläutern.

+ (2) In der Jahresrechnung (Jahresabschluss) sind die Summen der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben sowie der Unterschied zwischen diesen Summen (Ist-Überschuss oder Ist-Fehlbetrag) nachzuweisen. Enthält das Sachbuch auch das Anordnungssoll, so sind in den Jahresabschluss zusätzlich einzubeziehen:

die Summe des Anordnungssolls der Einnahmen,

die Summe des Anordnungssolls der Ausgaben,

die Summe der Haushaltsreste,

die Summe der Haushaltsvorgriffe.

Auf dieser Grundlage ist der Sollüberschuss oder Sollfehlbetrag zu ermitteln.

Enthält das Sachbuch nicht das Anordnungssoll, so ist der Ist-Abschluss um die Summe der Haushaltsreste und der Haushaltsvorgriffe zu bereinigen (modifizierter Ist-Abschluss).

§ 61

Aufbewahrungsfristen

(1) Die Jahresrechnungen und Sachbücher sind dauernd, sonstige Bücher mindestens 10 Jahre, die Belege sowie die Unterlagen für eine Prüfung der maschinellen Buchungen mindestens 5 Jahre geordnet aufzubewahren. Die Fristen laufen vom Tage der Entlastung an.

(2) Anstelle der Bücher und Belege können Mikrokopien aufbewahrt werden, wenn die Übereinstimmung mit den Urschriften gesichert ist.

(3) Im Übrigen bleiben Vorschriften über die Akten- und Archivordnung unberührt.

§ 62

Beitreibung

+ Werden Beträge nicht rechtzeitig entrichtet hat die Kasse nach den bestehenden Vorschriften die Beitreibung einzuleiten.

§ 63

Aufgaben und Organisation

+ (1) Innerhalb einer Körperschaft hat eine Kasse (Einheitskasse) den gesamten Zahlungsverkehr abzuwickeln, die Buchungen vorzunehmen, die Rechnungsbelege zu sammeln und die Rechnungslegung vorzubereiten.

(2) Sonderkassen dürfen nur eingerichtet werden, wenn ein unabweisbarer Bedarf besteht.

(3) Für mehrere Körperschaften kann eine gemeinsame Kasse gebildet werden (z. B. Rentamt).

(4) Kassengeschäfte können ganz oder teilweise einer anderen Stelle übertragen werden.

+ (5) Wer Kassenanordnungen erteilt, darf an Zahlungen oder Buchungen nicht beteiligt sein.

+ (6) Die Kasse ist schriftlich zu unterrichten über Art und Umfang der Anordnungsbefugnis aller Anordnungsberechtigten.

§ 64

Kassengeschäfte für Dritte

Die Einheitskasse oder die gemeinsame Kasse kann mit der Besorgung von Kassengeschäften Dritter betraut werden (= fremde Kassengeschäfte), wenn gewährleistet ist, dass die Kassengeschäfte in die Prüfung der Einheitskasse oder der gemeinsamen Kasse einbezogen werden.

§ 65

Portokassen, Handvorschuss, Zahlstellen

(1) Für Portoausgaben und sonstige kleinere Ausgaben bestimmter Art können Portokassen eingerichtet oder Handvorschüsse (eiserne Vorschüsse) bewilligt werden. Sie sind innerhalb des Haushaltsjahres abzurechnen.

(2) In Ausnahmefällen können Zahlstellen eingerichtet werden. Diese buchen die Zahlungsvorgänge in zeitlicher Ordnung und haben mindestens monatlich abzurechnen.

§ 66

Mitarbeiter in der Kasse

+ (1) In der Kasse dürfen nur Mitarbeiter beschäftigt werden, deren Eignung und Zuverlässigkeit festgestellt worden ist.

(2) Die in der Kasse beschäftigten Mitarbeiter dürfen weder untereinander noch mit Anordnungsberechtigten und den die Kassenaufsicht führenden Personen verheiratet, bis zum 3. Grad verwandt, bis zum 2. Grad verschwägert oder durch Adoption verbunden sein. Ausnahmen bedürfen der Zustimmung der zuständigen Stelle.

(3) Die Mitarbeiter in der Kasse dürfen auf ihren Jahresurlaub nicht verzichten, haben mindestens die Hälfte des Urlaubs zusammenhängend zu nehmen und sich während des Urlaubs jeder dienstlichen Tätigkeit in der Kassenverwaltung zu enthalten.

§ 67

Geschäftsverteilung der Kasse

(1) Ist die Kasse mit mehreren Mitarbeitern besetzt, so müssen Buchhalter- und Kassiergeschäfte von verschiedenen Mitarbeitern wahrgenommen werden.

(2) Buchhalter und Kassierer sollen sich regelmäßig nicht vertreten.

(3) Ausnahmen bedürfen der Zustimmung der zuständigen Stelle.

§ 68

Verwaltung des Kassenbestandes

+ (1) Der Kassenbestand (Barbestand, Bestand auf Konten bei Geldanstalten) ist wirtschaftlich zu verwalten. Der Barbestand sowie der Bestand auf niedrigverzinslichen Konten soll nicht höher sein, als er für den voraussichtlich anfallenden Zahlungsverkehr erforderlich ist.

(2) Die anordnende Stelle hat die Kasse frühzeitig zu verständigen, wenn mit größeren Einnahmen zu rechnen ist oder größere Zahlungen zu leisten sind.

(3) Ist eine Verstärkung des Kassenbestandes durch Kassenkredit erforderlich, so ist die zuständige Stelle rechtzeitig zu verständigen.

§ 69

Konten für den Zahlungsverkehr

+ (1) Für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs soll die Kasse nur bei besonderem Bedarf mehr als ein Giro- und ein Postscheckkonto haben.

+ (2) Die zuständige Stelle regelt, welche Konten unterhalten werden und welche Mitarbeiter in der Kasse Verfügungsberechtigung über die Konten erhalten.

§ 70

Aufbewahrung und Beförderung von Zahlungsmitteln

+ (1) Zahlungsmittel, Scheckvordrucke, Gebührenmarken u. Ä.. sind in geeigneten Kassenbehältern sicher aufzubewahren. Sind Geldstücke und Geldscheine in größerer Stückzahl vorhanden, sollen sie nach den Richtlinien der Bundesbank verpackt sein.

(2) Die zuständige Stelle bestimmt durch Dienstanweisung, ob und welche Mitarbeiter die Kassenbehälter unter Mitverschluss zu nehmen haben und wie die Doppelstücke der Schlüssel aufzubewahren sind.

(3) Private Gelder und Gelder anderer Stellen, deren Kassengeschäfte der Kasse nicht nach § 64 übertragen sind, dürfen nicht im Kassenbehälter aufbewahrt werden.

(4) Für die Beförderung von Zahlungsmitteln sind die erforderlichen Sicherungsvorkehrungen zu treffen.

§ 71

Erledigung von Kassengeschäften durch andere

(1) Bedient sich eine kirchliche Körperschaft zur Erledigung ihrer Kassengeschäfte anderer Stellen (§ 63 Absätze 3 und 4), so muss insbesondere gesichert sein, dass

a) die geltenden Vorschriften beachtet,

b) Zahlungs- und ähnliche Termine eingehalten,

c) den für ihre Prüfung zuständigen Stellen ausreichende Prüfungsmöglichkeiten auch hinsichtlich der Programmierung und des Ablaufs von maschinellen Rechenvorgängen gewährt werden und

d) die betraute Stelle im Falle eines Verschuldens gegenüber der auftraggebenden Stelle oder Dritten in gleichem Umfang für Schäden eintritt, in dem ihr selbst ein Rückgriffsrecht gegenüber den Verantwortlichen zusteht.

(2) Eine kirchliche Körperschaft kann sich zur Erledigung ihrer Kassengeschäfte nur solcher anderer Stellen bedienen, die von der Aufsichtsbehörde für geeignet erklärt worden sind. Im Übrigen ist sicherzustellen, dass die Kassenaufsicht gewährleistet ist.

§ 72

Allgemeines

(1) Rücklagen können als Sammelrücklage (allgemeine Rücklage) und/oder

als Sonderrücklagen (zweckgebundene Rücklagen) gebildet werden.

(2) In die Sammelrücklage können auch die Betriebsmittelrücklage, die allgemeine Ausgleichsrücklage, die Tilgungsrücklage und die Bürgschaftssicherungsrücklage einbezogen werden, soweit nicht im Einzelfalle Sonderrücklagen zweckmäßig erscheinen.

(3) Die Zuführungen an die Sammelrücklage sind im Einzelplan 9 "Allgemeine Finanzwirtschaft", die Zuführungen an die Sonderrücklagen sowie die Entnahmen aus den Rücklagen bei den dem Verwendungszweck entsprechenden Funktionen zu veranschlagen und zu buchen.

(4) Die Rücklagen sind, soweit sie nicht als Betriebsmittel der Kasse benötigt werden, sicher und ertragbringend anzulegen.

(5) Wird eine Sonderrücklage für den vorgesehenen Zweck einstweilen nicht benötigt, kann sie vorübergehend für einen anderen Zweck in Anspruch genommen werden (inneres Darlehen), wenn sichergestellt ist, dass die Greifbarkeit im Bedarfsfalle nicht beeinträchtigt ist.

(6) Die Zweckbestimmung einer Sonderrücklage kann geändert werden, wenn und soweit die Rücklage für den bisherigen Zweck nicht mehr oder für den anderen Zweck dringender benötigt wird und die Änderung des Rücklagezwecks sachlich und wirtschaftlich auch gegenüber Dritten, die wesentlich zur Rücklage beigetragen haben, vertretbar ist.

§ 73

Betriebsmittelrücklage

+ (1) Um die rechtzeitige Leistung der Ausgaben zu sichern, ist eine Betriebsmittelrücklage zu bilden.

(2) Die Betriebsmittelrücklage ist bis zu 1/6, mindestens mit ¹/12 des durchschnittlichen Haushaltsvolumens der vorangegangenen 3 Haushaltsjahre anzusammeln.

(3) Wird die Rücklage in Anspruch genommen, so soll sie bis zum Ende des Haushaltsjahres wieder aufgefüllt werden.

§ 74

Allgemeine Ausgleichsrücklage

+ Zum Ausgleich von Schwankungen bei den Haushaltseinnahmen soll eine allgemeine Ausgleichsrücklage in angemessener Höhe gebildet werden.

§ 75

Tilgungsrücklage

+ Für Darlehen, die mit dem Gesamtbetrag fällig werden, ist eine Tilgungsrücklage anzusammeln.

§ 76

Bürgschaftssicherungsrücklage

+ Werden Bürgschaften übernommen, so ist eine Bürgschaftssicherungsrücklage in ausreichender Höhe anzusammeln.

§ 77

Kassenprüfungen

(1) Die ordnungsgemäße Kassenführung wird durch regelmäßige und durch unvermutete Kassenprüfungen festgestellt.

+ (2) Bei diesen Prüfungen ist insbesondere zu ermitteln, ob

a) der Kassenbestand mit dem Ergebnis in den Zeitbüchern übereinstimmt,

b) die Eintragungen in den Sachbüchern denen in den Zeitbüchern entsprechen,

c) die erforderlichen Belege vorhanden sind,

d) das Kapitalvermögen mit den Eintragungen in den Büchern oder sonstigen Nachweisen übereinstimmt,

e) die Bücher und sonstige Nachweise richtig geführt,

f) die Vorschüsse und die Verwahrgelder rechtzeitig und ordnungsgemäß abgewickelt und

g) im Übrigen die Kassengeschäfte ordnungsgemäß erledigt werden.

+ (3) Über die Kassenprüfung ist eine Niederschrift anzufertigen.

(4) Das Nähere über Kassenaufsicht und Kassenprüfung regelt die zuständige Stelle.

§ 78

Rechnungsprüfungen

(1) Die ordnungsgemäße Haushaltsführung ist durch Rechnungsprüfungen festzustellen.

+ (2) Die Rechnungsprüfungen erstrecken sich insbesondere darauf, ob

a) beim Vollzug des Haushaltsplans und in der Vermögensverwaltung nach dem geltenden Recht verfahren wurde,

b) die einzelnen Rechnungsbeträge sachlich und rechnerisch begründet und belegt sind,

c) die Einnahmen rechtzeitig und vollständig eingezogen und die Ausgaben ordnungsgemäß geleistet worden sind,

d) der Haushaltsplan eingehalten und im Übrigen wirtschaftlich und sparsam verfahren wurde,

e) die Jahresrechnung ordnungsgemäß aufgestellt ist und

f) das Vermögen und die Schulden richtig nachgewiesen sind.

(3) Das Ergebnis ist in einem Prüfungsbericht festzuhalten und der geprüften Stelle zuzuleiten.

§ 79

Ordnungsprüfungen

(1) Unbeschadet der Rechnungsprüfungen sollen Ordnungsprüfungen durchgeführt werden. Sie können mit der Rechnungsprüfung verbunden werden oder gesondert stattfinden.

(2) Ordnungsprüfungen erstrecken sich auf Fragen der Organisation, der Zweckmäßigkeit und der Wirtschaftlichkeit, insbesondere darauf, ob die Aufgaben mit geringerem Personal- oder Sachaufwand oder auf andere Weise wirksamer erfüllt werden können.

(3) § 78 Absatz 3 gilt entsprechend.

§ 80

Betriebswirtschaftliche Prüfungen

+ (1) Bei Wirtschaftsbetrieben und Einrichtungen im Sinne des § 21 sollen unbeschadet der Prüfungen nach §§ 77 bis 79 regelmäßig betriebswirtschaftliche Prüfungen durchgeführt werden. Sie beziehen sich insbesondere auf

a) die Wirtschaftlichkeit,

b) die Selbstkostenberechnung und

c) den Kostenvergleich.

+ (2) § 78 Absatz 3 gilt entsprechend.

§ 81

Prüfungen bei Stellen außerhalb der verfassten Kirche

Bei Zuwendungen an Stellen außerhalb der verfassten Kirche (§ 38) kann die zuständige Prüfungsstelle prüfen, ob die Mittel zweckentsprechend und wirtschaftlich verwendet wurden.

§ 82

Unabhängigkeit der Prüfer

+ (1) Für die Prüfungen nach den §§ 77 bis 81 sind unabhängige Prüfungsstellen zuständig.

+ (2) Die persönliche und sachliche Unabhängigkeit der Prüfer von der zu prüfenden Stelle ist zu gewährleisten.

(3) Die zuständige Stelle regelt, in welchem Umfange zusätzlich örtliche Prüfungen vorzunehmen sind.

§ 83

Entlastung

(1) Das die Entlastung erteilende Organ nimmt unbeschadet der Prüfungen nach den §§ 77 bis 80 die Kontrolle des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens sowie der Vermögensverwaltung wahr. Es kann eines oder mehrere seiner Mitglieder, andere Personen oder andere Stellen mit der Prüfung beauftragen.

+ (2) Ergeben die Prüfungen keine Beanstandungen oder sind die Beanstandungen ausgeräumt, so ist das Prüfungsverfahren durch Erteilen der Entlastung abzuschließen. Die Entlastung kann mit Einschränkungen erteilt oder mit Auflagen verbunden werden.

+ (3) Die Entlastung ist der Stelle zu erteilen, die für den Vollzug des Haushaltsplans und für die Ausführung der Beschlüsse zuständig ist.

§ 84

Begriffsbestimmungen

+ Bei Anwendung dieser Ordnung sind die nachfolgenden Begriffe zugrunde zu legen:

1. Abschnitt:

Untergliederung eines Einzelplanes.

2. Anlagekapital:

Das für das Anlagevermögen von kostenrechnenden Einrichtungen gebundene Kapital (Anschaffungs- oder Herstellungskosten abzüglich Abschreibungen).

3. Anlagevermögen:

Die Teile des Vermögens, die dauernd der Aufgabenerfüllung dienen, im Einzelnen:

a) unbewegliche Sachen (Grundstücke),

b) bewegliche Sachen mit Ausnahme der geringwertigen Wirtschaftsgüter im Sinne des Einkommensteuergesetzes,

c) dingliche Rechte,

d) Beteiligungen sowie Wertpapiere, die zum Zweck der Beteiligung erworben wurden,

e) Forderungen aus Darlehen, die aus dem Haushalt gewährt wurden,

f) Kapitaleinlagen in Zweckverbänden oder anderen Zusammenschlüssen,

g) das in Sondervermögen eingebrachte Eigenkapital.

4. Außerplanmäßige Ausgaben:

Ausgaben, für deren Zweck im Haushaltsplan keine Mittel veranschlagt und auch keine Haushaltsreste aus Vorjahren verfügbar sind.

5. Baumaßnahmen:

Neu-, Erweiterungs- und Umbauten sowie die Instandsetzung von Bauten, soweit sie nicht der Unterhaltung baulicher Anlagen dient,

6. Belege:

Unterlagen, die Buchungen begründen.

7. Deckungsreserve:

Haushaltsansatz im Einzelplan 9 zur Deckung über- und außerplanmäßiger Ausgaben im gesamten Haushalt.

8. Durchlaufende Gelder:

Beträge, die für Dritte lediglich vereinnahmt und verausgabt werden.

9. Einheitskasse:

Die Kasse, bei der alle Einzahlungen und Auszahlungen zusammengefasst werden.

10. Einzelplan:

Die Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben eines Aufgabenbereichs entsprechend der Gliederung nach der Haushaltssystematik.

11. Erlass:

Verzicht auf einen Anspruch (mit buchmäßiger Bereinigung).

12. Erstattungen:

Verrechnungen innerhalb des Haushalts, die sich in Einnahme und Ausgabe ausgleichen.

13. Fehlbetrag:

a) Ist-Fehlbetrag:

Der Betrag, um den die Ist-Ausgaben höher sind als die Ist-Einnahmen;

b) Sollfehlbetrag:

Der Betrag, um den unter Berücksichtigung der Haushaltsreste und Haushaltsvorgriffe die Sollausgaben höher sind als die Solleinnahmen.

14. Finanzbedarf:

Die Summe der erforderlichen Ausgabemittel.

15. Gesamtplan:

Die Zusammenstellung der Summen der Einzelpläne des Haushaltsplans.

16. Gruppierung:

Einteilung der Einnahmen und Ausgaben nach Arten entsprechend der Haushaltssystematik.

17. Handvorschüsse (eiserne Vorschüsse):

Beträge, die einzelnen Dienststellen oder Personen zur Bestreitung von kleineren, wiederkehrenden Ausgaben bestimmter Art zugewiesen werden.

18. Haushaltsquerschnitt:

Übersicht über Einnahmen und Ausgaben, geordnet nach Funktionen und Arten.

19. Haushaltsreste:

In das folgende Haushaltsjahr zu übertragende Haushaltsmittel bis zur Höhe des Unterschieds zwischen Haushaltsansatz und Rechnungsergebnis.

20. Haushaltsvermerke:

Einschränkende oder erweiternde Bestimmungen zu Ansätzen des Haushaltsplans (z.B. Deckungsfähigkeit, Übertragbarkeit, Zweckbindung, Sperrvermerke).

21. Haushaltsvorgriffe:

Mehrausgaben, die in das folgende Haushaltsjahr übertragen und dort haushaltsmäßig abgedeckt werden.

22. Innere Darlehen:

Die vorübergehende Inanspruchnahme von Rücklagen oder Sondervermögen anstelle einer Darlehensaufnahme.

23. Investitionen:

Ausgaben für die Veränderung des Anlagevermögens.

24. Ist-Ausgaben:

Die tatsächlich geleisteten Ausgaben.

25. Ist-Einnahmen:

Die tatsächlich eingegangenen Einnahmen.

26. Kassen-Anordnungen:

Auftrag an die kassenführende Stelle, Einzahlungen anzunehmen oder Auszahlungen zu leisten und bei den angegebenen Haushaltsstellen zu buchen.

27. Kassenkredite:

Kurzfristige Kredite zur Verstärkung des Kassenbestandes.

28. Kassenreste:

Beträge, um die die Solleinnahmen höher sind. als die Ist-Einnahmen (Kassen-Einnahmereste) oder die Sollausgaben höher sind als die Ist-Ausgaben (Kassen-Ausgabereste) und die in das folgende Haushaltsjahr zu übertragen sind.

29. Kredite:

Das unter der Verpflichtung zur Rückzahlung von Dritten aufgenommene Kapital.

30. Nachtragshaushaltsplan:

Änderung des Haushaltsplans im Laufe des Haushaltsjahres nach den Vorschriften dieser Ordnung.

31. Niederschlagung:

Buchmäßige Bereinigung einer Forderung ohne Verzicht auf den Anspruch selbst.

32. Sammelnachweis:

Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger Ausgaben in einer Anlage zum Haushaltsplan. Der Sammelnachweis kann vorläufige Buchungsstelle sein.

33. Schulden:

Rückzahlungsverpflichtungen aus Kreditaufnahmen und Zahlungsverpflichtungen aus wirtschaftlich gleichkommenden Vorgängen.

34. Sollausgaben:

Die aufgrund von Auszahlungsanordnungen zu leistenden Ausgaben.

35. Solleinnahmen:

Die aufgrund von Annahmeanordnungen einzuziehenden Einnahmen.

36. Sonderkassen:

Selbständige Kassen der Wirtschaftsbetriebe, Einrichtungen, Stiftungen und sonstigen Sondervermögen, für die getrennte Rechnungen geführt werden.

37. Sondervermögen:

Vermögensteile, die für die Erfüllung bestimmter Zwecke abgesondert sind.

38. Tilgung von Krediten:

a) Ordentliche Tilgung:

Die Leistung des im Haushaltsjahr zurückzuzahlenden Betrages bis zu der in den Rückzahlungsbedingungen festgelegten Mindesthöhe;

b) Außerordentliche Tilgung:

Die über die ordentliche Tilgung hinausgehende Rückzahlung sowie Umschuldung.

39. Überschuss:

a) Ist-Überschuss:

Der Betrag, um den die Ist-Einnahmen höher sind als die Ist-Ausgaben;

b) Sollüberschuss:

Der Betrag, um den unter Berücksichtigung der Haushaltsreste und Haushaltsvorgriffe die Solleinnahmen höher sind als die Sollausgaben.

40. Überplanmäßige Ausgaben:

Ausgaben, die den Haushaltsansatz unter Einschluss der Haushaltsreste übersteigen.

41. Umschuldung:

Die Ablösung von Krediten durch andere Kredite.

42. Unterabschnitt:

Untergliederung eines Abschnittes.

43. Verfügungsmittel:

Beträge, die bestimmten Personen für dienstliche Zwecke zur Verfügung stehen.

44. Verstärkungsmittel:

Siehe Deckungsreserve.

45. Verwahrgelder:

Einzahlungen, die vorläufig gebucht werden und später abzuwickeln sind, oder die für einen anderen lediglich angenommen und an diesen weitergeleitet werden (durchlaufende Gelder).

46. Vorjahr:

Das dem Haushaltsjahr vorangehende Jahr.

47. Vorschüsse:

Ausgaben, bei denen die Verpflichtung zur Leistung zwar feststeht, die endgültige Buchung aber noch nicht möglich ist.

48. Wirtschaftsplan:

Andere Form des Haushaltsplans für Einnahmen und Ausgaben (Erträge und Aufwendungen) der Wirtschaftsbetriebe und Einrichtungen.

49. Zahlstellen:

Außenstellen der Kasse zur Annahme von Einzahlungen und zur Leistung von Auszahlungen.

50. Zweckgebundene Einnahmen:

Einnahmen, die durch Haushaltsvermerk auf die Verwendung für bestimmte Zwecke beschränkt sind oder deren Zweckbindung sich aus ihrer Herkunft oder der Natur der Einnahmen zwingend ergibt.

§ 85

Abweichungen von den Bestimmungen dieser Ordnung

+ Wenn die Technik der Buchungseinrichtung es erfordert, können ergänzende Regelungen getroffen werden; diese müssen den Zielen dieser Ordnung entsprechen.

§ 86

Ausführungsbestimmungen

+ Die/Der .......... wird ermächtigt, Ausführungsbestimmungen zu erlassen.

(Landeskirchliche Haushaltordnung - LHhO)

Vom 02. November 1994 (ABl. 1994 A 236)

4050(4)191

Die Landessynode der Evangelisch-Lutherischen Landeskirche Sachsens hat mit der nach § 49 Absatz 1 der Kirchenverfassung erforderlichen Mehrheit das folgende Kirchengesetz beschlossen:

(1) Dieses Kirchengesetz gilt für das Haushalt-, Kassen- und Rechnungswesen der Evangelisch-Lutherischen Landeskirche Sachsens und ihrer Einrichtungen sowie derjenigen Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts, die der Aufsicht der Landeskirche unterstehen, soweit nicht etwas anderes bestimmt ist.

(2) Das Landeskirchenamt als für die Ausführung des Haushaltplanes der Landeskirche zuständige Stelle kann für einzelne Einrichtungen der Landeskirche sowie für in Absatz 1 genannte Körperschaften, Anstalten und Stiftungen vereinfachte Festlegungen für die Aufstellung und Ausführung der Haushaltpläne treffen.

(3) Dieses Kirchengesetz gilt nicht für Kirchgemeinden, Kirchgemeindeverbände und Kirchenbezirke.

Der Haushaltplan ist Grundlage für die Haushalt- und Wirtschaftsführung; er dient der Feststellung und Deckung des Finanzbedarfes, der zur Erfüllung der Aufgaben im Haushaltjahr voraussichtlich notwendig sein wird.

§ 3

Wirkungen des Haushaltplanes

(1) Der Haushaltplan ermächtigt das Landeskirchenamt, die vorgesehenen Einnahmen zu erheben, Ausgaben zu leisten und Verpflichtungen einzugehen. Genehmigungsvorbehalte im Haushaltplan oder in Kirchengesetzen bleiben unberührt.

(2) Durch den Haushaltplan werden Ansprüche oder Verbindlichkeiten weder begründet noch aufgehoben.

(1) Der Haushaltplan ist für ein oder zwei Haushaltjahre aufzustellen. Wird er für zwei Haushaltjahre aufgestellt, so ist er nach Jahren zu trennen.

(2) Haushaltjahr ist das Kalenderjahr.

§ 5

Aufstellung und Feststellung des Haushaltplanes

(1) Der Haushaltplan ist rechtzeitig vor Beginn des Haushaltjahres durch das Landeskirchenamt unter Einbeziehung des Finanzausschusses der Landessynode aufzustellen und durch die Kirchenleitung der Landessynode vorzulegen.

(2) Die Landessynode stellt den Haushaltplan durch Kirchengesetz (Haushaltgesetz) fest.

(3) Der festgestellte Haushaltplan ist in zusammengefasster Form im Amtsblatt der Landeskirche bekannt zu machen.

(4) Ist der Haushaltplan in begründeten Ausnahmefällen nicht rechtzeitig festgestellt worden, so sind

1. nur die Ausgaben zu leisten, die bei sparsamster Bewirtschaftung nötig sind, um

a) die bestehenden Einrichtungen im Rahmen der Ermächtigungen für das vorangegangene Haushaltjahr in geordnetem Gang zu halten und den gesetzlichen Aufgaben und rechtlichen Verpflichtungen zu genügen,

b) Bauten, Beschaffungen und sonstige Leistungen fortzusetzen, für die durch den Haushaltplan des Vorjahres bereits Beträge festgesetzt worden sind,

2. die Einnahmen fortzuerheben, soweit durch Rechtsvorschriften nicht etwas anderes bestimmt ist,

3. Kassenkredite nur im Rahmen des Haushaltplanes des Vorjahres zulässig.

(1) Bei Aufstellung und Ausführung des Haushaltplanes sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten.

(2) Dabei sind für Maßnahmen von erheblicher finanzieller Bedeutung vorab Untersuchungen über die Folgekosten und gegebenenfalls auch über die Wirtschaftlichkeit anzustellen.

Alle Einnahmen dienen als Deckungsmittel für alle Ausgaben, ausgenommen zweckgebundene Einnahmen (§ 13).

Der Haushaltplan ist in Einnahme und Ausgabe auszugleichen.

(1) Der Haushaltplan enthält alle im Haushaltjahr zu erwartenden Einnahmen und alle voraussichtlich zu leistenden Ausgaben.

(2) Der Haushaltplan ist nach Funktionen in Einzelpläne, Abschnitte und, soweit erforderlich, Unterabschnitte zu gliedern (Gliederungsplan).

(3) Die Einnahmen und Ausgaben sind innerhalb der Funktionen nach Arten zu ordnen. Die Einnahme- und Ausgabearten sind nach Hauptgruppen, Gruppen und, soweit erforderlich, Untergruppen zu unterteilen (Gruppierungsplan).

(4) Der Gliederung des Haushaltplanes und der Ordnung der Einnahmen und Ausgaben sind der Gliederungs- und der Gruppierungsplan der Evangelischen Kirche in Deutschland zugrunde zu legen.

(1) Die Einnahmen und Ausgaben sollen in voller Höhe und getrennt voneinander veranschlagt werden.

(2) Für denselben Zweck dürfen Ausgaben nicht an verschiedenen Haushaltstellen veranschlagt werden.

(3) Die Einnahmen sind nach ihrem Entstehungsgrund, die Ausgaben nach ihrem Zweck zu veranschlagen und, soweit erforderlich, zu erläutern. Erläuterungen können für verbindlich erklärt werden. Zum Vergleich der Haushaltansätze sollen die Haushaltansätze für das dem Haushaltjahr vorangehende Haushaltjahr und die Ergebnisse der Jahresrechnung für das zweitvorangegangene Haushaltjahr angegeben werden. Bei Ausgaben für eine sich auf mehrere Haushaltjahre erstreckende Maßnahme sollen die voraussichtlichen Gesamtkosten und ihre Finanzierung erläutert werden.

(4) Erstattungen innerhalb des Haushaltplanes sollen nur vorgesehen werden, wenn sie für Kostenrechnungen erheblich sind. Feststehende Berechnungsmaßstäbe (Schlüssel) sind in angemessenen Zeitabständen zu überprüfen.

(1) Maßnahmen, die zur Leistung von Ausgaben für Investitionen und Investitionsfördermaßnahmen in künftigen Haushaltjahren verpflichten, sind nur zulässig, wenn der Haushaltplan dazu ermächtigt (Verpflichtungsermächtigungen). Im Falle eines unvorhergesehenen und unabweisbaren Bedarfes kann das Landeskirchenamt von vorstehendem Grundsatz abweichen.

(2) Verpflichtungsermächtigungen sind, nach Haushaltstellen geordnet, gesondert zu veranschlagen. Bei Verpflichtungsermächtigungen zu Lasten mehrerer Haushaltjahre sollen die Jahresbeträge im Haushaltplan angegeben werden.

(1) Im Haushaltplan können Ausgabenansätze für einseitig oder gegenseitig deckungsfähig erklärt werden. Voraussetzung ist, dass ein verwaltungsmäßiger oder sachlicher Zusammenhang besteht.

(2) Personalkosten und Sachkosten sind gegenseitig nicht deckungsfähig.

§ 13

Zweckbindung von Einnahmen

(1) Einnahmen können durch Haushaltvermerk auf die Verwendung für bestimmte Ausgaben nur beschränkt werden, wenn dies durch Rechtsvorschriften bestimmt ist oder die Beschränkung sich zwingend aus der Herkunft oder der Natur der Einnahmen ergibt. Soweit im Haushaltplan nicht etwas anderes bestimmt wird, können zweckgebundene Mehreinnahmen für Mehrausgaben desselben Zweckes verwendet werden.

(2) Mehrausgaben nach Absatz 1 Satz 2 gelten nicht als Haushaltüberschreitungen (unechte Deckungsfähigkeit); § 26 Absatz 1 ist insoweit nicht anzuwenden.

(1) Haushaltmittel für Investitionen und aus zweckgebundenen Einnahmen sind übertragbar.

(2) Andere Haushaltmittel können durch Haushaltvermerk für übertragbar erklärt werden, wenn die Übertragbarkeit eine sparsame Bewirtschaftung fördert.

§ 15

Sperrvermerk

Ausgaben, die aus besonderen Gründen zunächst noch nicht geleistet werden sollen oder deren Leistung im Einzelfall einer besonderen Freigabe bedarf, sind im Haushaltplan mit einem Sperrvermerk zu versehen. Satz 1 gilt für Verpflichtungsermächtigungen entsprechend. Die Entsperrung von Ausgaben erfolgt grundsätzlich durch den Finanzausschuss der Landessynode, es sei denn, die Landessynode behält sich das Recht im Einzelfall selbst vor.

(1) Im Haushaltgesetz wird bestimmt, bis zu welcher Höhe Kredite

1. zur Deckung von Ausgaben für Investitionen,

2. zur Aufrechterhaltung einer ordnungsgemäßen, Kassenwirtschaft (Kassenkredite) aufgenommen werden dürfen.

(2) Einnahmen aus Krediten nach Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 dürfen nur insoweit im Haushaltplan veranschlagt werden, als

1. dies zur Finanzierung von Ausgaben für Investitionen oder zur Umschuldung notwendig ist und

2. die Zins- und Tilgungsverpflichtungen mit der dauernden finanziellen Leistungsfähigkeit im Einklang stehen. Dies ist in der Regel nur der Fall, wenn die auch in Zukunft regelmäßig wiederkehrenden Einnahmen die zwangsläufigen Ausgaben und die für die Erhaltung (Erneuerung) des Vermögens durchschnittlich notwendigen Ausgaben mindestens um die zusätzlichen Zins- und Tilgungsverpflichtungen übersteigen.

(3) Die Einnahmen aus Krediten, die Geldbeschaffungskosten sowie die Zinsen und Tilgungsbeträge sind bei der dem Verwendungszweck der Kredite entsprechenden Funktion zu veranschlagen. Die Einnahmen aus Krediten sind in Höhe der Rückzahlungsverpflichtung zu veranschlagen.

(4) Die Ermächtigung zur Aufnahme eines Kredites nach Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 gilt über das Haushaltjahr hinaus bis zur Abwicklung des Vorhabens, für das der Kredit bestimmt war.

(5) Die Ermächtigung zur Aufnahme von Kassenkrediten gilt bis zum In-Kraft-Treten des nächsten Haushaltgesetzes.

Im Haushaltgesetz kann bestimmt werden, bis zu welcher Höhe Bürgschaften übernommen werden dürfen.

Ausgaben für Baumaßnahmen sollen erst veranschlagt werden, wenn Pläne, Kostenvoranschläge und Erläuterungen vorliegen, aus denen sich die Art der Ausführung, die vorgesehene Finanzierung und ein Zeitplan ergeben.

Im Haushalt können angemessene Beträge veranschlagt werden, die bestimmten Personen für dienstliche Zwecke zur Verfügung stehen (Verfügungsmittel) oder die zur Deckung über- oder außerplanmäßiger Ausgaben dienen (Verstärkungsmittel).

(1) Ein Überschuss oder Fehlbetrag der Jahresrechnung ist spätestens im Haushaltplan für das übernächste Haushaltjahr zu veranschlagen.

(2) Ergibt sich ein Fehlbetrag, dessen Höhe für die Haushaltwirtschaft von erheblicher Bedeutung ist, so soll er rechtzeitig in einem Nachtragshaushaltplan veranschlagt werden.

(1) Für Einrichtungen der Landeskirche sind Haushaltpläne aufzustellen, soweit ihre Einnahmen und Ausgaben nicht im Haushaftplan der Landeskirche veranschlagt sind. Die Haushaltpläne sind vom Landeskirchenamt festzustellen. Im Haushaltplan der Landeskirche sind nur die Zuführungen oder die Ablieferungen zu veranschlagen.

(2) Anstelle eines Haushaltplanes kann ein Wirtschaftsplan aufgestellt werden, wenn ein Wirtschaften nach Einnahmen und Ausgaben des Haushaltplanes nicht zweckmäßig ist. Absatz 1 Satz 3 gilt entsprechend.

(3) Auf Sondervermögen sind die Absätze 1 und 2 entsprechend anzuwenden.

(1) Dem Haushaltplan ist eine Übersicht über die Stellen der Mitarbeiter, gegliedert nach dem Haushaltplan, beizufügen.

(2) Dem Haushaltplan sind ferner beizufügen, soweit dies nicht bei der Jahresrechnung geschieht:

1. Eine Übersicht über den Stand der Schulden und der Bürgschaften,

2. eine Übersicht über das Vermögen, insbesondere Kapitalvermögen und Rücklagen.

(3) Dem Haushaltplan sollen außerdem beigefügt oder zur Einsichtnahme bereitgehalten werden:

1. Wirtschafts- oder Sonderhaushaltpläne und neueste Jahresabschlüsse der Einrichtungen und Sondervermögen,

2. Sammelnachweise, soweit solche geführt werden.

(1) Der Haushaltplan kann bis zum Ablauf des Haushaltjahres durch einen Nachtragshaushaltplan geändert werden.

(2) Ein Nachtragshaushaltplan soll aufgestellt werden, wenn zu erkennen ist, dass

1. ein erheblicher Fehlbetrag entstehen wird und der Haushaltausgleich auch bei Ausnutzung aller Einsparmöglichkeiten nur durch eine Änderung des Haushaltplanes erreicht werden kann oder

2. bisher nicht veranschlagte oder zusätzliche Ausgaben in einem im Verhältnis zu den Gesamtausgaben erheblichen Umfang geleistet werden sollen.

(3) Der Nachtragshaushaltplan muss alle erheblichen Änderungen enthalten, die im Zeitpunkt seiner Aufstellung erkennbar sind.

(4) Für den Nachtragshaushaltplan gelten die Vorschriften über den Haushaltplan entsprechend.

(1) Die Einnahmen sind rechtzeitig und vollständig zu erheben.

(2) Die Ausgaben sind so zu leisten, dass

1. die Aufgaben wirtschaftlich und zweckmäßig erfüllt werden,

2. die gebotene Sparsamkeit geübt wird.

(3) Die Haushaltmittel sind erst in Anspruch zu nehmen, wenn es die Erfüllung der Aufgaben erfordert.

(4) Leistungen vor Empfang der Gegenleistungen (Vorleistungen) sollen nur vereinbart oder bewirkt werden, soweit es allgemein üblich oder durch besondere Umstände gerechtfertigt ist. Für Vorleistungen sind die erforderlichen, mindestens die allgemein üblichen Sicherheiten zu verlangen.

(5) Durch geeignete Maßnahmen ist regelmäßig darüber zu wachen, dass sich die Ausgaben und Ausgabeverpflichtungen im Rahmen der Haushaltansätze halten (Haushaltüberwachung).

(6) Durch geeignete Maßnahmen ist sicherzustellen, dass die Einnahmen überwacht werden.

Ausgaben für Investitionen dürfen nur insoweit veranlasst werden, als Deckungsmittel rechtzeitig bereitgestellt werden können und sonstige Bestimmungen nicht entgegenstehen.

(1) Über- und außerplanmäßige Ausgaben bedürfen, soweit sie 10 Prozent des jeweiligen Einzelansatzes oder insgesamt 0,2 Prozent des Gesamtvolumens des Haushaltes überschreiten, der Zustimmung des Finanzausschusses der Landessynode, sofern im Haushaltgesetz oder im Haushaltplan nicht etwas anderes bestimmt ist. Mit der Zustimmung ist zugleich über die Deckung zu entscheiden.

(2) Die Bestimmungen in Absatz 1 gelten entsprechend für Maßnahmen, für die Haushaltmittel benötigt werden, die im Haushaltplan nicht veranschlagt sind.

(3) Mehrausgaben bei übertragbaren Haushaltmitteln (Haushaltvorgriffe) können auf die Haushaltmittel des nächsten Jahres für den gleichen Zweck angerechnet werden.

(1) Durch Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben oder andere geeignete Maßnahmen ist während des Haushaltjahres darüber zu wachen, dass der Haushaltausgleich gewährleistet bleibt.

(2) Ist durch Ausfall von Deckungsmitteln der Haushaltausgleich in Frage gestellt, so sind unverzüglich die erforderlichen Maßnahmen zu treffen.

Bei der Vergabe von Aufträgen sollen in der Regel die Verdingungsordnung für Bauleistungen (VOB) und die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) angewendet werden. Auf ausreichend bemessene Gewährleistungsfristen ist zu achten.

(1) Ausgabemittel dürfen nur zu dem im Haushaltplan bezeichneten Zweck, soweit und solange er fortdauert, und nur für das Haushaltjahr in Anspruch genommen werden.

(2) Bei übertragbaren Ausgabemitteln können Haushaltreste gebildet werden, die für die jeweilige Zweckbestimmung über das Haushaltjahr hinaus bis zum Ende des auf die Bewilligung folgenden übernächsten Haushaltjahres verfügbar bleiben. Bei Haushaltmitteln für Baumaßnahmen tritt an die Stelle des Haushaltjahres der Bewilligung das Haushaltjahr, in dem der Bau in seinen wesentlichen Teilen in Gebrauch genommen worden ist. Ist die Gewährleistungsfrist bei Beendigung der Übertragbarkeit noch nicht abgelaufen, so verlängert sich die Übertragbarkeit bis zum Ende der Gewährleistungsfrist.

(3) Zweckgebundene Einnahmen (§ 13) bleiben auch über das Haushaltjahr hinaus zweckgebunden, solange der Zweck fortdauert.

Einnahmen und Ausgaben sind grundsätzlich für das Haushaltjahr anzuordnen, in dem sie entweder fällig werden oder dem sie wirtschaftlich zuzuordnen sind.

§ 31

Wegfall- und Umwandlungsvermerke

(1) Über Ausgabemittel, die als künftig wegfallend bezeichnet sind, darf von dem Zeitpunkt an, in dem die im Haushaltplan bezeichnete Voraussetzung für den Wegfall erfüllt ist, nicht mehr verfügt werden.

(2) Ist eine Planstelle ohne nähere Angabe als "künftig wegfallend" bezeichnet, so soll sie im Zeitpunkt ihres Freiwerdens nicht mehr besetzt werden.

(3) Ist eine Planstelle ohne Bestimmung der Voraussetzungen als "künftig umzuwandeln" bezeichnet, so soll sie im Zeitpunkt ihres Freiwerdens in die Stelle umgewandelt werden, die in dem Umwandlungsvermerk angegeben ist.

(1) Forderungen dürfen nur

1. gestundet werden, wenn sofortige Einziehung mit erheblichen Härten für den Schuldner verbunden wäre und der Anspruch durch die Stundung nicht gefährdet wird,

2. niedergeschlagen werden, wenn feststeht, dass die Einziehung keinen Erfolg haben wird, oder wenn die Kosten der Einziehung außer Verhältnis zur Höhe des Anspruch stehen,

3. erlassen werden, wenn die Einziehung nach Lage des einzelnen Falles für den Schuldner eine besondere Härte bedeuten würde.

Satz 1 gilt für die Rückzahlung oder Anrechnung von geleisteten Beträgen entsprechend.

(2) Auf Stundung, Niederschlagung und Erlass besteht kein Rechtsanspruch. Bei Stundung sollen gegebenenfalls angemessene Teilzahlungen oder zusätzliche Sicherungen gewährleistet werden.

(3) Stundung, Niederschlagung und Erlass sind der Kasse des Landeskirchenamtes unverzüglich schriftlich von der Stelle mitzuteilen, die die Annahmeanordnung für die Leistungen aus der Forderung zu erteilen hat.

(4) Andere Regelungen in Rechtsvorschriften bleiben unberührt.

(1) Als Vorschuss darf eine Ausgabe nur angeordnet werden, wenn zwar die Verpflichtung zur Leistung feststeht, die Ausgabe aber noch nicht endgültig gebucht werden kann.

(2) Als Verwahrgeld darf eine Einzahlung nur angeordnet werden, solange sie nicht endgültig gebucht werden kann.

Die Bewilligung von Zuwendungen an Stellen, die nicht der Aufsicht der Landeskirche unterstehen, kann davon abhängig gemacht werden, dass der Zuwendungsempfänger die Vorlage von Verwendungsnachweisen zusichert und Prüfungsrechte einräumt.

§ 35

Erwerb und Veräußerung von Vermögensgegenständen

(1) Vermögensgegenstände sollen nur erworben werden, soweit sie zur Erfüllung der Aufgaben in absehbarer Zeit benötigt werden.

(2) Vermögensgegenstände dürfen nur veräußert werden, wenn sie zur Erfüllung der Aufgaben in absehbarer Zeit nicht benötigt werden.

(3) Vermögensgegenstände sollen nur zu ihrem vollen Wert veräußert werden. Die Erlöse sind in der Regel dem Vermögen zuzuführen.

(4) Vor Erwerb und Veräußerung von unbeweglichen Vermögensgegenständen nach den Absätzen 1 und 2 im Wert von über 500000 DM ist dem Finanzausschuss der Landessynode rechtzeitig die Möglichkeit zu einer Stellungnahme zu geben.

(1) Eine Beteiligung an der Gründung eines Unternehmens in einer Rechtsform des privaten Rechts oder an einem bestehenden Unternehmen in einer solchen Rechtsform soll nur erfolgen, wenn

1. für die Beteiligung ein berechtigtes Interesse der Landeskirche vorliegt und sich der angestrebte Zweck nicht besser und wirtschaftlicher auf andere Weise erreichen lässt,

2. sowohl die Einzahlungspflicht als auch die Haftpflicht auf einen bestimmten Betrag begrenzt sind,

3. die kirchlichen Belange im Aufsichtsrat oder einem entsprechenden Überwachungsorgan angemessen vertreten sind,

4. gewährleistet ist, dass der Jahresabschluss entsprechend den aktienrechtlichen oder anderen gesetzlichen Vorschriften aufgestellt und geprüft wird.

(2) Beteiligungen zum Zweck der Vermögensanlage sind nur im Rahmen der für Versicherungsuntenehmen geltenden Bestimmungen zulässig.

(3) Vor Beteiligungen nach den Absätzen 1 und 2 ist dem Finanzausschuss der Landessynode rechtzeitig die Möglichkeit zu einer Stellungnahme zu geben.

(1) Rücklagen sind als allgemeine Rücklagen oder als Sonderrücklagen zu bilden. Sie sind sicher und ertragbringend anzulegen.

(2) Allgemeinen Rücklagen sind solche Mittel zuzuführen, die der Verstärkung einer Mehrzahl von Haushaltansätzen dienen sollen. Hierzu gehören insbesondere die Betriebsmittelrücklage (§ 38), die Allgemeine Ausgleichsrücklage (§ 39), die Tilgungsrücklage (§40), die Bürgschaftssicherungsrücklage (§ 41) und die Bauinstandsetzungsrücklage (§ 42). Einzelne Rücklagen können zusammen nachgewiesen werden.

(3) Zuführungen an die allgemeinen Rücklagen sowie Entnahmen daraus sollen im Einzelplan "Allgemeine Finanzwirtschaft", Zuführungen an die Sonderrücklage sowie Entnahmen daraus bei den dem Verwendungszweck entsprechenden Funktionen veranschlagt und gebucht werden.

(4) Wird eine allgemeine Rücklage oder eine Sonderrücklage für den vorgesehenen Zweck vorübergehend nicht benötigt, so kann sie für einen anderen Zweck in Anspruch genommen werden (inneres Darlehn), wenn sichergestellt ist, dass sie für ihren eigentlichen Zweck im Bedarfsfall rechtzeitig verfügbar ist.

(5) Die Zweckbestimmung einer allgemeinen Rücklage oder einer Sonderrücklage kann durch die Landessynode geändert werden, wenn und soweit die Rücklage für den bisherigen Zweck nicht mehr oder für den anderen Zweck dringender benötigt wird und die Änderung des Rücklagenzweckes sachlich und wirtschaftlich auch gegenüber Dritten, die wesentlich zur Rücklage beigetragen haben, vertretbar ist.

(1) Eine Betriebsmittelrücklage ist zu bilden, damit die rechtzeitige Leistung der Ausgaben gesichert ist. Ihr Mindestbestand soll acht Prozent des durchschnittlichen Haushaltvolumens der vorangegangenen drei Haushaltjahre erreichen, ihr Höchstbestand 15 Prozent dieses Durchschnittes nicht übersteigen

(2) Wird diese Rücklage in Anspruch genommen, so soll sie bis zum Ende des Haushaltjahres wieder aufgefüllt werden.

Zum Ausgleich von Schwankungen bei den Haushalteinnahmen soll eine Allgemeine Ausgleichsrücklage gebildet werden. Ihr Mindestbestand soll 10 Prozent des durchschnittlichen Haushaltvolumens der vorangegangenen drei Haushaltjahre erreichen, ihr Höchstbestand 30 Prozent dieses Durchschnittes nicht übersteigen.

Für Darlehen, die mit dem Gesamtbetrag fällig werden, kann eine Tilgungsrücklage angesammelt werden.

Werden Bürgschaften übernommen, so soll eine Bürgschaftssicherungsrücklage in angemessener Höhe gebildet werden.

Zur Finanzierung von außerordentlichen Instandsetzungsarbeiten an kirchlichem Grundbesitz soll eine Bauinstandsetzungsrücklage in angemessener Höhe gebildet werden.

(1) Durch regelmäßige und durch unvermutete Kassenprüfungen ist festzustellen, ob die Kassenführung ordnungsgemäß wahrgenommen wird. Eine der regelmäßigen Kassenprüfungen kann mit der Rechnungsprüfung verbunden werden.

(2) Bei diesen Prüfungen ist insbesondere festzustellen, ob

1. der Kassenbestand mit den Ergebnissen in den Zeitbüchern übereinstimmt,

2. die Eintragungen in den Sachbüchern denen in den Zeitbüchern entsprechen,

3. die erforderlichen Belege vorhanden sind,

4. die Bücher und sonstigen Nachweise richtig geführt,

5. die Vorschüsse und Verwahrgelder rechtzeitig und ordnungsgemäß abgewickelt und

6. im Übrigen die Kassengeschäfte ordnungsgemäß erledigt worden sind.

(3) Über jede Kassenprüfung ist eine Niederschrift anzufertigen, die dem Landeskirchenamt zuzuleiten ist.

(1) Durch die Rechnungsprüfung ist festzustellen, ob die Haushaltführung ordnungsgemäß wahrgenommen wurde.

(2) Bei der Rechnungsprüfung ist insbesondere zu ermitteln, ob

1. beim Vollzug des Haushaltplanes und in der Vermögensverwaltung nach dem geltenden Recht verfahren worden ist,

2. die einzelnen Rechnungsbeträge sachlich und rechnerisch begründet und belegt worden sind,

3. die Einnahmen rechtzeitig und vollständig eingezogen und die Ausgaben ordnungsgemäß geleistet worden sind,

4. der Haushaltplan eingehalten und im Übrigen wirtschaftlich und sparsam verfahren worden ist,

5. die Jahresrechnung ordnungsgemäß aufgestellt worden ist und

6. das Vermögen und die Schulden richtig nachgewiesen worden sind.

(3) Das Ergebnis der Rechnungsprüfung ist in einem Prüfungsbericht festzuhalten. Der Bericht ist dem Landeskirchenamt und dem Prüfungsausschuss der Landessynode zuzuleiten.

(1) In Einrichtungen im Sinne des § 21 sollen unbeschadet der Prüfungen nach den Vorschriften der §§ 43 und 44 regelmäßig betriebswirtschaftliche Prüfungen durchgeführt werden. Sie erstrecken sich insbesondere auf

1. die Wirtschaftlichkeit,

2. die Selbstkostenberechnung und

3. den Kostenvergleich zu gleichartigen oder ähnlichen Wirtschaftsbetrieben oder Einrichtungen.

(2) § 44 Absatz 3 gilt entsprechend.

Bei Zuwendungen an Stellen gemäß § 34 soll sich die Prüfung insbesondere darauf erstrecken, ob die Mittel zweckentsprechend und wirtschaftlich verwendet worden sind.

(1) Für die Prüfungen nach den Vorschriften der §§ 43 bis 46 sind unabhängige Prüfer oder Prüfungsstellen zu beauftragen.

(2) Die persönliche und sachliche Unabhängigkeit der Prüfer von der zu prüfenden Stelle ist zu gewährleisten.

(1) Nach Ablauf des Haushaltjahres hat das Landeskirchenamt unverzüglich die Jahresrechnung aufzustellen und sie zur Prüfung bereitzuhalten.

(2) Innerhalb eines Jahres nach Ablauf des Haushaltjahres ist die vorgeprüfte Jahresrechnung mit allen Belegen und Anlagen der Landessynode vorzulegen, die sie prüft und über die Entlastung beschließt.

(1) Ergibt die Prüfung der Jahresrechnung keine Beanstandung oder sind die Beanstandungen ausgeräumt, so ist das Prüfungsverfahren durch Erteilung der Entlastung abzuschließen. Die Entlastung kann mit Einschränkungen erteilt oder mit Auflagen verbunden werden.

(2) Die Entlastung ist dem Landeskirchenamt schriftlich zu erteilen.

Bei der Anwendung dieses Kirchengesetzes sind die Begriffe in der Weise zu verwenden, wie sie in der Anlage zu diesem Kirchengesetz erläutert sind.

Untergliederung eines Einzelplanes.

Ausgaben, für deren Zweck im Haushaltplan keine Mittel veranschlagt und auch keine Haushaltreste aus Vorjahren verfügbar sind.

Neu-, Erweiterungs- und Umbauten sowie die Instandsetzungen von Bauten, soweit sie nicht der Unterhaltung baulicher Anlagen dienen.

Unterlagen, die Buchungen begründen.

Beträge, die einzelne Dienststellen oder Personen zur Bestreitung von kleineren, wiederkehrenden Ausgaben bestimmter Art zugewiesen werden.

Eine Verpflichtung, für Verbindlichkeiten eines anderen im Falle dessen Nichtleistung, einzutreten.

Beträge, die für Dritte lediglich vereinnahmt und verausgabt werden.

8. Einrichtungen:

Im Rahmen ihrer Haushalte wirtschaftlich eigenständig handelnde Einheiten der Landeskirche, z. B. kirchliche Ausbildungsstätten und Werke.

Die Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben eines Aufgabenbereichs entsprechend der Gliederung nach der Haushaltsystematik.

Verzicht auf einen Anspruch (mit buchmäßiger Bereinigung).

Berechtigung des Landeskirchenamtes, im Rahmen des Haushaltplanes die vorgesehenen Einnahmen zu erheben, Ausgaben zu leisten und Verpflichtungen einzugehen.

Verrechnungen innerhalb des Haushalts, die sich in Einnahme und Ausgabe ausgleichen.

a) Ist-Fehlbetrag: Der Betrag, um den die Ist-Ausgaben höher sind als die Ist-Einnahmen;

b) Sollfehlbetrag: Der Betrag, um den unter Berücksichtigung der Haushaltreste und Haushaltvorgriffe die Soll- Ausgaben höher sind als die Solleinnahmen.

Die Summe der erforderlichen Ausgabemittel.

Zukünftige Kosten, die sich aus einer jetzigen Haushaltentscheidung zwangsläufig ergeben.

Kosten, die bei der Aufnahme von Krediten entstehen (z. B. Disagio, Provisionen)

Einnahmeerhebungen und Ausgabenleistungen, die durch Haushaltplanvorschriften oder durch Gesetz einer besonderen Genehmigung (Erlaubnis) bedürfen.

Die Zusammenstellung der Summen der Einzelpläne des Haushaltplanes.

Fristen innerhalb derer man Mängel gegenüber dem Leistenden geltend machen kann.

Einteilung der Einnahmen und Ausgaben nach Art und entsprechend der Haushaltsystematik.

In das folgende Haushaltjahr zu übertragende Haushaltmittel bis zur Höhe des Unterschieds zwischen Haushaltansatz und Rechnungsergebnis.

Einschränkende oder erweiternde Bestimmungen zu Ansätzen des Haushaltplanes (z.B. Deckungsfähigkeit, Übertragbarkeit, Zweckbindung, Sperrvermerke).

Mehrausgaben, die in das folgende Haushaltjahr übertragen und dort haushaltmäßig abgedeckt werden.

Die vorübergehende Inanspruchnahme von Rücklagen oder Sondervermögen anstelle einer Darlehnsaufnahme.

a) Eigeninvestitionen (z.B. Ausgaben für Baumaßnahmen, für den Erwerb von Gegenständen mit erheblichem Wert und für den Erwerb von Kapitalbeteiligungen).

b) Fremdinvestitionen, die von der Landeskirche finanziell gefördert werden.

Die tatsächlich geleisteten Ausgaben.

Die tatsächlich eingegangenen Einnahmen.

Auftrag an die kassenführende Stelle, Einzahlungen anzunehmen oder Auszahlungen zu leisten und bei den angegebenen Haushaltstellen zu buchen.

Kurzfristige Kredite zur Gewährleistung der Zahlungsfähigkeit.

Eine der kirchlichen Rechtsaufsicht unterliegende Stiftung, die mit dem ihr zugewendeten Vermögen ausschließlich bestimmte kirchliche und diakonische Aufgaben erfüllt.

Eine mitgliedschaftlich verfasste und unabhängig vom Wechsel ihrer Mitglieder bestehende Organisation, die öffentlichen Zwecken dient und im Allgemeinen hoheitliche Aufgaben hat.

Das unter der Verpflichtung zur Rückzahlung von Dritten aufgenommene Kapital.

Änderung des Haushaltplanes nach den Vorschriften dieser Ordnung.

Buchmäßige Bereinigung einer Forderung ohne Verzicht auf den Anspruch selbst.

Haushaltmittel, die für die unter Abschnitt V dieses Gesetzes genannten Zwecke, für die Zukunft angelegt werden dürfen.

Rückzahlungsverpflichtungen aus Kreditaufnahmen und Zahlungsverpflichtungen aus wirtschaftlich gleichkommenden Vorgängen.

Die auf Grund von Auszahlungs-Anordnungen zu leistenden Ausgaben.

Die auf Grund von Annahme-Anordnungen einzuziehenden Einnahmen.

Haushaltpläne der Sondervermögen

Vermögensteile, die für die Erfüllung bestimmter Zwecke abgesondert sind.

Sparsamkeit ist gegeben, wenn die Ausgaben ohne Vernachlässigung der Aufgabenerfüllung möglichst niedrig gehalten werden.

Maßnahme, durch die das Leisten von haushaltplanmäßigen Ausgaben an die Erfüllung von besonderen Voraussetzungen gebunden ist.

a) Ordentliche Tilgung: Die Leistung des im Haushaltjahr zurückzuzahlenden Betrages bis zu der in den Rückzahlungsbedingungen festgelegten Mindesthöhe;

b) Außerordentliche Tilgung: Die über die ordentliche Tilgung hinausgehende Rückzahlung sowie Umschuldung.

Ausgaben, die den Haushaltansatz unter Einschluss der Haushaltreste übersteigen.

a) Ist-Überschuss: Der Betrag, um den die Ist-Einnahmen höher sind als die Ist-Ausgaben.

b) Sollüberschuss: Der Betrag, um den unter Berücksichtigung der Haushaltreste und Haushaltvorgriffe die Soll- Einnahmen höher sind als die Sollausgaben.

Die Möglichkeit, Haushaltmittel auf zukünftige Jahre zu übertragen.

Die Ablösung von Krediten durch andere, günstigere Kredite.

Untergliederung eines Abschnittes.

Beträge, die bestimmten Personen für dienstliche Zwecke zur Verfügung stehen.

Zum Vermögen gehören:

a) Grundstücke (bebaute und unbebaute) und grundstücksgleiche Rechte (Erbbaurechte, Wohnungseigentum u. a. m.),

b) sonstige dingliche Rechte an fremden Grundstücken (Leitungsrechte, Wegerechte u. a. m.),

c) bewegliche Sachen mit Ausnahme der geringwertigen Wirtschaftsgüter,

d) Kapitalvermögen (Forderungen aus Hypotheken und Grundschulden, Forderungen ohne dingliche Sicherungen - aus inneren Darlehn -, Wertpapiere, Beteiligungen, Sparguthaben u. a. m.),

e) sonstige geldwerte Rechte (Forderungen aus Baulastverpflichtungen u. a. m.)

51. Verpflichtungsermächtigung:

Erlaubnis zum Eingehen von Verpflichtungen zur Leistung von Ausgaben in künftigen Jahren.

Haushaltansatz im Einzelplan "Allgemeine Finanzwirtschaft" zur Deckung über- und außerplanmäßiger Ausgaben im gesamten Haushalt.

Einzahlungen, die vorläufig gebucht werden und später abzuwickeln sind oder die für einen anderen lediglich angenommen und an diesen weitergeleitet werden (durchlaufende Gelder).

Das dem Haushaltjahr vorangehende Jahr.

Ausgaben, bei denen die Verpflichtung zur Leistung zwar feststeht, die endgültige Buchung aber noch nicht möglich ist.

Wirtschaftlichkeit ist gegeben, wenn ein bestimmtes Ziel mit möglichst geringem Aufwand oder wenn mit gegebenem Aufwand ein möglichst hoher Ertrag erzielt wird.

Andere Form des Haushaltplanes für Einnahmen und Ausgaben (Erträge und Aufwendungen) der Wirtschaftsbetriebe und -einrichtungen.

Außenstellen der Kasse zur Annahme von Einzahlungen und zur Leistung von Auszahlungen.

Einnahmen, die durch Haushaltvermerk auf die Verwendung für bestimmte Zwecke beschränkt sind oder deren Zweckbindung sich aus ihrer Herkunft oder in der Natur der Einnahmen zwingend ergibt.

§ 51

Ergänzende Regelungen

(1) Vorschriften zur Ausführung dieses Kirchengesetzes kann das Landeskirchenamt erlassen.

(2) Soweit dieses Kirchengesetz notwendige Einzelregelungen, insbesondere über den Zahlungsverkehr, die Buchführung und Rechnungslegung sowie die Kassen- und Geldverwaltung nicht enthält, gelten insoweit die Vorschriften der Kassen- und Rechnungsordnung entsprechend.

(1) Dieses Kirchengesetz tritt am 1. Januar 1995 in Kraft. Jedoch sind die Bestimmungen in den §§ 38 und 39 erstmals im Haushaltjahr 1997 anzuwenden.

(2) Entgegenstehende Vorschriften sind von diesem Zeitpunkt an auf das Haushalt-, Kassen- und Rechnungswesen der Landeskirche nicht mehr anzuwenden.

(3) Zu dem in Absatz 1 genannten Zeitpunkt treten die Richtlinien für die Aufstellung und Durchführung der Haushaltpläne und die Aufstellung der Rechenschaftsberichte der Landeskirche sowie für die Verwaltung des Kirchenvermögens vom 6. August 1929 (Kirchliches Gesetz- und Verordnungsblatt Seite A 45) außer Kraft.

Hierzu: 1 Anlage (bei § 50 eingefügt)

Dresden, am 2. November 1994

-~-

Vom 19. Juni 1979 (ABl. 1979 A 49, berichtigt A 80)

4050 (3) 149

Inhaltsübersicht

§ 1

§ 2 Zweck, Einrichtung

§ 3 Mitverwaltung anderer Kirchgemeinden

§ 4 Kassen neben der Kirchkasse

§ 5 Dienstverhältnis

§ 6 Aufgaben

§ 7 Übergabe und Wechsel des Amtes

§ 8 Barbestand, Konten

§ 9 Aufbewahren der Kasse und der Kassenunterlagen

§ 10 Kassenprüfungen

§ 11 Haftung

§ 12 Einnahmen

§ 13 Spenden und Bibelstundenkollekten

§ 14 Stundung, Niederschlagung, Erlass

§ 15 Ausgaben

§ 16 Anweisungen

§ 17 Anlage der Bücher

§ 18 Führung der Bücher

§ 19 Vermögensverwaltung

§ 20

§ 21

§ 22

§ 23

§ 24 Pfarrvakanzkonto

§ 25 Gehalts- und Lohnbuchungszentrale

§ 26 Zentrale Kassen- und Rechnungsführung

§ 27 Maschinelle Buchführung

§ 28

Diese Kassen- und Rechnungsordnung gilt für die Kassen- und Rechnungsführung der Kirchgemeinden. Sie gilt entsprechend auch für die Kassen der Landeskirche, der Kirchenbezirke als Selbstverwaltungskörper, der Kirchgemeindeverbände, der landeskirchlichen Werke und der Kirchlichen Waldgemeinschaften, soweit das Landeskirchenamt keine Ausnahme bewilligt hat.

(1) In jeder Kirchgemeinde ist nur eine Kasse, die Kirchkasse, zu führen.

(2) In der Kirchkasse sind alle Kassengeschäfte der Kirchgemeinde (einschließlich der kirchlichen Werke der Kirchgemeinde) und der mit der Kirchgemeinde verbundenen Rechtsträger (Lehen, Stiftungen) abzuwickeln und auf Konten bzw. im Journal zu buchen.

(3) Der Kirchenvorstand hat für die Einrichtungen zur Durchführung dieser Aufgaben zu sorgen, einen Kirchkassierer zu bestellen und die Kassenaufsicht zu führen.

(1) In der Kirchkasse einer Kirchgemeinde können die Kassengeschäfte der mit ihr verbundenen Schwester- und Tochtergemeinden, mit Genehmigung des Bezirkskirchenamtes auch die Kassengeschäfte anderer Kirchgemeinden, mit geführt werden. Es können sich aber auch, ebenfalls mit Genehmigung des Bezirkskirchenamtes, mehrere Kirchgemeinden zu einer Buchungszentrale zusammenschließen.

(2) In diesen Fällen kann ein gemeinsames Kassentagebuch geführt werden. Jedoch muss aus jeder einzelnen Buchung im gemeinsamen Kassentagebuch ersichtlich sein, welche Kirchgemeinde sie betrifft. Die Kontenblätter sind für die einzelnen Kirchgemeinden getrennt zu führen. Der Kassenbestand jeder einzelnen Kirchgemeinde muss jederzeit festgestellt werden können. Die Belege sind für die einzelnen Kirchgemeinden getrennt zu sammeln und die Rechnungen für sie getrennt abzuschließen.

(1) Als Nebenkassen der Kirchkassen sind mit Genehmigung des Bezirkskirchenamtes Wirtschaftskassen bei den Kirchgemeinden zu führen, in denen nach besonderen Haushaltplänen für Kirchgemeindehäuser, Friedhöfe, Kindergärten oder andere Einrichtungen (z. B. zur Durchführung von Bauvorhaben) ein Nachweis über ihre Wirtschaftlichkeit geführt werden muss.

(2) In jedem Falle hat sich der Haushaltplan der Kirchgemeinde auch auf diese Nebenkassen zu erstrecken. Ihre Rechnungsergebnisse sind in der Kirchkasse nachzuweisen. Die Buchführung, die Belege und die Abrechnungen der Nebenkassen sind der Kirchkassenrechnung als Anlagen beizufügen, wenn sie zur Prüfung vorgelegt wird.

(3) Wegen des Anhangkontos für Dienstkraftfahrzeuge (Fahrtenkasse) wird auf die kirchlichen Bestimmungen über Kraftfahrzeuge im kirchlichen Dienst <Fußnote> und auf § 17 Abs. 4 Ziffer 3 h dieser Ordnung verwiesen.

(4) Kassen außerhalb der Kirchkassenordnung - so genannte schwarze Kassen - dürfen nicht geführt werden.

(5) Als selbstständige Kasse ist die Kirchensteuerkasse zu führen. Die Kassen- und Rechnungsordnung ist hierauf sinngemäß anzuwenden.

(6) Alle sonstigen Kassen (z. B. Fonds, Stiftungen, Geldmittel der kirchlichen Werke) sind im Rahmen der Kirchkasse als Anhangskonten zu führen.

(7) Soweit die Kassen kirchlicher Werke einer Kirchgemeinde nicht innerhalb der Kirchkasse, sondern von den jeweiligen Spendenverwaltern geführt werden, sind wenigstens die Endsummen der Einnahmen und Ausgaben jährlich auf ein Anhangskonto der Kirchkasse zu übernehmen. Die Belege sind den Rechnungsunterlagen beizufügen.

(1) Der Kirchenvorstand hat die Führung der Kirchkasse unter Beachtung der Verordnung mit Gesetzeskraft über die Besetzung von Stellen und über die Versetzbarkeit im kirchlichen Dienst vom 11. Juli 1958 (ABl. S. A 37) einem von ihm zu wählenden Kirchkassierer zu übertragen, der sich in geordneten wirtschaftlichen Verhältnissen befinden muss.

(2) Die Dienstaufsicht übt der Vorsitzende des Kirchenvorstandes aus. Er hat den Kirchkassierer in sein Amt einzuweisen und ihn zu treuer und gewissenhafter Führung seines Amtes zu verpflichten; darüber ist eine Niederschrift anzufertigen.

(3) Geistliche und deren Familienangehörige sollen nur dann mit der Kassen- und Rechnungsführung einer Kirchgemeinde betraut werden, wenn alle Bemühungen, einen anderen geeigneten Kirchkassierer zu finden, vergeblich gewesen sind. Die Übernahme der Kassen- und Rechnungsführung durch Geistliche oder deren Familienangehörige bedarf der Genehmigung des Bezirkskirchenamtes. Sie ist zu befristen. Die Zahlungsanweisungen hat in diesen Fällen der stellvertretende Vorsitzende, für den Fall, dass der Pfarrer der stellvertretende Vorsitzende ist, der Vorsitzende des Kirchenvorstandes zu erteilen. Bei der Übertragung des Amtes des Kirchkassierers an einen Geistlichen erfolgen Einweisung und Erinnerung an die Dienstverpflichtung durch das Bezirkskirchenamt.

(1) Der Kirchkassierer hat sämtliche der Kirche zustehenden Einnahmen entgegenzunehmen und die anstehenden Ausgaben zu leisten. Die Belege, die Kontoauszüge und die Bank-Sammelaufträge sind lückenlos geordnet abzulegen. Am Schluss des Rechnungsjahres ist die Kirchkassenrechnung ordnungsgemäß abzuschließen und darüber dem Kirchenvorstand Rechenschaft zu geben.

(2) Der Kirchkassierer hat dafür zu sorgen, dass alle veranschlagten Einnahmen rechtzeitig eingehen und die termingebundenen Zahlungen (Gehälter, Vergütungen, Löhne, Steuern, Abgaben, Versicherungsprämien, Zinsen, Tilgungsraten, Begleichung von Rechnungen mit Fälligkeitstermin usw.) ohne Verzug sowie die anderen auf Rechtspflicht beruhenden Zahlungen ordnungsgemäß geleistet werden. Er hat den Vorsitzenden des Kirchenvorstandes darauf aufmerksam zu machen, wenn Ausgabenansätze im genehmigten Haushaltplan überschritten zu werden drohen. Zahlungen, durch die der genehmigte Haushaltplan nicht mehr eingehalten werden kann, hat der Kirchkassierer von der Vorlage der Genehmigung des Bezirkskirchenamtes abhängig zu machen, es sei denn, dass eine Rechtspflicht zur Zahlung besteht <Fußnote> .

(3) Schuldner sind nach Fälligkeit der Forderung erstmalig nach einem Monat zu mahnen. Bleibt auch die zweite Mahnung ohne Erfolg, so hat der Kirchkassierer die Angelegenheit dem Vorsitzenden des Kirchenvorstandes zur weiteren Entschließung vorzulegen.

(4) Der Kirchkassierer ist dem Kirchenvorstand gegenüber für die ordnungsgemäße Kassen- und Rechnungsführung, für die Zuverlässigkeit der Kasseneinrichtung und für die Sicherheit der Kassenverhältnisse verantwortlich. Er hat sich über alle seinen Aufgabenbereich betreffenden Vorschriften und Bekanntmachungen zu unterrichten.

(5) Der Vorsitzende des Kirchenvorstandes hat dafür zu sorgen, dass dem Kirchkassierer alle für die Kassenverwaltung wesentlichen Beschlüsse des Kirchenvorstandes in Finanzangelegenheiten mitgeteilt und dass ihm alle Verordnungen und Bekanntmachungen, die für das Kassen- und Rechnungswesen der Kirchgemeinde Bedeutung haben, vorgelegt werden.

(6) Sind in Sitzungen des Kirchenvorstandes finanzielle Angelegenheiten zu behandeln, so ist der Kirchenkassierer einzuladen und zu hören.

(1) Vor Übergabe der Kassengeschäfte an den Kirchkassierer und bei jedem Wechsel des Kirchkassierers haben zwei Mitglieder des Kirchenvorstandes die Kasse zu prüfen.

(2) Über das Ergebnis der Kassenprüfung und die Übergabe der Kassengeschäfte ist eine Niederschrift in vier Stücken anzufertigen, die von allen Beteiligten zu unterschreiben sind. In die Niederschrift sind alle Barbestände, Buch- und Kontenbestände sowie Wertpapiere, ferner die sonstigen Wertgegenstände, Akten, Bücher, Vorschriften und Bekanntmachungen, Siegel, Stempel und Schlüssel, Einnahmebelegblocks sowie die anderen wesentlich erscheinenden Gegenstände, die der Verwaltung des Kirchkassierers unterliegen, aufzunehmen. Im Übrigen ist bei der Prüfung gemäß § 10 Abs. 4 zu verfahren. Unstimmigkeiten, die nicht sofort restlos aufgeklärt werden können, sind in der Niederschrift zu vermerken. § 10 Abs. 6 ist anzuwenden. Je ein Stück der Niederschrift ist zu dem Akten der Kirchgemeinde zu nehmen, dem Bezirkskirchenamt zu übersenden und dem alten sowie dem neuen Kirchkassierer auszuhändigen.

(3) Bei jedem Wechsel des Kirchkassierers sind die neuen, rechtsgültig ausgefüllten Unterschriftenblätter dem Bezirkskirchenamt zur Bestätigung vorzulegen und sodann den Geldinstituten, deren sich die Kirchgemeinde bedient, zuzuleiten.

(4) Wird die Kassenführung vertretungsweise einem anderen Mitarbeiter übertragen (Krankheit, Urlaub), so ist über die übergebenen bzw. übernommenen Bestände zu quittieren. Die Richtigkeit ist durch den Vorsitzenden des Kirchenvorstandes oder eine von ihm beauftragte Person zu bestätigen. Bei kurzfristiger Abwesenheit des Kirchkassierers genügt es, wenn dem Vertreter ein Berechnungsgeld, über das er abzurechnen hat, zur Verfügung gestellt wird.

(1) Der bare Geldbetrag der Kirchkasse ist niedrig zu halten.

(2) Im Übrigen sind alle Geldbestände auf Konten von Geldinstituten einzuzahlen. Es sind getrennte Konten zu unterhalten

a) für Gelder, die für den laufenden Bedarf benötigt werden und deshalb sofort abhebbar sein müssen,

b) für Gelder, die für den laufenden Bedarf nicht benötigt werden (z. B. zweckgebundene Sondermittel),

c) für Kapitalvermögen.

Das Kapitalvermögen und die für den laufenden Bedarf nicht benötigten Gelder sind möglichst langfristig anzulegen.

(3) Kein Konto darf unter dem Namen einer natürlichen Person geführt werden; es muss vielmehr auf den Namen des Rechtsträgers lauten, der Eigentümer der eingezahlten Geldbeträge ist. Gelder mehrerer Rechtsträger oder kirchlicher Werke innerhalb einer Kirchgemeinde können auf einem Konto eines Geldinstitutes geführt werden, wenn die Bestände aus den Anhangskonten der Kirchkassenrechnung zweifelsfrei zu ersehen sind.

(4) Für den Kirchenvorstand ist über alle Konten bei den Geldinstituten nur der Kirchkassierer bzw. sein Vertreter mit einem Mitglied des Kirchenvorstandes gemeinsam verfügungsberechtigt. Auf dem Unterschriftenblatt (vgl. § 7 Abs. 3) sind als Verfügungsberechtigte anzugeben

der Kirchkassierer,

dessen vom Kirchenvorstand zu bestimmender Vertreter,

mindestens zwei Mitglieder des Kirchenvorstandes

mit dem Bemerken, dass immer nur der Kirchkassierer oder sein Stellvertreter einerseits und eines der Mitglieder des Kirchenvorstandes andererseits gemeinsam verfügen dürfen. Ehepaare sowie Verwandte 1. und 2. Grades dürfen grundsätzlich nicht gemeinsam verfügungsberechtigt sein.

(1) Der Kirchkassierer hat den Barbestand der Kirchkasse und sämtliche Kassenunterlagen getrennt von seinem Privatgeld und anderen nichtkirchlichen Kassenbeständen und von privaten und anderen nichtkirchlichen Unterlagen unter Verschluss zu halten und diebes- und feuersicher aufzubewahren.

(2) Er darf Geld, das der Kirche gehört, weder für sich verwenden oder entleihen noch an andere ausleihen, auch nicht vorübergehend. Verstöße dagegen können strafrechtlich verfolgt werden.

(3) Wertpapiere sind bei Geldinstituten aufzubewahren.

(1) Der Kirchkassierer ist verpflichtet, möglichst wöchentlich, auf jeden Fall am Ende jedes Monats, die Kirchkasse durch Vergleich des Sollbestandes nach dem Kassentagebuch und den Kontenblättern bzw. nach dem Journal mit dem Istbestand an Bargeld und den Kontenbeständen bei den Geldinstituten abzustimmen. Das Ergebnis ist im Kassentagebuch bzw. Journal oder auf einem besonderen Abschlussbogen, den der Kirchkassierer aufzubewahren hat, zu vermerken. Ergibt sich eine Abweichung, so hat der Kirchkassierer sie nach Möglichkeit aufzuklären und sie zu bereinigen. Gelingt ihm das nicht, so ist er verpflichtet, umgehend dem Vorsitzenden des Kirchenvorstandes davon Kenntnis zu geben.

(2) Der Kirchenvorstand hat jährlich mindestens einmal unangemeldet die Kirchkasse und die Rechnungsführung durch mindestens zwei von ihm Beauftragte prüfen zu lassen. Dabei sind Kassentagebuch und Kontenblätter bzw. das Journal aufzurechnen. Die Prüfung hat sich auch auf die Kirchensteuerkasse und auf selbstständige Wirtschaftskassen (Friedhof, Kindergarten usw.) zu erstrecken.

(3) Die Kasse kann nur in Ordnung sein, wenn Kassentagebuch und Kontenblätter bzw. das Journal einerseits und Barbestand sowie die Kontenbestände bei den Geldinstituten der Kirchgemeinden andererseits übereinstimmen.

(4) Bei der Prüfung der Kirchkasse ist der vorgeschriebene Kassenprüfungsbogen, bei der Prüfung der Kirchensteuerkasse das vom Landeskirchenamt aufgestellte Formular "Niederschrift über die Prüfung der Kirchensteuerstelle in ..." mit den dazugehörenden Anlagen zu verwenden und ordnungsgemäß auszufüllen. Die festgestellten Endsummen sind außerdem im Kassentagebuch bzw. Journal zu vermerken. Der Kassenprüfungsbogen ist von allen Beteiligten zu unterschreiben und zu den Akten der Kirchgemeinde zu nehmen. Eine Durchschrift ist an das Bezirkskirchenamt zu senden.

(5) Das Bezirkskirchenamt kann jederzeit unangemeldet die Kassen prüfen.

(6) Die prüfenden Kirchenvorsteher haben Unstimmigkeiten, die nicht sofort restlos aufgeklärt werden können, dem Kirchenvorstand vorzutragen. Der Kirchenvorstand hat sich um schnellste Klärung dieser oder ihm nach Absatz 1 vom Kirchkassierer selbst angezeigter Unstimmigkeiten zu bemühen. Wenn sie nicht behoben werden können, besonders aber, wenn der Verdacht von Unregelmäßigkeiten besteht, hat der Kirchenvorstand sofort das Bezirkskirchenamt zu benachrichtigen.

(1) Fehlbeträge sind von dem zu decken, der sie verschuldet oder zu verantworten hat. Überschüsse sind als Einnahmen zu buchen. Klärt sich die Abweichung später auf, so darf mit Genehmigung des Kirchenvorstandes der Unterschiedsbetrag unter entsprechender Gegenbuchung erstattet werden.

(2) Für Verluste und für Nachteile (z. B. durch Verzugszinsen), die entstehen, weil Kassengeschäfte nicht sofort bearbeitet oder weil diese Kassen- und Rechnungsordnung oder andere Vorschriften nicht beachtet worden sind, ist haftbar, wer sie verschuldet hat oder dafür verantwortlich ist.

(3) Für Verluste von Vermögen und für unzulässige Verfügungen können auch Mitglieder des Kirchenvorstandes persönlich haftbar gemacht werden, wenn sie die nötige Sorgfalt außer Acht gelassen haben.

(1) Alle Einnahmen der Kirchgemeinde sind unverzüglich der Kirchkasse zuzuführen.

(2) Schecks dürfen nur unter dem Vorbehalt angenommen werden, dass sie eingelöst werden. Sie sind innerhalb der vorgeschriebenen Frist dem Geldinstitut vorzulegen. Auf der Einnahmequittung ist zu vermerken: "Bezahlt mit Scheck Nr. ..."

(1) Alle Geldspenden sind in der Kirchkasse zu vereinnahmen. Ihre Zweckbestimmung ist zu erfüllen.

(2) Alle Geldspenden sind in der Kirchkasse zu vereinnahmen. Ihre Zweckbestimmung ist zu erfüllen.

(2) Die Geistlichen sind verpflichtet, über den Empfang und die Verwendung von Geldern, die sie aus der Kirchkasse für Seelsorgezwecke erhalten, einen Nachweis zu führen. Den Empfang dieser Beträge haben die Geistlichen zu quittieren. Auch diese Quittungen sind Kassenbelege. Der Nachweis der Geistlichen ist bei Visitationen und auf Verlangen dem Superintendenten auch sonst vorzulegen. Das Gleiche gilt für die Bibelstundenkollekten. Jedoch sind diese in der Kirchkassenrechnung nur als Durchgangsposten - gegebenenfalls wenigstens monatlich einmal in einer Summe - zu verbuchen. Über ihre Verwendung verfügt allein der Pfarrer <Fußnote> .

(1) Stundung, Niederschlagung und Erlass von Forderungen setzen entsprechenden Beschluss des Kirchenvorstandes und ausdrückliche Anweisung an den Kirchkassierer voraus. Niederschlagungen und Erlasse über 100 M bedürfen der Bestätigung durch das Bezirkskirchenamt.

(2) Für Stundung, Niederschlagung und Erlass von Kirchensteuerforderungen gelten die besonderen Vorschriften des Kirchensteuerrechtes.

(1) Alle Zahlungen setzen schriftliche Zahlungsanweisung voraus. Für regelmäßig wiederkehrende Ausgaben genügt eine auf das laufende Rechnungsjahr begrenzte Daueranweisung auf dem Sammelbeleg.

(2) Die Zahlungsanweisungen müssen sich im Rahmen des genehmigten Haushaltplanes halten. Überschreitungen sowohl des ganzen Haushaltplanes wie der einzelnen Ansätze bedürfen der Genehmigung des Bezirkskirchenamtes.

(3) Vor jeder Zahlungsanweisung zur Begleichung einer Forderung ist deren Berechtigung zu prüfen. Ferner ist vor einer Zahlungsanweisung zu prüfen, ob eine erforderliche Genehmigung der vorgesetzten Dienststelle zur Zahlung (z. B. eine Baugenehmigung) vorliegt.

(4) Auf jeden Beleg über eine Forderung ist ein Stempel

Sachlich richtig: ......................................................................................................

Rechnerisch richtig: ................................................................................................

Zur Zahlung aus Ans./Kto. .................................... angewiesen: ............................

zu verwenden. Die sachliche Richtigkeit ist von der dafür zuständigen Person zu bestätigen. Die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit und die Anweisung zur Zahlung bedürfen der Unterschrift mit vollem Familiennamen und Datum.

(5) Zahlungen sind zugunsten anderer Personen an Stelle der an sich berechtigten nur insoweit zu leisten, als dies auf Grund von Pfändungsanordnungen oder rechtsgültigen schriftlichen Abtretungserklärungen geboten ist.

(6) Die Zahlungen sind möglichst bargeldlos zu leisten, wobei die vorgeschriebenen Codierungen zu beachten sind. Barauszahlungen dürfen nur gegen schriftliche Empfangsbestätigung und nur an Personen erfolgen, die zum Empfang der Zahlung berechtigt sind.

(1) Die Anweisung zur Zahlung, zur Umbuchung und ebenso die Anweisung zu Stundung, Niederschlagung oder Erlass ist vom Vorsitzenden des Kirchenvorstandes oder im Rahmen seiner Zuständigkeit vom stellvertretenden Vorsitzenden des Kirchenvorstandes oder von dem durch Beschluss des Kirchenvorstandes dazu bevollmächtigten Kirchenvorstehers zu erteilen. Alle den Vorsitzenden des Kirchenvorstandes oder dessen Familienangehörige betreffenden Zahlungen hat der stellvertretende Vorsitzende oder der bevollmächtigte Kirchenvorsteher anzuweisen.

(2) Hat der Kirchkassierer gegen eine Anweisung Bedenken - etwa wegen Überschreitung des genehmigten Hauhaltplanes oder wegen Mangel an Zahlungsmitteln -, so unterbleibt zunächst die Ausführung. Der Vorsitzende hat in der nächsten Sitzung des Kirchenvorstandes, die - um Verzugszinsen zu vermeiden - rechtzeitig einzuberufen ist, im Beisein des Kirchkassierers eine Entscheidung herbeizuführen.

(3) Die Anweisungen sind als Kassenbelege zu behandeln.

(1) Die Kirchgemeinden haben die Durchschreibebuchführung zu benutzen <Fußnote 1> . Sie besteht aus

dem Kassentagebuch für die Buchungen, in zeitlicher Ordnung

und den Kontenblättern für die Buchungen in sachlicher Ordnung.

(2) In kleineren Kirchgemeinden kann die Buchführung in Journalform - Kassentagebuch mit Kontenspalten – erfolgen <Fußnote 2> .

(3) Kassentagebuch und Kontenblätter bzw. Journal dienen zugleich als Rechnung. Sie sind jeweils für ein Rechnungsjahr zu führen.

(4) Kontenblätter sind anzulegen als

1. Haushaltkonten (Einnahmen und Ausgaben auf getrennten Kontenblättern), unter Verwendung der Nebenspalten für die Unteransätze, für jeden Ansatz im Haushaltplan;

2. Durchgangskonten (Einnahmen und Ausgaben auf demselben Kontenblatt)

a) für durchlaufende Gelder; (Lohnsteuern, Sozialabgaben, Landeskollekten, persönliche Beihilfen, Bibelstundenkollekten usw.),

b) für Verläge und Verwahrgelder (Vorschüsse, Berechnungsgelder, eingegangene Gelder mit noch unbekanntem Zweck usw.);

3. Anhangkonten (Einnahmen und Ausgaben auf demselben Kontenblatt, jedoch unter Verwendung der Nebenspalten)

a) für jedes bewegliche Stammvermögen der Kirchgemeinde und eines kirchlichen oder geistlichen Lehns <Fußnote 3> ,

b) für die Betriebsmittel,

c) für zweckbestimmte Mittel (Baukonto, Glockenkonto, Orgelkonto usw.),

d) Mittel des Ortsausschusses für Innere Mission und Hilfswerk,

e) für Schenkungen mit besonderer Zweckbestimmung und für Stiftungen,

f) für Geldmittel jedes in der Kirchgemeinde bestehenden kirchlichen Werkes,

g) für die Pfarrvakanzmittel,

h) für Dienstkraftfahrzeuge.

(5) Den Kontenblättern ist ein Kontenverzeichnis voranzustellen, das über mehrere Jahre verwendet werden kann. Die Kontenblätter sind entweder in einem Karteikasten oder in einem Ordner aufzubewahren. Sie sind kontenweise mit Blattzahlen und nach Rechnungsabschluss durchgängig mit Seitenzahlen zu versehen. Kontenblätter dürfen nicht entfernt werden.

(6) An Verzeichnissen sind zu führen

a) ein Inventarverzeichnis (Buch oder Kartei mit besonderem Büchereiverzeichnis,

b) ein Besitzstandsverzeichnis für das unbewegliche Vermögen, wobei die Vermögen der einzelnen Rechtsträger voneinander getrennt festzuhalten sind.

(7) Hat die Kirchgemeinde Schulden, so ist außerdem ein Schuldenverzeichnis zu führen.

(8) Jede Veränderung ist in den Verzeichnissen bzw. Karteien auf einer neuen Zeile nachzutragen.

(9) Als Nebenbücher sind das vorgeschriebene Kollektenbuch, Fahrtenbuch, Portobuch und Resteverzeichnis für rückständige Zahlungen an Gebühren, Mietzinsen, Pachtzinsen usw. zu führen sowie über Bargeldbewegungen ein Nachweis in einfacher Form. Andere Neben- und Hilfsbücher sind nicht zulässig. Ausgenommen ist der in § 13 Abs. 2 geforderte Nachweis.

(1) Durch die Buchführung sind alle kassenmäßigen Vorgänge und alle Vermögensbewegungen festzuhalten.

(2) Alle Kassengeschäfte sind mindestens wöchentlich mit haltbarer Schrift in zeitlicher und sachlicher Ordnung zu buchen. Die Durchschrift ist mit der Erstschrift in einem Arbeitsgang herzustellen; es darf also nicht an Stelle der Durchschrift eine Zweitschrift nachgeschrieben werden.

(3) Der Wortlaut der Buchungen ist so zu fassen, dass sie ohne Einsicht in den Beleg verständlich sind (Einzahler bzw. Empfänger und Sachbetreff sind mit einzutragen). Bei Einnahmen und Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum (z. B. Miet- und Pachtzahlungen, Gehälter, Löhne, gesetzliche Abgaben) ist dieser Zeitraum mit anzugeben.

(4) Sämtliche Kassenvorgänge sind mit den tatsächlich geleisteten Beträgen zu buchen. Einnahmen und Ausgaben dürfen bei der Buchung nicht miteinander verrechnet werden. Rotbuchungen sind bei handschriftlicher Buchung untersagt.

(5) Alle Kollekten und anderen Einnahmen bei kirchlichen Veranstaltungen sind in voller Höhe ohne Abzüge zu buchen <Fußnote 1> .

(6) Irrtümliche Eintragungen sind sauber durchzustreichen und durch einen zutreffenden Eintrag zu ersetzen. Die ungültige Eintragung muss trotz der Streichung kenntlich bleiben.

(7) Personalausgaben (Gehälter, Löhne, Versorgungsbezüge) sind mit den Bruttobeträgen zu buchen. Einbehaltene Lohnsteuern und Sozialabzüge (Sozialversicherung, Pfarrerversorgungskasse) sind auf einem Durchgangskonto in Einnahme und bei der Überweisung an die empfangsberechtigte Stelle in Ausgabe zu buchen. Bei der Einnahmebuchung der einbehaltenen Beträge ist auf den Lohnsammelbogen, bei nur einem Beschäftigten auf den Gehaltsquittungsbogen zu verweisen. Die Buchungen anhand des Lohnsammelbogens sind in je einer Summe vorzunehmen.

(8) Ein von der Kirchgemeinde aufgenommenes Darlehn ist auf einem besonderen Anhangskonto in Einnahme zu buchen und zugleich in das Schuldenverzeichnis aufzunehmen <Fußnote 2> .

(9) Die Tilgungsbeträge und die Zinsleistungen - einschließlich der etwa vom Darlehnsgeber erhobenen Verwaltungsgebühren - sind getrennt zu buchen. Der Tilgungsbetrag ist außerdem im Schuldenverzeichnis abzubuchen <Fußnote 3> .

(1) Dem einzelnen Vermögen haben unvermindert zuzufließen

a) Rückzahlungen ausgeliehener Kapitalien (Hypotheken usw.) dieses Vermögens,

b) Erlöse aus der Veräußerung von Grundstücken,

c) Erlöse aus Veräußerung oder Einlösung von Wertpapieren,

d) die gesamten Zinsen aus der Verpachtung von Steinbrüchen sowie Kies-, Sand- und Lehmgruben,

e) Erlöse von Erbbegräbnissen und Restbestände abgelaufener Grabpflegestiftungen nach Maßgabe von § 1 IV Ziffer 1 d der Verordnung vom 3. März 1956 (ABl. S. A 15),

(2) Über die Pacht- und Mieteinnahmen aus Grundstücken ist für jedes Jahr eine Pachtliste mit Durchschrift zu führen, wobei der vorgeschriebene Vordruck zu verwenden ist. Die Pachtliste ist am Jahresschluss aufzurechnen und der Kirchenkassenrechnung beizufügen.

(3) Alle laufenden Einnahmen aus Vermögen (Zinsen, Gewinnausschüttungen der Kirchlichen Waldgemeinschaften <Fußnote 1> usw.) sind mit Ausnahme von Abs. 1 d im Haushalt zu vereinnahmen.

(4) Zinsen aus zweckgebundenen Mitteln können diesem Zweck entsprechend verwendet werden.

(1) Für jede Einnahme und jede Ausgabe muss ein Beleg vorhanden sein. Der Kassenbeleg ist Urkunde. Er muss alle Angaben und Vermerke enthalten, die zum Beweis der Zahlung erforderlich sind. Die Angaben und Vermerke können auch auf einer besonderen Urkunde enthalten sein, die in einer Zweifel ausschließenden Weise mit dem Beleg verbunden ist. Nötigenfalls sind vom Kirchkassierer zu unterschreibende Hilfsbelege herzustellen mit der Bescheinigung ihrer Richtigkeit durch den Vorsitzenden des Kirchenvorstandes oder dessen Stellvertreter oder aber auch durch die Person, die den Kassenvorgang aus eigener Kenntnis bestätigen kann. Hilfsbelege können entfallen, wenn der Kontoauszug die Zahlung deutlich macht. Der nummerierte Kontoauszug, ergänzt um die erforderlichen Angaben (Einzahler, Sachbetreff), gilt dann als Beleg. In der Spalte "Belegnummer" ist die laufende Nummer des Kontoauszuges unter Hinzufügung des Buchstabens "K" einzusetzen. Sammlerdurchschriften können als Beleg verwendet werden, wenn die dort nachgewiesenen Zahlen ein Sachkonto betreffen. Nötigenfalls sind die Angaben handschriftlich zuzusetzen.

(2) Für die Einnahmen sind die vorgeschriebenen Durchschreibe-Quittungsblocks zu verwenden, und zwar der Nummernfolge der Blocks und den Nummern ihrer Blätter nach. Der Vorsitzende des Kirchenvorstandes oder sein Stellvertreter hat die Einnahmeblocks vor ihrer Ausgabe an den Kirchkassierer auf dem Deckblatt mit laufender Nummer und Kirchensiegel zu versehen. Die Einnahmen sind vom Empfänger unterschriftlich zu bestätigen und vom Einzahler gegenzuzeichnen. Je drei aufeinander folgende Blätter der Blocks tragen dieselbe Blattnummer. Das erste dieser Blätter erhält der Einzahler als Empfangsbestätigung, das zweite ist als Beleg abzuheften, während das dritte zur Kontrolle im Block verbleibt. Verschriebene Blätter sind ungültig zu machen und in allen drei Stücken im Block zu belassen. Spenden sind gegen Quittung entgegenzunehmen, auch wenn es sich um Spenden von "Ungenannt" handelt. In diesen Fällen hat z. B. der Pfarrer die Einzahlung zu bestätigen.

(3) In größeren Kirchgemeinden können Einnahmeblocks (ebenfalls dreifach) mit perforierten Streifen als Einzelquittung verwendet werden. Zu buchen ist dann nur der Gesamtbetrag der jeweiligen Seite. Er ist jedoch auf die Sachkonten aufzugliedern. Für Einnahmen, denen ein Rechnungssoll zugrunde liegt (z. B. Friedhofsgebühren, Kirchensteuern), können Einnahmeblocks mit Streifen ohne Erfordernis der Unterschrift des Einzahlers Verwendung finden.

(4) Für Beckengelder und Kollekten dienen die ausgeschriebenen Blätter des Kollektenbuches als Beleg. Die Durchschriften verbleiben im Kollektenbuch. Die darüber hinaus eingeführten amtlichen Vordrucke (Sammelbelege für wiederkehrende Leistungen, Fahrtenbuch usw.) sind zu verwenden.

(5) Für Gehälter, Löhne und Versorgungsbezüge sowie alle damit verbundenen Buchungen dient der Lohnsammelbogen bzw. der Gehaltsquittungsbogen als Beleg. Am Ende des Rechnungsjahres sind die einzelnen Quittungsbogen mit handschriftlichen Empfangsbestätigungen dem Lohnsammelbogen nachzuheften. Die Quittungsbogen stellen zugleich die vom Staat vorgeschriebenen Lohnkonten dar. Auf ihnen müssen sämtliche vorgeschriebenen Personalangaben und Merkmale für die Lohnsteuer eingetragen sein.

(6) Für die übrigen Ausgaben sind als Belege grundsätzlich Original-Rechnungen zu verwenden und nur in Ausnahmefällen Hilfsbelege anzufertigen, die jedoch den Anforderungen des Absatzes 1 entsprechen müssen. Hierfür können auch die im Handel erhältlichen Ausgaben-Quittungsblocks verwendet werden.

(7)Eine Barausgabe gilt erst dann als belegt, wenn der rechtmäßige Empfänger, sein gesetzlicher Vertreter oder sein Bevollmächtigter den Empfang quittiert hat. Bei bargeldlosen Zahlungen ist der Stempel

........................................................ M ................................................................................

am ................................ vom Konto Nr. ............................................................................

überwiesen

(vgl. Kontoauszug Nr................................. vom .......................) ........

Der Kirchkassierer ................................................................

auf der Rechnung oder der anderen Ausgabenunterlage anzubringen und auszufüllen.

(8) Der Kirchkassierer hat den Kontoauszügen der Geldinstitute Durchschriften der Sammelaufträge beizufügen. Die Kontoauszüge sind laufend zu nummerieren und jahrgangsweise getrennt von den sonstigen Belegen abzuheften.

(9) Auf Belegen über den Erwerb von Ausstattungsgegenständen (Inventar) und Büchern ist die laufende Nummer anzugeben, unter welcher der Gegenstand in das Inventarverzeichnis oder in das Büchereiverzeichnis (-kartei) aufgenommen worden ist.

(10) Alle Belege sind laufend zu nummerieren und in der Reihenfolge der Konten nach dem Kontenplan und in der zeitlichen Folge der Buchungen in Ordnern aufzubewahren. Bei Journalbuchführung sind die Belege - getrennt nach Einnahmen und Ausgaben - in der zeitlichen Folge der Buchungen abzuheften.

(11) Die Belegsammlungen können nach zehn Jahren vernichtet werden. Belege, denen ein bleibender Wert beizumessen ist, insbesondere Lohn- und Gehaltsunterlagen, sind als dauernd aufzubewahrende Belege für das Pfarrarchiv auszusondern. Die Unterlagen der Jahrgänge 1944, 1945 und 1948 sind wegen ihrer besonderen Bedeutung vollständig aufzubewahren <Fußnote> .

Das Rechnungsjahr beginnt am 1. Januar und endet am 31. Dezember.

(1) Die Kasse ist für ein Rechnungsjahr spätestens am 20. Januar des nächsten Jahres abzuschließen. Einnahmen und Ausgaben , die noch in das alte Rechnungsjahr gehören, aber erst nach dessen Ende eingehen oder ausgezahlt werden, dürfen bis zum 20. Januar des nächsten Jahres noch für das abgelaufene Rechnungsjahr gebucht werden. Einnahmen und Ausgaben, die nach dem 20. Januar eingehen und ausgezahlt werden, sind auf jeden Fall für das neue Rechnungsjahr zu verbuchen.

(2) Andererseits sind Einnahmen und Ausgaben, die für ein Rechnungsjahr vor dessen Beginn geleistet werden, schon für dieses zu buchen.

(3) Bei Jahreskassenabschluss sind alle Spalten des Kassentagebuches und die Kontenblätter bzw. die Spalten aufzurechnen und das Kassentagebuch mit den Kontenblättern bzw. die Sachspalten des Journals mit der Gesamtbetragsspalte abzustimmen. Bei den Durchgangskonten sollen sich die Einnahmen und Ausgaben ausgleichen. Ist das nicht möglich, so ist der Unterschiedsbetrag auf die neue Rechnung vorzutragen und auf dem Umbuchungsbeleg zu erläutern.

(4) Kirchgemeinden können am Ende des Rechnungsjahres verbleibende Überschüsse aus Mehreinnahmen und Ausgabeneinsparungen, mit Ausnahme eingesparter Einzelzuweisungen, für folgende Zwecke verwenden:

- zur außerordentlichen Schuldentilgung;

- zur Bildung einer Betriebsmittelrücklage gemäß § 38 Absatz 5 der Kirchgemeindeordnung;

- zur Bildung einer Ausgleichsrücklage, die das Doppelte der Betriebsmittelrücklage betragen soll.

(5) Erforderliche Entnahmen aus der Betriebsmittelrücklage sind dieser Rücklage möglichst bis zum Kassenabschluss am Ende des Haushaltjahres wieder zuzuführen.

(6) Fehlbeträge, die trotz sparsamer Wirtschaftsführung am Ende des Haushaltjahres verbleiben, sind durch Entnahme aus der Ausgleichsrücklage zu decken. Ist keine, bzw. keine ausreichende Ausgleichsrücklage vorhanden, ist der Fehlbetrag in das Folgejahr vorzutragen.

(7) Für den nach dem Kassenabschluss vorzutragenden Kassenbestand bzw. Fehlbetrag ist ein Hilfsbeleg in doppelter Ausfertigung herzustellen.

(8) Unmittelbar unter der Aufrechnung des Kassentagebuches bzw. Journals hat der Kirchkassierer den Abschluss und die Übereinstimmung mit Angabe von Ort und Tag des Abschlusses zu bestätigen.

(9) Der Rechnung ist eine Aufstellung vorzuheften, die eine Gegenüberstellung der Planzahlen und der Rechnungsergebnisse und außerdem die Ergebnisse der Durchgangs- und Anhangskonten enthält. Erhebliche Abweichungen vom Plan sind zu begründen und Überschreitungen mit der Genehmigung des Bezirkskirchenamtes zu belegen (vgl. § 6 Abs. 1).

(10) Der Rechnung ist gegebenenfalls je eine Abschrift des Schuldenverzeichnisses und eines Resteverzeichnisses beizufügen. Auf § 6 Abs. 3 wird hingewiesen.

(1) Die Rechnung ist alsbald nach dem Kassenabschluss vom Kirchenvorstand zu prüfen und zu bestätigen.

Die Prüfung hat sich besonders darauf zu strecken, ob

a) die Einnahmen vollständig nachgewiesen und die Ausgaben ordnungsgemäß gebucht und belegt sind,

b) die einzelnen Vermögensbestände und Rücklagen vollständig gebucht und vorhanden, Kapitalvermögen und Geldrücklagen zweckmäßig angelegt und die Bestände sicher angelegt oder verwahrt sind,

c) die Schuldverpflichtungen im Resteverzeichnis vollständig nachgewiesen sind,

d) Zahlungsrückstände im Resteverzeichnis vollständig nachgewiesen sind,

e) die Pachtliste den bestehenden Pachtverträgen entspricht, richtig und vollständig ist,

f) erworbene Ausstattungsgegenstände und Bücher inventarisiert und vorhanden sind.

(2) Unstimmigkeiten sind zu klären und nach Möglichkeit zu bereinigen.

(3) Über die Prüfung ist eine Niederschrift anzufertigen und der Rechnung beizufügen. In der Niederschrift sind Unstimmigkeiten, die nicht bereinigt werden konnten, festzuhalten.

(4) Auf Aufforderung ist die Jahresrechnung mit Belegen dem Bezirkskirchenamt zur Prüfung vorzulegen. Es versieht die Rechnung mit einem Prüfungsvermerk, und es erteilt dem Kirchenvorstand einen Prüfungsbescheid. In dem Bescheid enthaltene Bemerkungen, zu denen die Prüfung Anlass gegeben hat, sind zu beachten und angeordnete Berichtigungen umgehend auszuführen.

(5) Hat das Bezirkskirchenamt die Rechnung in Ordnung gefunden, so hat es sie richtigzusprechen, worauf der Kirchenvorstand dem Kirchkassierer für das Rechnungsjahr Entlastung zu erteilen hat.

(6) Die abgeschlossenen und geprüften Rechnungen sind im Pfarrarchiv dauernd aufzubewahren.

(1) Ist eine Pfarrstelle vakant und keine Besoldung mehr an den bisherigen Stelleninhaber bzw. kein Sterbegeld an dessen Hinterbliebenen zu zahlen, so ist ein Pfarrvakanzkonto zu eröffnen. Das Bezirkskirchenamt kann Befreiung erteilen <Fußnote 1> .

(2) Dem Pfarrvakanzkonto ist der Anteil der Kirchgemeinde an der Pfarrbesoldung zuzuführen.

(3) Die Mittel des Pfarrvakanzkontos sind zweckgebunden.

(4) Folgende Ausgaben sind daraus zu bestreiten:

a) die den Stellvertretern zu erstattenden Aufwendungen <Fußnote 2> ,

b) die Vergütung für Stellvertretungsarbeiten <Fußnote 3> ,

c) die Umzugskosten der zur Unterstützung des Hauptvertreters in die Kirchgemeinden angeordneten Vikare,

d) die Umzugskosten bei Wiederbesetzung der Pfarrstelle mit einem ständigen Pfarrer,

e) die Kosten der mit der Wiederbesetzung verbundenen Instandhaltung der Pfarrwohnung - nicht des Pfarrhauses.

(5) Das Pfarrvakanzkonto ist mit dem Zeitpunkt, zu dem die Pfarrstelle mit einem ständigen Geistlichen wieder besetzt wird oder ein Vikar (nicht Altersvikar) den Dienst in der Kirchgemeinde aufnimmt, abzuschließen. Einnahmen sind vom Beginn der Zahlung, der Besoldung für den neuen Pfarrer bzw. der Vergütung für den Vikar dem Pfarrvakanzkonto nicht mehr zuzuführen.

(6) Nach Abschluss des Pfarrvakanzkontos ist eine Abrechnung (Abschrift des Kontenblattes) mit den dazugehörigen Belegen an das Bezirkskirchenamt zur Prüfung einzureichen. Über die Verwendung des verbliebenen Bestandes entscheidet das Bezirkskirchenamt.

(7) Wenn eine Pfarrvakanz längere Zeit besteht und sich dadurch größere Beträge ansammeln, kann das Bezirkskirchenamt die Verwendung eines Teiles des Bestandes des Pfarrvakanzkontos für die Finanzierung dringender Aufgaben genehmigen. Die finanziellen Aufgaben des Pfarrvakanzkontos bei Fortbestehen der Vakanz und bei Wiederbesetzung der Stelle dürfen aber dadurch nicht gefährdet werden.

(1) Für die einer Gehalts- und Lohnbuchhaltungszentrale angeschlossenen Kirchgemeinden werden für alle Mitarbeiter die Gehälter und Löhne von der Zentrale berechnet und gebucht. Damit entfällt für die angeschlossenen Gemeinden das Führen von Gehalts- und Lohnkonten.

(2) Die Überweisungen der Lohnsteuer und der Sozialversicherungsbeiträge an die Abgabenverwaltung erfolgen durch die Zentrale, wie auch die der Beiträge an die Pfarrerversorgungskasse. Die Beträge sind in größeren Abständen den Kirchgemeinden in Rechnung zu stellen.

(1) Sind Kirchgemeinden einer zentralen Kassen- und Rechnungsführung angeschlossen, so gehen die Aufgaben des Kirchkassierers auf den Leiter der Zentrale über. Die Überwachung von Gebühreneingängen obliegt weiterhin der Gemeinde.

(2) Für die der Zentrale angeschlossenen Gemeinden soll ein gemeinsames Bankkonto geführt werden. Festgeldkonten werden weiterhin für die einzelnen Gemeinden bei der Zentrale getrennt geführt. Bankkonten für die Kirchensteuerkasse bleiben bestehen.

(3) Hinsichtlich der Führung eines gemeinsamen Kassentagebuches wird auf § 3 Abs. 2 hingewiesen.

(4) Der nach § 10 Abs. 1 anzufertigende Monatsabschlussbogen ist den angeschlossenen Gemeinden zuzustellen. damit sie ersehen können, ob der jeweilige Haushaltplanansatz erfüllt bzw. ausgeschöpft ist.

(5) Für kleinere Ausgaben erhalten die Gemeinden ein Berechnungsgeld, das in einer Kassenstrazze nachzuweisen ist.

(6) Bareinnahmen der Gemeinden sind unter Verwendung von Einnahmeblocks möglichst mit perforierten Streifen (vgl. § 20 Abs. 3) an die Zentrale abzuführen.

(7) Gemeindekollekten sind auf Grund des Kollektenbuches an die Zentrale, landeskirchliche Kollekten und landeskirchliche Sammlungen unmittelbar an die Kasse der Superintendentur abzuführen oder auf deren Konto in bar bei jeder beliebigen Bank, Sparkasse oder Post einzuzahlen.

(8) Die Anweisungen über den Zahlungsverkehr auf Grund der §§ 12 bis 16 bleiben auch im Zahlungsverkehr mit der Zentrale verbindlich. Der Leiter der zentralen Kassen- und Rechnungsführung kann jedoch auf Rechtspflicht beruhende Zahlungen anweisen.

(9) Die Kontierung der Belege hat grundsätzlich durch die Zentrale zu erfolgen, wobei Gemeindewünsche berücksichtigt werden können.

(10) Das Bezirkskirchenamt hat mindestens jährlich zweimal unangemeldet die Kasse und die Rechnungsführung der Buchungszentrale zu prüfen. Die Prüfung der bei den Kirchgemeinden geführten Kassenstrazze obliegt dem Kirchenvorstand.

(11) Nach Abschluss des Rechnungsjahres sind die Jahresrechnungen den Gemeinden zuzustellen. Die Kirchenvorstände sind zur Prüfung verpflichtet.

(1) Bei Kirchgemeinden und Buchungszentralen mit maschineller Buchführung sind auf den Kontenblättern eine Aufrechnung und ein Übertrag nicht erforderlich. Haushaltkonten brauchen, entgegen § 22 Abs. 3, bei Rechnungsabschluss nicht aufgerechnet zu werden.

(2) Bei Benutzung von Buchungsmaschinen ohne Schreibwerk gilt § 18 Abs. 3 Satz 1 nicht, da an Stelle des Textes die vom Landeskirchenamt aufgestellten Schlüsselzahlen zu verwenden sind.

(1) Diese Kassen- und Rechnungsordnung tritt am 1. Januar 1980 in Kraft.

(2) Gleichzeitig tritt die Kassen- und Rechnungsordnung vom 21. November 1961 (ABl. S. A 72) außer Kraft.

-~-

Vom 21. November 2006 (ABl. 2006 A 185)

Reg.-Nr. 1462/10

Aufgrund der §§ 4 Satz 3, 8 Abs. 2 des Kirchengesetzes über die Bildung und Tätigkeit kassenführender Stellen (Kassenstellengesetz – KSG) vom 2. April 2006 (ABl. S. A 52) verordnet das Evangelisch- Lutherische Landeskirchenamt Sachsens zur Deckung der Kosten der Kassenverwaltungen Folgendes:

Die einer Kassenverwaltung gemäß Anlage zu § 1 Abs. 1 Satz 2 Kassenstellengesetz zugeordneten Kirchenbezirke und Kirchgemeinden decken die Kosten dieser durch Zahlung eines jährlichen Grundbeitrages und eines jährlichen Deckungsbeitrages nach Maßgabe dieser Rechtsverordnung.

(1) Grundbeiträge werden für den allgemeinen Haushalt nach dem maßgeblichen Haushaltplanvolumen und für selbstabschließende Wirtschaftseinheiten jeweils nach dem konkreten Haushaltplanvolumen erhoben. Das maßgebliche Haushaltplanvolumen nach Satz 1 ergibt sich rechnerisch, indem von den Haushaltplanvolumina der Sachbücher 00 und 03 die Personalkosten der personalkostenzuweisungsfähigen Stellen sowie die Haushaltplanvolumina der selbstabschließenden Wirtschaftseinheiten, insbesondere Friedhöfe, Kindertagesstätten, Schulen, Rüstzeitheime, Sozialstationen und Eine-Welt-Läden subtrahiert werden.

(2) Die Höhe des jährlichen Grundbeitrages bestimmt sich nach folgenden Tabellen:

1. Allgemeiner Haushalt

Maßgebliches Haushaltsplanvolumen in Euro Grundbeitrag in Euro

bis 20.000 300

35.000 480

50.000 625

75.000 925

100.000 1.200

150.000 1.500

200.000 1.750

300.000 2.000

400.000 2.250

500.000 2.500

750.000 3.500

1.000.000 4.000

über 1.000.000 0,4 % vom maßgeblichen

Haushaltplanvolumen

2. Selbstabschließende Wirtschaftseinheiten

Haushaltsplanvolumen in Euro Grundbeitrag in Euro

bis 5.000 0

10.000 150

20.000 275

35.000 450

50.000 625

75.000 925

100.000 1.200

150.000 1.500

200.000 1.750

300.000 2.000

400.000 2.250

500.000 2.500

über 500.000 0,5 % des Haushaltplanvolumens

(3) Wird die Kassenführung durch die Kassenverwaltung innerhalb eines Rechnungsjahres übernommen, wird der jährliche

Grundbeitrag anteilig erhoben.

(1) Der Deckungsbeitrag wird als kostendeckender Restbeitrag pro Buchung erhoben; er ist von jeder Kassenverwaltung rechnerisch gesondert zu ermitteln, indem die Gesamtkosten der Kassenverwaltung nach Abzug aller Grundbeiträge und gegebenenfalls Gebühren für die Übernahme und Erledigung weiterer Aufgaben gemäß § 2 Abs. 3 Kassenstellengesetz durch die jährliche Gesamtbuchungszahl dividiert werden.

(2) Für die Berechnung des Deckungsbeitrages ist die Buchungszahl des vorangegangenen Rechnungsjahres maßgeblich.

(3) Für die Jahre 2007 und 2008 (Aufbauphase) wird einheitlich von allen Kirchgemeinden und Kirchenbezirken, die bereits nach § 3 in Verbindung mit § 2 Abs. 1 Kassenstellengesetz Leistungen in Anspruch nehmen, ein Deckungsbeitrag in Höhe von 0,90 Euro erhoben.

(4) Wird die Kassenführung durch die Kassenverwaltung innerhalb eines Rechnungsjahres übernommen, wird der jährliche Deckungsbeitrag anteilig erhoben.

Der jährliche Grundbeitrag und der jährliche Deckungsbeitrag sind jeweils zum 31. Mai eines Jahres, in den Fällen der §§ 2 Abs. 3 und 3 Abs. 4 jeweils am 15. Dezember eines Jahres fällig und werden von der Kassenverwaltung durch Beitragsbescheid erhoben.

Die Kostendeckung für die Übernahme der Erledigung weiterer Aufgaben auf der Grundlage einer Vereinbarung zwischen Trägerkirchenbezirk und Kirchgemeinde respektive Kirchenbezirk gemäß § 2 Abs. 3 Kassenstellengesetz ist nicht Gegenstand dieser Rechtsverordnung. Diese Kosten sind durch Gebühren zu decken. Die Gebühren sind innerhalb des Zuständigkeitsbereiches einer Kassenverwaltung nach einheitlichen Sätzen zu bestimmen.

Diese Rechtsverordnung tritt am 1. Januar 2007 in Kraft.