Hinweise für die Kommunikation mit Mitarbeitern der Universität

Auch im Kontakt mit akademischen Angestellten gibt es Textsortenkonventionen, deren Beachtung Ihnen ans Herz gelegt sei:

Anredekonventionen

In der mündlichen und schriftlichen Anrede

• bei Gesprächspartnern mit höherem akademischem Grad als dem eigenen: selbigen nennen
• bei Professoren entfällt i. d. R. die Nennung des akademischen Grads; Pflicht ist jedoch die Nennung des Titels: Herr Professor / Frau Professor
• weitere Hinweise zur Kommunikation mit Professoren
• bei Habilitierten entfällt i. d. R. die Nennung des Zusatzes habil.: Herr / Frau Dr.
• Vornamen nicht mit nennen

Im Schriftverkehr

• Am Beginn einer schriftlichen Nachricht (und so auch einer Mail) steht eine Anrede, am Ende eine Grußformel. Wenn Sie wissen, wie Ihr Ansprechpartner heißt, nennen Sie ihn beim Namen. Wissen Sie es nicht, so schreiben Sie z. B. Sehr geehrte Damen und Herren.
• Dr. wird abgekürzt.
• Professor wird nicht abgekürzt.
• Bedenken Sie, dass Sie mit einer E-Mail Aufwand erzeugen, übrigens auch Ihren CO₂-Fußabdruck vergrößern. Streuen Sie nicht eine Mail an mehrere Empfänger.
• Benutzen Sie Ihre Ansprechpartner nicht für „betreutes Lesen“. Schauen Sie zunächst, ob Ihr Anliegen nicht auch unter uni-leipzig.de erklärt wird. Für Studierende des IALT kann ein erster Anlaufpunkt dessen Schnellauskunft sein.
• Identifizieren Sie sich mit Ihrem vollständigen Namen, bei einer Bewerbung zur Eig­nungs­feststellungs­prüfung auch mit der Nummer der Anmeldung. Am anderen Ende sitzen keine Forensiker!
• Beantworten bzw. quittieren Sie Nachrichten.
• Die akademische Beziehung zwischen Ihnen und Ihrem Ansprechpartner sollte sich in Stil, Register, Orthografie und Grammatizität Ihrer Nachricht widerspiegeln. Hierzu gehört auch, dass Sie Wörter ausschreiben, sofern es sich nicht um kanonisierte Abkürzungen wie bzw. oder z. B. handelt.